Työtodistus ja suosittelijat työnhaussa

Työnhaussa on kaksi asiaa, jotka moni muistaa vasta siinä vaiheessa kun on jo kiire: vanhat työtodistukset ja suosittelijat. Haastattelu meni hyvin, rekrytoija lupaa palata asiaan viikon sisällä ja pyytää samalla kahden suosittelijan yhteystiedot sekä kopiot aiemmista työtodistuksista. Sinä avaat sähköpostin arkiston, etsit kolme vuotta vanhaa liitettä etkä löydä sitä mistään. Entinen esihenkilösi on vaihtanut työpaikkaa, eikä hänen vanha työsähköpostinsa enää toimi.

Tämä on täysin vältettävissä. Työtodistus on Suomessa lakisääteinen oikeus, jonka saat pyytämällä vielä vuosia työsuhteen jälkeen, ja suosittelijoiden kanssa riittää yksi kunnollinen viesti hyvissä ajoin. Käyn tässä läpi, mitä työtodistuksessa pitää lain mukaan lukea, miten sen pyydät, keneen rekrytoija saa ylipäätään olla yhteydessä ja miten merkitset suosittelijat ansioluetteloon niin ettei kukaan ylläty.

Työtodistus on oikeutesi, ei palvelus

Työsopimuslaissa (55/2001) on oma pykälänsä työtodistuksesta, 6 luvun 7 §. Suomi.fi:n kansalaisohjeen mukaan työnantajan on annettava työtodistus, kun työntekijä sitä pyytää, ja todistuksesta pitää käydä ilmi vähintään työsuhteen kesto ja työtehtävät. Tämä on niin sanottu suppea työtodistus, ja sen saa aina.

Jos pyydät erikseen, todistukseen merkitään myös työsuhteen päättymisen syy ja arvio työtaidoistasi ja käytöksestäsi. Työsuojeluhallinnon ohjeistuksessa tästä puhutaan laajana työtodistuksena, ja voit pyytää joko pelkän päättymisen syyn, pelkän arvion tai molemmat. Arviota kutsutaan usein arvolauselmaksi, ja käytännössä se on se osa, jota rekrytoija oikeasti lukee.

Työsuojeluhallinnon mukaan todistus on annettava viivytyksettä, ja käytännön ohjeena pidetään viikkoa pyynnöstä. Jos työnantaja venyttää tätä, kyse ei ole makuasiasta vaan velvollisuuden laiminlyönnistä. Työsuojeluhallinto on tiedottanut erikseen, että työtodistuksen antamatta jättäminen voi johtaa sakkoihin.

Kymmenen vuotta ja viisi vuotta

Nämä kaksi lukua kannattaa painaa mieleen, koska ne pelastavat yllättävän monta tilannetta.

Suomi.fi:n mukaan työtodistusta voi pyytää kymmenen vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Eli jos lopetit kesätyön kaupassa vuonna 2019 etkä silloin tajunnut pyytää todistusta, saat sen edelleen. Arviota työtaidoista ja käytöksestä täytyy kuitenkin pyytää viiden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä, joten laaja todistus vanhenee käsiin nopeammin kuin suppea.

Käytännössä tämä tarkoittaa yhtä asiaa: jos olet lopettamassa työsuhdetta juuri nyt, pyydä laaja todistus heti, vaikka et olisi hakemassa mihinkään. Se on ilmainen, ja viiden vuoden päästä sitä ei enää saa.

Näin pyydät työtodistuksen

Pyyntö ei vaadi lomaketta eikä perusteluja. Riittää lyhyt ja asiallinen viesti esihenkilölle tai palkkahallintoon. Tämän voit kopioida sellaisenaan ja vaihtaa tiedot:

Hei Marja,

työsuhteeni Kesko Oyj:ssä päättyi 31.5.2026. Pyytäisin työtodistuksen, johon merkitään työsuhteen kesto ja työtehtäväni sekä arvio työtaidoistani ja käytöksestäni. Työsuhde päättyi omasta pyynnöstäni, ja toivon että myös tämä näkyy todistuksessa.

Voit lähettää todistuksen pdf-tiedostona tähän osoitteeseen. Kiitos jo etukäteen.

Ystävällisin terveisin Anna Virtanen, 040 123 4567

Kaksi yksityiskohtaa tekee tästä viestistä toimivan. Ensinnäkin pyydät arvion nimenomaisesti, koska ilman pyyntöä saat vain suppean version. Toiseksi kerrot itse, miten päättymisen syy saa muotoilla, mikä säästää turhan sähköpostiketjun.

Jos yritys on lopettanut toimintansa tai esihenkilösi ei vastaa, kannattaa kokeilla palkkahallintoa, konsernin HR-osastoa tai konkurssipesän pesänhoitajaa. Työsuojeluhallinto tarjoaa sivuillaan myös valmiit työtodistuspohjat sekä arvioinnilla että ilman, joten voit lähettää työnantajalle suoraan pohjan täytettäväksi. Se madaltaa kynnystä yllättävän paljon pienissä yrityksissä, joissa todistuksia kirjoitetaan harvoin.

Mitä työtodistukseen ei saa laittaa

Tämä on hyvä tietää, jos välisi entiseen työnantajaan olivat viileät. Työsuojeluhallinnon ohjeen mukaan työtodistukseen ei saa laittaa mitään sellaista, jonka tarkoituksena on viestiä muille työnantajille jotain muuta kuin mitä todistuksessa lukee. Vanha kikka eli niin sanottu salainen merkki, esimerkiksi outo muotoilu tai tarkoituksellisesti oudosti muotoiltu lause, on siis kielletty.

Jos työsuhde päättyi työntekijästä johtuvasta syystä, työnantaja saa merkitä vain päättymisen perusteen luokan, ei kuvailla tapahtumia. Todistus ei siis ole paikka selvittää riitoja. Jos saat todistuksen, jossa on mielestäsi asiatonta sisältöä tai jota ei anneta lainkaan, voit tehdä ilmoituksen työsuojeluviranomaiselle sen asiointipalvelun kautta.

Miten arvolauselmaa luetaan

Laajan todistuksen arvio kirjoitetaan Suomessa yleensä muutamalla vakiintuneella sanalla. Tyypillinen lause kuuluu, että työntekijä hoiti tehtävänsä kiitettävästi, hyvin tai tyydyttävästi, ja perään tulee lyhyt maininta käytöksestä ja yhteistyötaidoista. Rekrytoijat lukevat näitä sanoja tarkasti, koska ne ovat käytännössä ainoa vertailukelpoinen kohta koko paperissa.

Työnantajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta kehua. Arvion pitää olla totuudenmukainen, ja Työsuojeluhallinnon mukaan se annetaan nimenomaan pyynnöstä, ei automaattisesti. Jos saat todistuksen, jossa arvio on jäänyt hyvin ohueksi, voit pyytää työnantajaa täsmentämään mitä tehtäviä hoidit ja millä vastuulla. Tehtävien tarkempi kuvaus auttaa hakemuksessa usein enemmän kuin yksittäinen adjektiivi, koska siitä rekrytoija näkee, mitä oikeasti teit.

Kerää todistukset talteen nyt

Kun todistus tulee sähköpostiin, se katoaa arkistoon kuukaudessa. Tee tästä kerran viiden minuutin homma ja säästät myöhemmin tunnin.

Perusta pilvipalveluun yksi kansio, vaikka nimellä "Työnhaku ja todistukset", ja nimeä tiedostot niin että ne järjestyvät itsestään: 2019-2021-Kesko-tyotodistus.pdf, 2021-2026-Posti-tyotodistus.pdf. Skannaa samaan kansioon myös tutkintotodistus, hygieniapassi, työturvallisuuskortti ja mahdolliset kielitodistukset. Työmarkkinatori muistuttaa työnhakuvinkeissään, että työ- ja koulutodistukset kannattaa ottaa haastatteluun mukaan, joten myös paperiversiot on hyvä pitää yhdessä nipussa.

Itse todistuksia ei liitetä hakemukseen, ellei ilmoituksessa erikseen pyydetä. Hakemuksen liitteeksi riittää ansioluettelo ja hakukirje, ja Työmarkkinatorin ohjeen mukaan hyvä ansioluettelo on ennen kaikkea selkeä ja helposti luettava.

Suosittelijat: Suomessa riittää usein maininta

Moni luulee, että suosittelijoiden nimet ja puhelinnumerot pitää listata ansioluetteloon heti. Suomalaisessa käytännössä näin ei ole. Tavallisin ja turvallisin ratkaisu on merkitä CV:n loppuun yksi rivi:

Suosittelijat: annan suosittelijoiden yhteystiedot pyydettäessä.

Näin kenenkään puhelinnumero ei kierrä verkossa, ja saat itse päättää missä vaiheessa suosittelijaa vaivataan. Jos työpaikkailmoituksessa pyydetään suosittelijoita jo hakuvaiheessa, silloin tietysti listaat heidät. Duunitorin työnhakuoppaan mukaan suosittelijoita käytetään Suomessa yleisesti, mutta rekrytoijien tavat vaihtelevat: osa soittaa yhdelle, osa kaikille, ja osa ei soita kenellekään.

Laki rajaa, keneen rekrytoija saa soittaa

Tämä on se kohta, jota harva hakija tietää, ja se kannattaa tietää.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) lähtee siitä, että työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensisijaisesti työntekijältä itseltään. Jos tietoja kerätään muualta, siihen tarvitaan pääsääntöisesti työntekijän suostumus. Tietosuojavaltuutetun toimisto käsittelee samaa periaatetta työelämän tietosuojalain ohjeistuksessaan.

Rekrytoinnissa tämä tarkoittaa käytännössä, ettei rekrytoija saa soitella entisille työnantajillesi omin päin. Duunitori muotoilee saman asian suoraan: työnantaja ei saa olla yhteydessä muihin kuin hakijan nimeämiin henkilöihin. Sinä siis päätät, kenen kanssa sinusta puhutaan.

Jos nykyinen työnantajasi ei tiedä työnhaustasi, sano se ääneen jo haastattelussa: nimeän suosittelijaksi edellisen esihenkilöni, en nykyistä. Se on täysin tavallinen pyyntö eikä herätä epäilyjä.

Kenet valitset ja miten valmistat hänet

Paras suosittelija on henkilö, joka on nähnyt työsi läheltä ja osaa puhua siitä konkreettisesti. Käytännössä järjestys on yleensä tämä: entinen esihenkilö, sen jälkeen projektipäällikkö tai tiimin vetäjä, sen jälkeen asiakas tai läheinen kollega. Sukulaiset ja kaverit eivät kuulu listalle.

Varaa kaksi nimeä, ja pidä kolmatta varalla. Kesälomien aikaan Suomessa tavoitettavuus on oma lajinsa, ja heinäkuussa yksi nimi ei riitä.

Kysy lupa aina etukäteen, ja anna samalla suosittelijalle työkalut. Tällainen viesti toimii:

Hei Jukka,

haen myymäläpäällikön paikkaa Prismaan Kaleva, ja rekrytoija saattaa soittaa sinulle ensi viikolla. Sopiiko, että nimeän sinut suosittelijaksi?

Paikassa painotetaan tiimin vetämistä ja hävikin hallintaa. Sinun kanssasi tein juuri niitä: vedin kuuden hengen tiimiä ja saimme hävikin laskuun kahdessa vuodessa. Voit kertoa siitä vapaasti. Liitteenä hakemani tehtävän ilmoitus, jos haluat vilkaista.

Kiitos paljon, Anna

Kolme asiaa tuli hoidettua kerralla: lupa, konteksti ja muistin virkistys. Suosittelija ei joudu keksimään mitään puhelimessa, ja hänen kertomansa osuu samaan asiaan, jota työnantaja etsii.

Näin merkitset suosittelijat, kun ne pyydetään

Kun rekrytoija pyytää yhteystiedot, lähetä ne selkeästi ja lisää yksi rivi kontekstia jokaisesta. Tämä muoto toimii sekä sähköpostissa että ansioluettelon loppuosassa:

Suosittelijat

Jukka Rantala, myymäläpäällikkö, S-market Kaleva, Tampere 040 123 4567, [email protected] Esihenkilöni vuodesta 2022 vuoteen 2025.

Leena Koskinen, aluepäällikkö, Kesko Oyj, Helsinki 050 987 6543, [email protected] Vastasi kanssani kolmen myymälän tuotevalikoimasta vuonna 2024.

Rivi suhteesta on tärkeä. Ilman sitä rekrytoija ei tiedä, soittaako hän esihenkilölle vai työkaverille, ja arvio painottuu eri tavalla. Kerro suosittelijalle myös, kun rekrytointi on ohi. Yksi kiitosviesti pitää suhteen kunnossa seuraavaa kertaa varten.

Muistilista ennen seuraavaa hakemusta

Käy nämä läpi kerran, niin seuraava hakukierros on paljon helpompi.

• Pyydä työtodistus jokaisesta päättyneestä työsuhteesta, arvio mukaan lukien, viiden vuoden sisällä.
• Tallenna kaikki todistukset yhteen kansioon johdonmukaisilla tiedostonimillä.
• Merkitse ansioluetteloon rivi suosittelijoista pyydettäessä, älä koko yhteystietolistaa.
• Sovi kahden ihmisen kanssa etukäteen, että saat nimetä heidät.
• Kerro rekrytoijalle, jos nykyiseen työnantajaan ei saa olla yhteydessä.

Kun nämä ovat kunnossa, loppusuora ei enää kaadu papereihin. Jos ansioluettelo kaipaa samalla päivitystä, luo CV Laddrolla ja lisää suosittelijarivi loppuun oikeaan paikkaan. Ansioluettelon rakenteesta kokonaisuudessaan kerromme tarkemmin ansioluettelon mallissa ja esimerkeissä.