Referenser i CV: vem du ska välja

Det står en rad längst ner i nästan varje svenskt CV som folk fyller i på ren autopilot: "Referenser lämnas på begäran". Sedan händer ingenting förrän en rekryterare ringer efter tredje intervjun och ber om namnen, och då sitter du och letar efter numret till en enhetschef du inte pratat med sedan 2023.

Referenstagningen är oftast det sista som händer innan någon får ett erbjudande. Två kandidater som presterat ungefär lika bra på intervjun skiljs åt där. Det här är genomgången av hur du hanterar den delen: vad som ska stå i CV:t, vem du ska välja, och exakt vad du skriver när du frågar.

Ska referenserna stå i CV:t?

Nej, inte med namn och telefonnummer. Svensk praxis är att du håller referenslistan som ett eget dokument och lämnar den när arbetsgivaren ber om den, vilket i praktiken sker efter första eller andra intervjun.

Trygghetsrådet TRS ger samma råd i sin vägledning för jobbsökare: ha en referenslista klar, men skriv inte in referenterna i CV:t, eftersom du då kan välja rätt personer för varje enskild ansökan. Arbetsförmedlingens CV-guide nämner inte referenser alls bland rubrikerna den rekommenderar (kontaktuppgifter, sammanfattning, utbildning och erfarenhet) och slår fast att ett till två sidor räcker för ett CV. Det utrymmet är för dyrt för att gå åt till tre telefonnummer.

Själva raden "Referenser lämnas på begäran" gör ingen skada, men den säger heller inget som rekryteraren inte redan förutsätter. Om CV:t är trångt kan du stryka den utan att förlora något.

Två svenska skäl att inte skriva ut numren

Ditt CV är inte ett privat dokument. Det laddas upp i ett rekryteringssystem, vidarebefordras till en rekryterande chef och blir liggande i en databas. När du skriver ut din före detta chefs mobilnummer lämnar du ut någon annans personuppgifter till mottagare som varken du eller hen har koll på. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tydlig med att en arbetsgivare bara får behandla de uppgifter som är nödvändiga för rekryteringen och ska radera dem när de inte längre behövs. Ju färre kopior av din referents nummer som ligger kvar i olika system, desto bättre för hen.

Det andra skälet är mer specifikt svenskt. Söker du jobb hos en kommun, en region eller en statlig myndighet blir dina ansökningshandlingar allmän handling så snart de kommit in, och vem som helst kan begära ut dem om ingen sekretess gäller. Det omfattar CV:t med allt som står i det. Skickar du sedan in en separat referenslista blir även den en handling hos myndigheten, så poängen är inte att du smiter undan offentligheten. Poängen är att du vet om det och säger till din referent i förväg, i stället för att hen får reda på det när någon ringer.

Hur många du behöver

Två till tre. Jobbsafari beskriver samma sak i sin guide om referenser: rekryteraren brukar be om två eller tre, och med tre har du en reserv om någon är på semester eller svår att nå.

Praktiskt betyder det att du bör ha tre personer tillfrågade och redo, och lämna ut de två eller tre som passar bäst för just den tjänsten. Fler än så blir sällan uppringda och gör bara att listan ser desperat ut.

Vem du ska välja

Rangordningen är rätt konsekvent hos svenska rekryterare:

1. Närmaste chef. Starkast kort. Hen kan uttala sig om leverans, närvaro och hur du är att leda.
2. Projektledare eller arbetsledare som sett dig arbeta nära, om chefen är otillgänglig eller om ni skildes i missämja.
3. Kollega som samarbetat med dig dagligen. Svagare än en chef men konkret.
4. Kund eller uppdragsgivare, om du är konsult eller egenföretagare. Ofta det enda alternativet, och fullt gångbart.
5. Handledare från praktik, LIA eller exjobb.

Familj och vänner räknas inte, oavsett hur relevanta deras titlar är. Randstad påpekar det som en av de vanligaste tabbarna, och en rekryterare hör direkt på svaren att relationen är privat.

Anpassa urvalet till annonsen. Står det "erfarenhet av att leda ett team" i kravprofilen ska minst en referent kunna bekräfta just det, inte bara att du var trevlig att jobba med. TRS uttrycker det som att det ska finnas en röd tråd mellan CV, personligt brev, intervju och referenser. Referenstagningen är i praktiken en kontroll av att det du sagt om dig själv stämmer.

Så ser referenslistan ut

Ett eget dokument, samma typsnitt och sidhuvud som CV:t, en halv sida. Så här:

Referenser: Sara Nyberg, undersköterska

Anna Lindqvist, enhetschef, Vård och omsorg, Uppsala kommun Min närmaste chef mars 2022 till augusti 2025. Ansvarade för mitt schema och för introduktionen av nya medarbetare på avdelningen, som jag höll i från 2023. 070 123 45 67, [email protected]

Martin Ek, samordnare, Attendo Kungsängen Kollega och arbetsledare på kvällspasset 2019 till 2022. Vi arbetade tillsammans i samma team varje vecka. 073 987 65 43, [email protected]

Det som avgör kvaliteten är den mellersta raden, den som beskriver relationen och perioden. Nästan alla hoppar över den. Den gör två saker: rekryteraren vet vad hen ska fråga om, och du har redan visat att dina referenser täcker olika delar av kravprofilen. Utan den raden blir samtalet en allmän trevlighet om vilken bra person du är.

Lägg också in en tredje rad överst om du vet något rekryteraren behöver: "Anna är på semester vecka 38, nås säkrast på mejl."

Vad du skriver när du frågar

Fråga alltid i förväg. Att bli uppringd som referens utan förvarning är ett säkert sätt att få ett trevande och därmed svagt omdöme. Skicka ungefär det här:

"Hej Anna! Jag söker en tjänst som samordnare inom hemtjänsten i Region Skåne, sista ansökningsdag 22 september. De lägger stor vikt vid schemaplanering och vid att introducera nya medarbetare, alltså precis det jag gjorde i din grupp. Får jag ange dig som referens? Jag skickar annonsen så du vet vad de kommer fråga om. Och om du hellre avstår är det helt okej, säg bara till."

Två saker gör det här meddelandet bättre än ett vanligt "får jag använda dig som referens?". Det talar om vad tjänsten kräver, så att referenten kan förbereda ett konkret exempel i stället för att improvisera. Och det ger en tydlig väg ut. TRS råder jobbsökare att ställa frågan rakt: känner du att du kan tala till min fördel? Ett halvhjärtat ja är mer värt att veta om nu än efter samtalet.

Notera också att det är arbetsgivaren, inte du, som behöver stöd i dataskyddsreglerna för att ringa. En rekryterare får normalt ta referenser med stöd av en intresseavvägning, så länge uppgifterna behövs för rekryteringen. Din uppgift är enklare: se till att personen vet att samtalet kommer.

När du saknar arbetslivserfarenhet

Är du nyexaminerad eller söker ditt första jobb finns referenser ändå, de heter bara något annat. Handledaren på praktiken eller APL:en, examensarbetets handledare, en lärare som sett dig arbeta i grupp, tränaren i föreningen där du varit ungdomsledare, chefen på sommarjobbet på ICA. Arbetsförmedlingen pekar i sin vägledning på att den som är ny på arbetsmarknaden i stället lyfter fram andra meriter, och en handledare som kan säga att du kom i tid och tog egna initiativ väger tyngre än en tom rad.

Undvik bara att ange någon du inte pratat med på flera år och som knappt minns dig. Ett vagt omdöme är sämre än ett kortare referenssamtal med rätt person.

Digital referenstagning är standard nu

Räkna inte med ett telefonsamtal. Många svenska arbetsgivare och bemanningsföretag använder verktyg som Refapp eller Refy, där du själv fyller i referenternas mejladress och mobilnummer i systemet. Referenten får då ett formulär med standardiserade frågor och svarar när det passar, ofta med skattningar på en skala som sedan jämförs mellan kandidater. Refapp beskriver just detta som poängen: alla kandidater får samma frågor, vilket gör jämförelsen rättvisare.

För dig som söker jobb betyder det tre saker. Kontrollera att mejladressen du anger är den referenten faktiskt läser, annars hamnar formuläret i ett inaktivt jobbkonto. Säg till att ett mejl är på väg, för det ser ut som utskick och kan sorteras bort. Och räkna med att uteblivna svar syns i rapporten, så en referent som aldrig svarar drar ner dig.

De vanligaste misstagen

• Att skriva ut namn och nummer i CV:t och sedan skicka samma fil till trettio arbetsgivare.
• Att ange en chef ni skildes från i konflikt, i tron att det ser modigt ut. Välj i stället en kollega eller arbetsledare från samma period, så täcker du perioden utan att riskera samtalet.
• Att ange någon utan att fråga.
• Att inte uppdatera numret. Folk byter jobb, och en referent som sitter på ett nytt bolag svarar sällan på ett gammalt växelnummer.
• Att lämna en lucka. Om din senaste anställning saknas bland referenterna kommer rekryteraren undra varför, och antar det sämsta.

Kort checklista innan du skickar

Tre personer tillfrågade och informerade om tjänsten. Mejladresser och mobilnummer kontrollerade den här månaden. En rad per referent som förklarar relationen och perioden. Referenslistan som eget dokument, inte i CV:t. Minst en referent som kan bekräfta annonsens tyngsta krav.

Har du fått ordning på det är du bättre förberedd än de flesta som söker samma tjänst. Ett CV som håller ihop med det referenterna säger är hela grejen, och om du vill ha struktur på grunddokumentet kan du bygga det på Laddro och hålla referenslistan i ett eget filnamn bredvid.