Spontanansökan: så skriver du en som ger svar

Vad en spontanansökan egentligen är

En spontanansökan, ibland kallad intresseanmälan eller öppen ansökan, är när du kontaktar ett företag utan att de har lagt ut en ledig tjänst. Du hör alltså av dig först, innan det finns en annons på Platsbanken eller LinkedIn att svara på. Det låter mer dramatiskt än det är. I praktiken handlar det om ett kort mejl, ett CV och några rader om varför just det här företaget är intressant för dig.

Många drar sig för det, eftersom det känns som att tränga sig på. Men rekryterare och chefer får sällan hjälp levererad till sig utan att behöva leta. En genomtänkt spontanansökan är inte att tränga sig på. Den är att spara arbetsgivaren en massa tid. Den här guiden går igenom när det är värt att skicka en, hur du hittar rätt person, hur du bygger upp mejlet och avslutas med ett färdigt exempel du kan utgå från.

Därför fungerar den: jobben som aldrig annonseras

Det finns en enkel anledning till att spontanansökan är värd besväret. En stor del av alla jobb tillsätts aldrig via en publik annons. Arbetsförmedlingen skriver rakt ut att de flesta tjänster inte tillsätts genom annonser utan genom kontakter och rekommendationer, och kallar den delen av arbetsmarknaden för de dolda jobben. Jonas Mauritzson, jobbsökarexpert på omställningsorganisationen TRR, säger i Unionens tidning Kollega att runt sex av tio tjänstemän hittar sitt nästa jobb just den vägen, alltså utan att svara på en utannonserad tjänst.

Exakt siffra går inte att spika, och den varierar mellan branscher och roller. Men riktningen är tydlig och samma budskap återkommer hos flera aktörer. En del av jobben du skulle vilja ha finns aldrig på Platsbanken, Blocket Jobb eller Indeed, för de fylls innan de hinner annonseras. En spontanansökan är ett av få sätt att komma åt dem. Bonusen är att konkurrensen ofta är lägre, eftersom det inte finns en annons som hundra andra också sett.

Det betyder inte att du ska sluta bevaka annonser. Platsbanken, som drivs av Arbetsförmedlingen, samlar tiotusentals lediga tjänster och offentliga arbetsgivare är dessutom ofta skyldiga att annonsera där. Se spontanansökan som ett komplement: du söker de synliga jobben som vanligt och lägger till några riktade spontanansökningar mot företag du verkligen vill jobba på.

Hitta rätt företag och rätt person

En spontanansökan som skickas brett till info-adressen hos femtio företag ger nästan aldrig svar. Den som är riktad mot ett fåtal företag du gjort läxan på ger det ibland. Börja därför med en lista. Skriv ner fem till tio arbetsgivare där du faktiskt skulle vilja jobba, och var konkret om varför. Ett företag som just vunnit ett stort kontrakt, öppnat ett nytt kontor i Malmö eller växer snabbt har oftare ett behov än ett som står still.

Nästa steg är att hitta en människa att skriva till, inte en funktionsbrevlåda. Arbetsförmedlingen och flera fackförbund ger samma råd: leta upp den som faktiskt leder det team du vill in i, till exempel ekonomichefen eller butikschefen, hellre än HR-avdelningen i allmänhet. LinkedIn är det enklaste verktyget för det. Sök på företaget, hitta rätt chef och notera namnet. Har du en gemensam kontakt är det ännu bättre, för då kan du nämna det i första meningen.

Innan du skriver, lägg tjugo minuter på att läsa på. Titta på företagets sajt, deras senaste nyheter och hur de beskriver sig själva. Målet är att kunna nämna något specifikt i mejlet, inte att rabbla deras värdeord. Skillnaden mellan "jag gillar era värderingar" och "jag såg att ni öppnar en ny enhet i Göteborg i höst" är enorm för den som läser.

Så bygger du upp mejlet

Själva mejlet ska vara kort. Indeed Sverige rekommenderar att en spontanansökan hålls koncis, ungefär 250 till 400 ord för det som motsvarar ett personligt brev, och att du bifogar ett uppdaterat CV. Tänk att chefen läser på mobilen mellan två möten. Kommer poängen inte fram på tio sekunder är den borta.

En struktur som fungerar ser ut så här. Ämnesrad som är tydlig, till exempel "Spontanansökan: ekonomiassistent". Öppning där du säger vem du är och varför du hör av dig, med det där specifika du läst dig till. Kärnan där du på tre eller fyra rader visar vad du kan bidra med och kopplar det till ett behov du tror att de har. Avslut där du föreslår ett nästa steg, som ett kort samtal, och lämnar telefonnummer. Bifoga CV och nämn att det finns med.

Undvik att bara klistra in ditt CV i löpande text. Chefen ser ju CV:t i bilagan. Mejlet ska ge en anledning att öppna den. Undvik också generiska fraser som kunde stå i vilken ansökan som helst. Om du kan byta ut företagsnamnet mot ett annat utan att något känns fel, då är mejlet för allmänt.

Exempel: en spontanansökan du kan utgå från

Här är ett exempel. Johanna har jobbat tre år som ekonomiassistent i Göteborg och vill vidare till ett växande bolag. Hon har sett att ett företag nyligen anställt flera säljare, vilket ofta betyder mer att fakturera och redovisa.

Ämnesrad: Spontanansökan: ekonomiassistent

Hej Anders,

Jag heter Johanna Lind och jobbar sedan tre år som ekonomiassistent. Jag såg att ni utökat säljteamet ordentligt det senaste halvåret, och min erfarenhet är att en snabb expansion brukar sätta press på ekonomifunktionen. Därför hör jag av mig, trots att ni inte har någon utlyst tjänst just nu.

På min nuvarande arbetsplats sköter jag leverantörs- och kundreskontra, månadsavstämningar och stöttar vid bokslut. När vi bytte affärssystem förra året höll jag ihop övergången för fakturaflödet, så att inget hamnade mellan stolarna. Jag är van vid högt tempo och att vara den som ser till att siffrorna stämmer även när det händer mycket runt omkring.

Jag skulle gärna ta ett kort samtal om hur ni ser på ekonomifunktionen framåt, även om det inte är aktuellt med en rekrytering i dag. Du når mig på 070 123 45 67. Mitt CV bifogar jag.

Vänliga hälsningar, Johanna Lind

Lägg märke till att brevet aldrig säger "jag söker ett jobb hos er". Det pekar på ett troligt behov, visar konkret vad hon gjort och ber om ett samtal, inte om en anställning. Det gör tröskeln lägre för chefen att svara.

Före och efter: gör inledningen konkret

Det vanligaste felet är en öppning som inte säger något. Jämför.

Före: "Jag är en driven och engagerad person som söker nya utmaningar och skulle passa perfekt i ert team."

Efter: "Jag såg att ni utökat säljteamet ordentligt det senaste halvåret, och en snabb expansion brukar sätta press på ekonomifunktionen. Därför hör jag av mig."

Den första meningen kunde stå i vilken ansökan som helst till vilket företag som helst. Den andra visar att du tänkt på just deras situation och gör att chefen läser vidare. Gör samma sak med hela mejlet: byt ut adjektiv om dig själv mot exempel på vad du faktiskt gjort och hur det hänger ihop med deras verksamhet.

Följ upp utan att bli påträngande

Ett svar kommer sällan direkt. Hör du inget på en vecka eller tio dagar är det helt i sin ordning att skicka en kort påminnelse. En eller två meningar räcker: att du fortfarande är intresserad och gärna berättar mer om det passar. Mer än så, och du riskerar att bli den som chefen helst slutar öppna mejl från.

Ett tips som återkommer hos TRR är att lägga fokus på att få information snarare än att kräva ett jobb. Ett kort samtal där du ställer frågor om företaget och branschen är lättare att tacka ja till än en direkt jobbförfrågan, och det håller dörren öppen för när ett behov väl dyker upp. Många spontanansökningar ger inget jobb just nu men lägger ditt namn i minnet, eller i företagets kandidatdatabas, till nästa gång de rekryterar.

Vanliga misstag som sänker en spontanansökan

Några saker får en spontanansökan raderad direkt. Den skickas som massutskick där mottagaren märker att den inte är skriven till just dem. Den är en hel A4-sida lång och upprepar CV:t rad för rad. Den innehåller fel företagsnamn, det klassiska tecknet på att samma mejl gått till tio bolag. Eller så saknar den ett tydligt nästa steg, så att chefen inte vet vad hen förväntas göra.

Motsatsen är enkel att beskriva men kräver lite arbete. Ett kort mejl till en namngiven person, med en konkret koppling till företagets situation, ett par bevis på vad du kan och en vänlig fråga om ett samtal. Skickar du fem sådana är chansen till svar långt större än om du skickar femtio kopior av samma text.

Kom igång

Det bästa med spontanansökan är att den låter dig söka jobb även när det inte finns något att söka. Börja i det lilla. Välj ut tre företag i din stad som du verkligen skulle vilja jobba på, hitta rätt chef på LinkedIn och skriv ett mejl till var och en, anpassat efter just dem. Ha ett vasst CV redo att bifoga.

Behöver du ett CV som håller ihop och är enkelt att uppdatera för varje företag kan du bygga det i Laddro. Den guidade editorn ställer rätt frågor för varje avsnitt, och mallarna är testade mot rekryteringssystemen så att innehållet faktiskt kommer fram. Sedan är det bara att välja ut företagen och börja skriva.