CV for prosjektleder: eksempel, sertifisering og gevinster

«Prosjektleder» er en av de tittelene som betyr helt forskjellige ting i to annonser som ligger rett under hverandre på finn.no. Hos en entreprenør handler jobben om framdrift, underentreprenører og sluttregnskap. Hos et direktorat handler den om porteføljestyring, styringsgruppe og gevinstrealisering. Sender du den samme generelle CV-en begge steder, blir du sortert ut begge steder. Her er oppbygningen norske arbeidsgivere forventer, hva du faktisk skal skrive under hvert prosjekt, og et eksempel du kan kopiere linje for linje.

To helt ulike CV-er bak samme tittel

Se på to ekte utlysninger. Brønnøysundregistrene lyste ut en prosjektlederstilling som seniorrådgiver på finn.no. Der ba de om utdanning på tre til fem år, fortrinnsvis innen organisasjon, ledelse og teknologiutvikling, og «solid erfaring innen porteføljestyring, program og/eller prosjektledelse». De skrev at det er fint med «sertifiseringer som prosjektleder innen PRINCE2, PMP eller tilsvarende», at søkeren må kunne sikkerhetsklareres på nivå BEGRENSET, og de oppga lønnsspennet i annonsen: 750 000 til 900 000 kroner.

Sammenlign med en annen prosjektlederstilling på finn.no, utlyst av Rekrutteringshuset Mork for en entreprenør. Kravene der var «Erfaring som prosjektleder og/eller byggeleder», «Høyere utdanning, teknisk fagskole, mesterbrev eller fagbrev med erfaring», «Solid økonomiforståelse og gode datakunnskaper» og «Førerkort klasse B».

Samme tittel, to ulike yrker. Den første CV-en må vise metodikk, styringsdokumenter og at du klarer å stå i en beslutningsprosess med flere interessenter. Den andre må vise fagbakgrunn, kontroll på økonomi og at du faktisk kommer deg ut på byggeplassen. Bestem deg for hvilken av dem du søker på før du åpner CV-en, ikke etterpå.

Rekkefølgen som gjelder i Norge

NAV er kort og tydelig på prinsippet: «Tilpass CV-en etter jobben du søker på, litt avhengig av hvor mye arbeidserfaring og utdanning du har.» Det står på nav.no sin side om søknaden og CV-en, og det er egentlig hele hemmeligheten. Rekkefølgen som forventes av norske arbeidsgivere ser slik ut:

Personalia med navn, fødselsdato, e-post, telefon og bosted. Deretter nøkkelkvalifikasjoner. Så arbeidserfaring med nyeste stilling øverst. Så utdanning. Deretter kurs og sertifiseringer, språk, og til slutt referanser.

For en prosjektleder er det én tilføyelse som er verdt plassen: en egen bolk som heter «Utvalgte prosjekter». Har du vært konsulent eller innleid og hoppet mellom oppdrag, blir arbeidserfaringen din en liste over arbeidsgivere som ikke sier noe om hva du har levert. Da samler du de fire eller fem tyngste prosjektene i en egen bolk, uavhengig av hvilken arbeidsgiver som sto på lønnsslippen.

Nøkkelkvalifikasjoner: avsnittet som plasserer deg

Dette er de første linjene en rekrutterer leser, og de skal svare på ett spørsmål: hva slags prosjektleder er du, og i hvilken størrelsesorden jobber du? Skriv det som tekst, ikke som en liste med adjektiver.

Et eksempel for bygg og anlegg:

«Prosjektleder med åtte års erfaring fra næringsbygg og rehabilitering på Østlandet. Har ledet totalentrepriser i størrelsesorden 30 til 50 millioner kroner med opptil 15 underentreprenører, med ansvar for framdrift, HMS og sluttregnskap. Fagbrev som tømrer i bunn og teknisk fagskole på toppen, og vant til å ta diskusjonen med byggherren før den blir dyr.»

Et eksempel for offentlig sektor:

«Prosjektleder med seks års erfaring fra digitaliseringsprosjekter i statlig sektor. Sertifisert i PRINCE2 Practitioner, og har ført to prosjekter gjennom konsept- og planleggingsfasen i Prosjektveiviseren fram til investeringsbeslutning. God på gevinstrealisering, rapportering til styringsgruppe og oppfølging av leverandør etter offentlig anskaffelse.»

Tallene i disse to eksemplene er oppdiktede og skal byttes ut med dine egne. Poenget er formen: hva du har gjort, i hvilken skala, og hva du er god på når det blir vanskelig.

Skriv prosjekter, ikke arbeidsoppgaver

Her ryker de fleste prosjektleder-CV-er. De beskriver rollen slik den står i stillingsbeskrivelsen, og ikke hva som faktisk skjedde.

Slik ser den svake varianten ut:

«Ansvarlig for gjennomføring av prosjekter i tråd med plan, budsjett og gjeldende kvalitetskrav. Oppfølging av underleverandører og rapportering til ledelsen.»

Det kunne stått på hvilken som helst prosjektleder-CV i landet. Her er den samme jobben skrevet om, med oppdiktede tall som eksempel på formen:

«Prosjektleder for ombygging av 2 400 kvadratmeter kontorlokaler i Bergen sentrum. Budsjett 38 millioner kroner, 14 underentreprenører og elleve måneders byggetid med drift i deler av bygget underveis. Overlevert to uker før avtalt frist, sluttregnskap under budsjett, ingen fraværsskader.»

Oppskriften er tre deler: omfang, rolle og resultat. Fire opplysninger hører nesten alltid hjemme i omfanget: budsjett, hvor mange mennesker du styrte, hvor lenge det varte, og hva slags leveranse det var.

Har du taushetsplikt om budsjettet, oppgi størrelsesorden i stedet for eksakt sum. «I størrelsesorden 20 til 30 millioner kroner» sier alt en rekrutterer trenger, og du har ikke lekket noe. Det samme gjelder kundenavn: «en av de fire største bankene i Norge» er nok.

Si hvilken prosjektmodell du har jobbet i

Dette er detaljen som skiller en norsk prosjektleder-CV fra en generisk oversettelse av en internasjonal mal. Søker du i offentlig sektor, forventes det at du kjenner Prosjektveiviseren, som Digitaliseringsdirektoratet beskriver som den anbefalte prosjektmodellen i offentlig sektor. Modellen har seks faser: Idé, Konsept, Planlegge, Gjennomføre, Avslutte og Realisere.

Bruk det aktivt. I stedet for å skrive «erfaring med offentlige prosjekter», skriv hvilken fase du eide og hvilket beslutningspunkt du førte prosjektet gjennom. «Ledet konseptfasen og la fram anbefalt konsept for styringsgruppen ved BP2» forteller en fagperson nøyaktig hvor tung erfaringen din er. Har du vært med helt ut i realiseringsfasen og faktisk målt gevinstene, er det verdt en egen setning, fordi ganske få kan si det.

I privat sektor er det som regel en intern stage gate-modell, eller smidig gjennomføring med Scrum eller SAFe i IT-prosjekter. Skriv det du faktisk jobbet etter, også når svaret er «litt av begge deler». Det er ærligere, og det er uansett virkeligheten i de fleste norske prosjekter.

Sertifisering: når det hjelper og hvor det skal stå

I norske annonser dukker de samme tre navnene opp: PRINCE2, PMP og IPMA. Legg merke til hvordan Brønnøysundregistrene formulerte seg i annonsen sin: sertifisering er noe de gjerne vil ha, ikke et absolutt krav. Det er typisk. Sertifiseringen åpner sjelden en dør alene, men den fjerner en tvil hos den som siler søknadene.

Har du ingen sertifisering og vurderer å ta én, er PRINCE2 Foundation den enkleste å komme i gang med. Metier Academy, som driver prince2.no, skriver rett ut at «Det er ingen krav om forkunnskaper for å ta PRINCE2® 7 Foundation», mens Practitioner-nivået krever at du allerede har Foundation.

På CV-en hører sertifiseringene hjemme i sin egen bolk, med navn, nivå, utsteder og årstall. Ikke slå dem sammen med ferdigheter i en ordsky. En rekrutterer som leter etter ordet «PRINCE2» skal finne det på ett bestemt sted, sammen med årstallet som forteller om det er ferskt.

Søknaden: én side, og et svar på annonsen

Arbeidsplassen.no, NAV sin jobbportal, gir to råd som er verdt å følge bokstavelig. Det første er «Les annonsen nøye og svar direkte på stillingsannonsen». Det andre er «Fokusér på hva du kan og begrunn med eksempler». De skriver også at søknaden bør være kort og målrettet, og «bør helst ikke være lenger enn en side».

Den praktiske måten å gjøre det på: plukk ut de to tyngste kravene i annonsen og gi ett prosjekt som svar på hvert av dem. Krever de erfaring med byggherreoppfølging, fortell om gangen der du tok en uenighet om endringsmelding før den ble et krav. Krever de porteføljestyring, fortell hvordan du prioriterte mellom tre prosjekter som konkurrerte om de samme folkene. Se gjerne oppbygningen i jobbsøknad: eksempel og oppbygging hvis du trenger et skjelett å fylle ut.

Feilene som siler deg ut

Tittelinflasjon er den dyreste. Var du prosjektkoordinator eller prosjektmedarbeider, skriv det. Norske arbeidsgivere ringer referansene sine, og en oppblåst tittel som ikke holder i referansesamtalen koster deg jobben på det mest pinlige tidspunktet.

Så er det CV-en helt uten tall. Uten budsjett, teamstørrelse eller varighet er det umulig for en rekrutterer å vite om du har ledet et ombyggingsprosjekt til fem millioner eller et byggeprosjekt til fem hundre.

Videre: metodikk som en lang liste av forkortelser. PRINCE2, PMP, Scrum, SAFe, Lean og Kanban på rad og rekke betyr i praksis at du har hørt om alt og eier ingenting.

Og den vanligste av alle: den samme CV-en til entreprenøren og til direktoratet. De to eksempelannonsene over ber om helt ulike ting, og CV-en din skal se ulik ut avhengig av hvem du sender den til.

Kort oppsummert

Bestem først hvilken type prosjektleder annonsen leter etter. Følg deretter den rekkefølgen norske arbeidsgivere forventer, og bruk nøkkelkvalifikasjonene til å plassere deg i riktig skala med en gang. Skriv hvert prosjekt som omfang, rolle og resultat, og ta med tall du kan forsvare i et intervju. Si hvilken prosjektmodell du har jobbet etter, og hvilken fase du faktisk eide. Legg sertifiseringene i en egen bolk med årstall. Så holder du søknaden på én side og lar den svare på annonsen, ikke på deg selv.