Referanser og attester: slik gjør du det riktig i norsk jobbsøking

Du har vært gjennom to intervjuer, det gikk bra, og så kommer meldingen: «Kan du sende oss to referanser?» Da har mange plutselig dårlig tid. De ringer en gammel sjef de ikke har snakket med på fire år, håper vedkommende husker riktig prosjekt, og oppdager samtidig at de aldri fikk sluttattesten fra jobben de sluttet i for to år siden. Referanser og attester er den delen av jobbsøkingen folk forbereder minst, og den delen som avgjør prosessen når to kandidater ellers står likt. Her er hvordan det faktisk fungerer i Norge.

Referanser hører sjelden hjemme i selve CV-en

I norsk jobbsøking er hovedregelen at du ikke lister opp navn og telefonnummer til referansepersoner i CV-en. Du skriver enten «Referanser oppgis ved forespørsel», eller du lar det stå helt ubemerket til arbeidsgiveren spør. NAV sin veiledning på arbeidsplassen.nav.no lister opp hva en god CV skal inneholde, altså personalia, utdanning, fagbrev og autorisasjoner, arbeidserfaring, annen erfaring, kurs, sertifiseringer, språk og nøkkelkvalifikasjoner, og referanser er ikke en av seksjonene.

Grunnen er praktisk. Randstad skriver i sine jobbsøkertips at mange arbeidsgivere først ber om referanser når du er aktuell for siste del av prosessen, og at du derfor kan nøye deg med formuleringen «referanser oppgis ved forespørsel». Legger du ut telefonnummeret til en tidligere leder i et dokument du sender til tjue arbeidsgivere, deler du kontaktopplysningene til en annen person uten at det er nødvendig for noen av dem ennå.

Det finnes ett tydelig unntak. Står det i utlysningen at du skal oppgi referanser, så gjør du det, i søknaden eller i skjemaet. Mange offentlige utlysninger i Webcruiter og Jobbnorge har egne felter for referanser, og et tomt felt kan bli lest som en ufullstendig søknad.

Hvem du bør velge, og hvem du ikke bør velge

Den beste referansen er noen som har sett deg jobbe og som kan svare konkret på hva du gjorde. Randstad peker også på at en tidligere leder ofte er det sterkeste valget, men at kolleger, prosjektledere eller kunder fungerer godt hvis de kan beskrive arbeidet ditt konkret. En kollega på samme nivå er et fint supplement, fordi vedkommende kan si noe troverdig om samarbeid og hvordan du er å ha på et team.

Velg bort familie, samboer og venner. En referanse som ikke har vært arbeidsgiveren eller kollegaen din, har ingen verdi for rekruttereren, og det signaliserer at du ikke har noen fra arbeidslivet som vil stille opp.

Vær ærlig med deg selv om hvem du oppgir. Hadde du en anstrengt avslutning med en leder, er det ikke noe poeng i å håpe at samtalen går bra. Velg heller en leder fra et tidligere ansettelsesforhold, eller en prosjektleder som kjenner arbeidet ditt fra den samme perioden. Har du vært student eller har lite arbeidserfaring, fungerer praksisveileder, faglærer eller lagleder fra en verv- eller frivillighetsrolle, så lenge personen har sett deg utføre oppgaver.

Forbered gjerne flere navn enn arbeidsgiveren ber om. Da har du en reserve hvis en av dem er på ferie i akkurat den uka rekruttereren ringer.

Spør alltid først, og forbered personen

Å oppgi noen som referanse uten å spørre er den vanligste feilen. Rekruttereren ringer, personen blir overrasket, og overraskelse høres ut som usikkerhet på telefon.

Send en kort melding når du er innkalt til andre intervju, ikke når du sender søknaden. Da er den ferskest. En variant du kan bruke som den er:

Hei Marte. Jeg er i sluttfasen til en stilling som logistikkoordinator hos Bring i Trondheim. Kan jeg oppgi deg som referanse? Da kan du få en telefon i løpet av neste uke. Jeg legger ved utlysningen. Det de er mest opptatt av, er erfaring med transportplanlegging og hvordan jeg håndterer avvik i en travel periode, altså mye av det vi jobbet med sammen på lagerprosjektet i 2024.

Legg merke til hva den meldingen gjør. Den gir personen stillingen, tidspunktet og de få tingene du håper de trekker frem. Det er ikke å legge ord i munnen på noen, det er å hjelpe et menneske med å huske riktig prosjekt før telefonen kommer.

Et referanseark du kan kopiere

Når arbeidsgiveren ber om referanser, sender du dem i et eget dokument eller i selve e-posten, ikke som en ny CV. Slik ser et ryddig referanseark ut:

Referanser, Kristin Haugen, søknad på stilling som logistikkoordinator

Marte Lien, avdelingsleder logistikk, Bring Trondheim Telefon 900 12 345, [email protected] Min nærmeste leder fra 2022 til 2025. Kan snakke om transportplanlegging, avvikshåndtering og hvordan jeg ledet flytting av lageret.

Ola Nordbø, seniorkonsulent, Posten Norge Telefon 900 54 321, [email protected] Kollega i samme team fra 2020 til 2022. Kan snakke om samarbeid, opplæring av nyansatte og daglig drift i høysesong.

Referansene er informert om at de kan bli kontaktet i uke 34.

Den siste linjen er liten, men den viser rekruttereren at du har ryddet i dette på forhånd. Én setning om relasjonen og perioden under hvert navn gjør også jobben lettere for den som ringer, fordi den vet hva den skal spørre om.

Hva rekruttereren faktisk spør om

En referansesamtale i Norge er kort og handler stort sett om tre ting: stemmer det du har fortalt, hvordan fungerer du sammen med andre, og hvordan er du når det er press. Spørsmål om hvordan du håndterer stress, hva som er styrkene og svakhetene dine, og om opplysningene i CV-en samsvarer med det referansen husker, går igjen i nesten alle prosesser.

Det betyr at referansen din i praksis kontrollerer datoene og stillingstitlene i CV-en. Har du strukket en ansettelse fra ni måneder til «2023 til 2024», eller kalt deg teamleder når du var fagansvarlig, er det her det sprekker. Skriv derfor perioder og titler nøyaktig slik de sto i arbeidsavtalen.

Det er også grenser for hva som kan sjekkes. Datatilsynet legger vekt på dataminimering, altså at en arbeidsgiver bare kan innhente opplysninger som er nødvendige for det konkrete formålet, og at du skal informeres om hvordan opplysningene om deg behandles. Datatilsynet peker samtidig på at en arbeidsgiver kan spørre om det som er relevant for stillingen, men ikke om graviditet, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk syn. Blir du fortalt at en referanse ble spurt om sykefravær eller familieplaner, er det ikke noe du bare må finne deg i.

Sluttattest: dokumentet mange glemmer å be om

Attest er den norske dokumentasjonen på at du faktisk har jobbet der du sier. Arbeidsmiljøloven § 15-15 gir arbeidstaker som fratrer etter lovlig oppsigelse rett til skriftlig attest fra arbeidsgiveren, og attesten skal inneholde navn, fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og hvor lenge arbeidsforholdet varte. Blir en arbeidstaker avskjediget, har vedkommende også rett til attest, men da kan arbeidsgiveren opplyse om avskjeden uten nærmere begrunnelse, står det i samme paragraf.

To ting her er verdt å merke seg. Arbeidsgiveren skal utstede sluttattesten av eget tiltak når du slutter, uten at du må mase om det, slik Juristforbundet beskriver rettigheten i sin gjennomgang av attest. Og § 15-15 er en minstebestemmelse, som Lovdata formulerer det. Loven er ikke til hinder for at du ber om en mer utførlig attest der det er vanlig i bransjen, altså en attest som også sier noe om resultater, ansvar og hvordan du fungerte i rollen.

Praktisk råd: be om attesten mens du fortsatt har kontakt med lederen din, ikke tre år senere når vedkommende har byttet jobb og selskapet er fusjonert. Be samtidig om at attesten beskriver de faktiske arbeidsoppgavene og ikke bare en tittel, siden en tittel alene sier lite for en fremtidig arbeidsgiver. Har du en gammel jobb uten attest, kan du be om den nå. Retten forsvinner ikke fordi det har gått litt tid.

Vitnemål og attester som vedlegg

Første gang du søker, sender du søknadsbrev og CV. Kopier av vitnemål og attester tar du med til intervjuet eller sender når arbeidsgiveren ber om det. NAV foreslår at du skriver rett ut i søknaden at du sender vitnemål og attester ved forespørsel, og understreker at du aldri skal levere fra deg originaldokumenter.

I offentlige søknadsportaler er det litt annerledes. I Webcruiter og Jobbnorge finnes det ofte egne opplastingsfelt for vitnemål og attester, og i staten og i akademia blir dokumentasjonen gjerne krevd allerede ved søknadsfristen. Les utlysningen nøye, for i disse tilfellene er det ikke valgfritt. Skann dokumentene i PDF, gi filene tydelige navn som «vitnemal-bachelor-ntnu.pdf», og sjekk at teksten er lesbar før du laster opp.

Når du ikke vil at nåværende arbeidsgiver skal vite noe

De fleste søker jobb mens de er i jobb, og da vil du sjelden at dagens leder skal kontaktes. Løsningen er enkel og helt akseptert: oppgi referanser fra tidligere ansettelsesforhold, og si tydelig i fra om at nåværende arbeidsgiver bare kan kontaktes etter avtale, altså når dere er i sluttfasen og du eventuelt har fått et tilbud. Skriv det som en linje nederst på referansearket, så slipper du misforståelser.

Søker du i offentlig sektor, må du kjenne til én ekstra regel. Søkerlisten er offentlig, og navnet ditt kan bli publisert. Du kan be om å bli unntatt offentlighet etter offentleglova § 25, men arbeidsgiveren må vurdere begrunnelsen din opp mot hensynet til innsyn, og du får ikke automatisk medhold. Sivilombudet har flere uttalelser om nettopp dette, og hovedlinjen er at jo viktigere stillingen er for offentligheten, desto mer skal til for å bli unntatt. Får du ikke medhold, skal du få beskjed, slik at du kan trekke søknaden hvis du vil.

Sjekklisten før du trykker send

Gå gjennom denne før neste søknad, så slipper du hastverket i sluttfasen:

• Har du personer som har sagt ja til å være referanse, og har du telefonnummeret deres?
• Har du sendt dem utlysningen og punktene du håper de nevner?
• Stemmer perioder og stillingstitler i CV-en med det som står i arbeidsavtalene og attestene dine?
• Har du sluttattest fra alle tidligere arbeidsforhold, og inneholder de arbeidsoppgavene og ikke bare tittelen?
• Ligger vitnemål og attester klare som lesbare PDF-filer med fornuftige filnavn?

Referansene dine er den eneste delen av søknaden der noen andre snakker på dine vegne. Bruk en halvtime på å forberede dem, så snakker de om deg med samme presisjon som du skriver om deg selv.