Exemplu de scrisoare de intenție pentru specialist comunicare

De ce majoritatea scrisorilor de specialist comunicare se contrazic singure

Scrisoarea tipică de specialist comunicare este scrisă prost, ceea ce este ironic, pentru că exact asta este meseria. Fraze lungi, „comunicare integrată", „gestionarea relației cu părțile interesate", „mesaje adaptate publicului țintă". Omul care o citește trage o singură concluzie: candidatul nu poate scrie simplu.

Varianta care funcționează se demonstrează pe loc. O scrisoare clară este, pentru rolul acesta, singurul test care contează, iar conținutul ei trebuie să aibă cifre.

Exemplul de pe pagina asta este scris de Diana Preda, specialist comunicare internă cu șase ani la OMV Petrom, în București. Aplică la un post de specialist comunicare la Hidroelectrica, pe zona de comunicare internă și relația cu presa locală. Trecerea de la o companie cu cultură corporativă consolidată la una în transformare este punctul care trebuie explicat.

Deschide cu ceva concret

Diana nu începe cu „îmi exprim interesul pentru poziția de specialist comunicare". Primul paragraf spune ce administrează: comunicarea internă pentru 3.400 de angajați, dintre care aproximativ 2.000 fără acces zilnic la calculator, și buletinul intern săptămânal.

În a doua frază spune de ce Hidroelectrica. Nu „pentru rolul strategic al companiei în economie", ci pentru că anunțul cere comunicare către echipe răspândite pe amenajări în toată țara, iar partea cea mai grea pe care a rezolvat-o ea a fost exact ajungerea la oamenii din teren, care nu citesc e-mail. Leagă experiența de cerința cea mai grea din anunț.

Ce reții: primul paragraf dă audiența în cifre și o cerință preluată din anunț.

Arată rezultate, nu adjective

Mijlocul scrisorii este dovada. Diana scrie că a mutat anunțurile pentru personalul din teren de pe e-mail pe mesaje scurte și pe afișaj în vestiare, iar la sondajul intern de anul trecut procentul celor care declarau că află la timp deciziile importante a crescut de la 44% la 71%. Că a rescris procedura de comunicare în caz de incident, cu trei șabloane de o pagină, și că timpul de la confirmarea unui incident la primul mesaj intern a scăzut de la aproximativ patru ore la 45 de minute. Că a pregătit douăzeci și doi de manageri pentru discuții cu presa locală, într-un format de trei ore.

Uită-te la ce nu scrie. Nu scrie „excelente abilități de comunicare". Ar fi o afirmație despre ea însăși, într-un document care o demonstrează oricum.

Ce reții: măsoară ce poți măsura. Rata de deschidere, procentul din sondaj, minutele până la primul mesaj, oamenii instruiți.

Explică de ce firma asta, nu oricare

Paragraful al treilea este cel pe care aproape toți candidații îl ratează. Diana menționează investițiile în retehnologizare anunțate public și întreabă direct cum se face coordonarea între comunicarea de la centru și cea de la sucursalele din teritoriu, pentru că acolo crede că poate aduce ceva imediat. Nu este flatare, este dovada că s-a uitat la rapoartele publice.

Adaugă și partea practică, pe un rând: scrie și editează în română și în engleză, poate merge în deplasări pe amenajări și are preaviz de douăzeci de zile lucrătoare.

Ce pui în scrisoarea de specialist comunicare

• Audiența în cifre: câți angajați, câte locații, câte canale
• Un rezultat măsurat: sondaj intern, rată de deschidere, timp de reacție
• O procedură sau un format construit de tine
• Limbile în care scrii și editezi, nu doar pe care le vorbești
• Disponibilitatea și preavizul

Ce lași afară

Scoate „comunicare integrată" și „părți interesate". Scoate orice frază care nu s-ar putea spune cu voce tare fără să te încurci. Scoate lista de instrumente, pentru că apare în CV. Și scoate exemplele la care ai contribuit marginal, pentru că la interviu se întreabă ce ai scris tu.

Fii atentă la lungimea frazelor. Într-o scrisoare de comunicare, o frază de patru rânduri este un argument împotriva ta.

Cât de lungă trebuie să fie

Scrisoarea Dianei are 290 de cuvinte și intră pe o pagină. Trei paragrafe: ce audiență ai, ce ai măsurat, de ce aici. Dacă trimiți pe e-mail, pune primul paragraf în corpul mesajului, cu subiectul în forma „Candidatură specialist comunicare - Diana Preda".

Pe scurt

O scrisoare bună de specialist comunicare nu dovedește că știi vocabularul. Dovedește, prin felul în care este scrisă, că poți spune un lucru complicat în două fraze, și prin cifre, că ai urmărit dacă mesajul a ajuns. Citește-o cu voce tare înainte să o trimiți. Dacă te încurci, rescrie-o.

Structura completă este în ghidul despre scrisoarea de intenție.