Personligt brev: så skriver du ett som ger intervju

Varför det personliga brevet fortfarande avgör

Många tror att det personliga brevet är en formalitet som ingen läser. Sanningen är den motsatta. CV:t visar vad du har gjort, men det personliga brevet visar varför just du passar för just den här tjänsten. Enligt bemanningsföretaget Randstad skannar en rekryterare ofta igenom ditt brev på tjugo till trettio sekunder, och om texten är rörig eller uppenbart standardiserad hamnar den snabbt i nej-högen.

Det goda med det är att ribban faktiskt är låg. De flesta som söker samma jobb som du skickar ett brev som lika gärna kunde vara adresserat till vilket företag som helst. Ett brev som är riktat till precis den här tjänsten, med ett par konkreta exempel, sticker ut nästan automatiskt. Den här guiden går igenom hur långt brevet ska vara, hur du bygger upp det stycke för stycke och avslutas med ett färdigt exempel du kan utgå från.

Vad ett personligt brev faktiskt är

Ett personligt brev är inte ditt CV i löpande text. Det är den vanligaste tabben, och den som Arbetsförmedlingen särskilt varnar för: brevet ska komplettera CV:t, inte upprepa det. I CV:t listar du dina anställningar och årtal. I brevet väljer du ut ett fåtal av dem och berättar vad du åstadkom och varför det är relevant för arbetsgivaren.

Tänk på brevet som ditt svar på en enda fråga som rekryteraren ställer sig tyst: varför ska jag kalla just den här personen till intervju? Allt du skriver ska på något sätt bygga mot det svaret. Yrkesförbundet Akavia beskriver samma sak som att blicka framåt snarare än bakåt, alltså att lyfta fram sådant du kan få användning för i den nya rollen i stället för att bara räkna upp vad du gjort tidigare.

Så lång ska den vara

Här är en av de få reglerna som är verkligt tydlig i Sverige. Arbetsförmedlingen anger att en bra längd är max en A4-sida. Indeed Sverige är ännu snävare och skriver att ett riktmärke är ungefär en halv A4-sida och aldrig mer än en hel, och att brevet helst inte ska innehålla fler än fem stycken. Räknat i ord brukar en halv till en hel A4-sida motsvara ungefär 250 till 400 ord.

Kortare är alltså nästan alltid bättre. En rekryterare som öppnar en fylld A4-sida i pytteliten text orkar sällan läsa noga. Om du märker att brevet svämmar över är det oftast för att du upprepar CV:t eller berättar om erfarenheter som inte har med tjänsten att göra. Stryk dem.

Strukturen som fungerar

De flesta råd i Sverige, från Arbetsförmedlingen till Indeed, pekar mot samma grovstruktur. Håll dig till den tills du har vana nog att bryta mot den med flit.

Rubrik och kontaktuppgifter. Överst skriver du ditt namn, telefonnummer och e-post, och gärna en tydlig rubrik som talar om vilken tjänst du söker, till exempel "Ansökan: kundtjänstmedarbetare, Göteborg". Rekryteraren ska aldrig behöva gissa vad brevet gäller.

Inledningen. Två eller tre meningar. Nämn rollen och företaget redan i första meningen och gå rakt på varför du söker just det här. Detta är den viktigaste delen, för det är här rekryteraren bestämmer om det är värt att läsa vidare. Undvik trötta öppningar av typen "härmed söker jag tjänsten".

Kroppen. Ett eller två stycken där du väljer ut det som är mest relevant och visar det med exempel i stället för att påstå det. Skriv inte att du är "resultatinriktad". Visa ett resultat. Här kopplar du ihop dina erfarenheter med det som står i annonsen.

Avslutningen. Ett kort stycke som pekar framåt. Uttryck att du gärna berättar mer på en intervju och tacka för att de tar sig tid. Arbetsförmedlingen kallar det att avsluta med något positivt.

Före och efter: en inledning som gör skillnad

Det mesta avgörs i de första meningarna, så det är där du ska lägga mest krut. Titta på skillnaden mellan en inledning som säger ingenting och en som säger något.

Före: "Hej! Jag heter Anna och söker den tjänst ni har annonserat ut. Jag är en driven, social och ansvarsfull person som gillar att jobba med människor och lära mig nya saker."

Efter: "När jag läste er annons om en kundtjänstmedarbetare fastnade jag för att ni lovar era kunder svar inom en timme. På mitt nuvarande jobb hos Telia sänkte jag den genomsnittliga svarstiden i chatten från nio till fyra minuter på ett halvår, och det är precis den sortens vardag jag vill fortsätta leverera."

Den andra versionen nämner rollen, visar att Anna har läst annonsen och backar upp påståendet med en siffra som rekryteraren kan ta på. Den första hade kunnat skickas till vilket jobb som helst.

Ett färdigt exempel att utgå från

Nedan är ett komplett personligt brev för ett tänkt fall. Erik har jobbat några år i butik och söker nu en tjänst som lagermedarbetare hos ett logistikbolag i Jönköping. Byt ut namn, siffror och företag mot dina egna. Kopiera aldrig texten rakt av, för det märks.

Ansökan: lagermedarbetare, Jönköping Erik Lund · 070 123 45 67 · [email protected]

Hej,

När jag såg er annons på Platsbanken om en lagermedarbetare fastnade jag för att ni söker någon som trivs med högt tempo och ordning och reda. Det är precis så jag jobbar bäst.

De senaste tre åren har jag jobbat i lager och kassa på en byggvaruhandel i Nässjö. Där ansvarade jag för inleveranser och plockning, och när vi bytte till ett nytt lagersystem var jag en av två som lärde upp resten av teamet. Under min tid sänkte vi antalet felplock märkbart genom att ändra hur vi märkte hyllorna, ett arbete jag drev tillsammans med min chef.

Jag är van vid truck, har giltigt truckkort för A och B, och jag är den som hellre gör klart en pall än lämnar den halvfärdig. Att ni jobbar mot e-handel gör tjänsten extra intressant för mig, eftersom det är den delen av logistiken jag vill lära mig mer om.

Jag berättar gärna mer på en intervju och kan börja med kort varsel. Tack för att ni tog er tid att läsa.

Vänliga hälsningar, Erik Lund

Lägg märke till att brevet är kort, att varje stycke har ett tydligt syfte och att det finns konkreta detaljer i stället för adjektiv. Det nämner företaget, rollen och var annonsen fanns, och det avslutas med en tydlig inbjudan till nästa steg.

Misstagen som sållar bort dig

Några fällor återkommer i nästan varje bunt av ansökningar, och de är lätta att undvika när du väl känner till dem.

Standardbrevet. Det syns direkt om ett brev är skrivet en gång och skickat till trettio arbetsgivare. Anpassa alltid inledningen och minst ett exempel till den specifika tjänsten. Har du bråttom, lägg tiden här och ingen annanstans.

Upprepningen av CV:t. Om brevet bara är dina anställningar i meningsform har det inget eget värde. Välj ut, förklara och koppla till annonsen.

Adjektivstapeln. "Driven, engagerad, flexibel, ansvarsfull och lösningsorienterad" säger ingenting eftersom alla skriver det. Byt varje adjektiv mot ett exempel som bevisar egenskapen.

För långt. Ser rekryteraren en vägg av text hoppar hen ofta över den. Håll dig till Indeeds riktmärke om en halv sida och rensa allt som inte tjänar syftet.

Slarvfel. Ett brev med stavfel signalerar att du inte brydde dig. Läs igenom högt, eller be någon annan läsa, innan du skickar.

Innan du klickar på skicka

Gör en sista koll. Står företagets namn rätt, och har du råkat lämna kvar namnet på ett annat bolag från en tidigare ansökan? Nämner du rollen så som den heter i annonsen? Finns det minst en konkret siffra eller ett konkret exempel som bevisar att du kan det de efterfrågar? Passar brevet på en halv A4-sida?

Om du vill ha en trygg utgångspunkt erbjuder Arbetsförmedlingen tre nedladdningsbara mallar för personligt brev, med och utan plats för foto. De är ett bra skelett, men kom ihåg att själva innehållet är ditt jobb. En mall gör aldrig texten personlig åt dig.

Ett bra personligt brev tar längre tid att skriva än folk tror, men det tar inte lång tid att läsa. Det är hela poängen. Lägg tjugo fokuserade minuter på att skräddarsy inledningen och ett exempel, så har du redan gjort mer än de flesta som söker samma jobb. Sedan är det bara att skicka, och börja skriva nästa.