Überblick
Der Titel "Office Manager" oder "Büroleiter" klingt erstmal unspektakulär. Aber wer den Job kennt, weiss: Ohne dich funktioniert der ganze Laden nicht. Wenn die Klimaanlage ausfällt, der Caterer absagt oder der neue Mitarbeiter am ersten Tag keinen Schreibtisch hat, landest du das auf deinem Tisch. Das Problem in vielen Lebensläufen: Diese Vielseitigkeit wird nicht sichtbar. Statt konkreter Leistungen steht dort "allgemeine Büroorganisation".
Dieser Lebenslauf gehört Nadja Breitenstein, Büroleiterin bei Swiss Re in Zürich. Sie verwaltet den Bürobetrieb für 95 Mitarbeitende mit einem Jahresbudget von CHF 420.000. Vorher war sie bei Zühlke Engineering und PricewaterhouseCoopers.
Die Zusammenfassung: Mitarbeitende, Budget, Verantwortung
Strukturierte Büroleiterin mit sechs Jahren Erfahrung im Office Management und Facility-Koordination. Aktuell verantwortlich für den reibungslosen Betrieb eines Büros mit 95 Mitarbeitenden bei einem Zürcher Finanzdienstleister. Verwaltung eines Jahresbudgets von CHF 420.000.
95 Mitarbeitende und CHF 420.000 Budget. Diese zwei Zahlen zeigen sofort die Grössenordnung.
Berufserfahrung: Das Büro als Projekt
Swiss Re
Verwaltung des Office-Budgets von CHF 420.000 pro Jahr - Einsparungen von 12 % im Vergleich zum Vorjahr
Koordination von 6 externen Dienstleistern (Reinigung, Catering, IT-Support, Empfang, Sicherheit, Gebäudetechnik)
Organisation von 4 Firmenevents pro Jahr mit bis zu 180 Teilnehmenden
12 % Einsparung beim Budget ist ein hartes Ergebnis. 6 Dienstleister koordinieren zeigt Verhandlungsgeschick und Organisationstalent. Events mit 180 Teilnehmenden zeigen Eventmanagement-Kompetenz.
Zühlke Engineering
Einführung eines Desk-Sharing-Modells, das die Bürofläche um 28 % effizienter nutzte
Onboarding-Koordination für 34 neue Mitarbeitende pro Jahr
28 % mehr Effizienz bei der Bürofläche ist ein messbares Ergebnis, das jedem Head of Operations gefällt.
Skills: Software und Systeme
- MS Office 365 & SharePoint
- SAP Concur
- Desk-Sharing & Raumbuchungssysteme
SAP Concur für Reisekostenabrechnungen zu kennen ist in vielen Unternehmen ein Pluspunkt. Nenne die Software, mit der du arbeitest. Ob es Personio für HR, Robin für Raumbuchung oder Haufe für Facility Management ist.
Zertifikate: SVF und IFMA
- Zertifikat Office Management (SVF)
- Facility Management Grundlagen (IFMA Schweiz)
In der Schweiz ist die SVF-Zertifizierung ein anerkannter Nachweis. In Deutschland wäre das Pendant eine IHK-Weiterbildung oder eine Zertifizierung der GEFMA.
Das Projekt: Büroumzug ohne Ausfallzeit
Umzug von 95 Arbeitsplätzen in renovierte Büroräume. Umzug innerhalb von 3 Wochenenden abgeschlossen - kein Ausfalltag für die Belegschaft. Budget von CHF 180.000 eingehalten, Unterschreitung um 8 %.
Einen Büroumzug für 95 Leute ohne einen einzigen Ausfalltag durchzuziehen ist eine Leistung, die zeigt, wie gut jemand planen und koordinieren kann.
Bildung: KV-Lehre mit Praxis
Eidg. Fähigkeitszeugnis (EFZ), Kauffrau EFZ - Profil E, KV Zürich Business School. Lehrbetrieb UBS AG. Gesamtnote 5,2.
In der Schweiz ist die KV-Lehre ein solider Start. Die Note 5,2 und der Lehrbetrieb UBS zeigen Qualität.
Warum dieses Format für Office Manager passt
Das Cobalt-Template ist professionell und übersichtlich. Für eine Büroleitungsposition bei einem Konzern wie Swiss Re ist ein seriöses, nicht zu kreatives Layout die richtige Wahl.
Netzwerk als Stärke
Nadja ist Vorstandsmitglied im Swiss Office Management Network mit 120 Mitgliedern. Das zeigt, dass sie in der Branche vernetzt ist und über den eigenen Schreibtisch hinausdenkt. Wenn du in einem Berufsverband oder Netzwerk aktiv bist, nenne es.
