Ueberblick
Die Rolle der Sekretaerin oder Assistenz der Geschaeftsfuehrung wird oft unterschaetzt. Dabei sind es genau diese Positionen, die den Tagesablauf von Fuehrungskraeften zusammenhalten. Im Lebenslauf muss das sichtbar werden: nicht als "Buerotaetigkeiten", sondern als eigenstaendige Organisationsleistung auf hohem Niveau.
Dieses Beispiel zeigt den Lebenslauf einer Assistentin der Geschaeftsfuehrung mit sieben Jahren Berufserfahrung in Wien und Linz. Sie arbeitet aktuell bei der Wienerberger AG und unterstuetzt ein dreikoepfiges Geschaeftsfuehrungsteam. Vorher war sie bei der Erste Group Bank AG und in einer Rechtsanwaltskanzlei taetig.
Die Zusammenfassung: Ebene und Verantwortung
Die Zusammenfassung macht sofort klar, auf welcher Ebene diese Person arbeitet: Vorstands- und Geschaeftsleitungsebene. Dazu kommt die Beschreibung als "routiniert in der Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen". Das ist ein Signal an Arbeitgeber, die genau diese Erfahrung suchen.
Tipp: Als Assistenz solltest du immer erwaehnen, fuer wie viele Fuehrungskraefte du zustaendig bist und auf welcher Hierarchieebene. "Assistenz der Geschaeftsfuehrung" und "Teamassistenz" sind voellig verschiedene Rollen.
Berufserfahrung: Organisation in Zahlen
Bei Wienerberger werden vier starke Punkte genannt: Terminkoordination fuer 3 Geschaeftsfuehrer mit 42 Terminen pro Woche, Vorbereitung von 12 Aufsichtsratssitzungen pro Jahr, Verwaltung eines Reisekostenbudgets von 180.000 Euro und Onboarding-Koordination fuer 6 Fuehrungskraefte.
Bei der Erste Group kommen 90 E-Mails pro Tag, Organisation von 6 Offsite-Meetings mit bis zu 45 Teilnehmenden und die Erstellung von Praesentationen fuer Vorstandsmeetings hinzu. Die fruehe Rolle in der Kanzlei bringt 60 Anrufe pro Tag und Fristenverwaltung fuer 280 laufende Mandate.
Jede Station hat Zahlen, und jede Zahl zeigt eine andere Facette der Organisationskompetenz.
Das Digitalisierungsprojekt
Die Einfuehrung eines digitalen Sitzungsmanagement-Tools fuer Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen ist ein Projekt, das ueber den Alltag hinausgeht. Papierverbrauch um 92 % reduziert, Vorbereitungszeit von 6 auf 2 Stunden verkuerzt. Das sind Ergebnisse, die konkret zeigen, dass diese Person Prozesse verbessern kann.
Skills: Tools und Methoden
MS Office 365, SAP Concur, Protokollfuehrung, Terminkoordination, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Veranstaltungsorganisation, Reiseplanung, vertrauliche Dokumentenverwaltung, Telefonmanagement und SharePoint. Fuer Assistenz-Positionen sind Software-Kenntnisse genauso wichtig wie organisatorische Faehigkeiten.
Was du mitnehmen solltest
Dieser Lebenslauf nutzt das Graphite-Template, das fuer Assistenz- und Bueroberufe eine sichere Wahl ist. Kein Schnickschnack, klare Struktur.
Die Kernlektion: Als Assistenz oder Sekretaerin solltest du deinen Lebenslauf nicht als Liste von Aufgaben schreiben, sondern als Nachweis deiner Organisationsleistung. Terminzahlen, Budgetverantwortung, Gremienvorbereitung und Digitalisierungsprojekte machen den Unterschied.
