Soveltuvuusarviointi työnhaussa: mitä testataan ja miten siihen valmistaudut

Haastattelu meni hyvin, ja sitten sähköposti: "Kutsumme sinut soveltuvuusarviointiin ensi torstaina." Moni suomalainen työnhakija lukee tuon lauseen ensimmäisen kerran vasta silloin, kun se koskee häntä itseään. Sen jälkeen alkaa arvailu. Onko tämä koe, jonka voi reputtaa? Kannattaako persoonallisuuskyselyyn vastata niin kuin oikeasti ajattelee, vai niin kuin hyvä työntekijä muka ajattelee?

Soveltuvuusarviointi on Suomessa vakiintunut osa rekrytointia etenkin asiantuntija-, esihenkilö- ja johtotehtävissä. Se ei ole pääsykoe eikä älykkyystesti, vaikka siihen kuuluu tehtäviä, jotka siltä tuntuvat. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä arvioinnissa oikeasti mitataan, miten päivä etenee, mitkä ovat sinun oikeutesi ja mihin voit valmistautua.

Mitä soveltuvuusarviointi tarkoittaa

Soveltuvuusarvioinnista käytetään myös nimeä henkilöarviointi, ja käytännössä ne tarkoittavat samaa asiaa: ulkopuolinen asiantuntija arvioi, miten hakijan työskentelytapa, valmiudet ja motivaatio sopivat juuri siihen tehtävään, johon hän on hakemassa. Duunitorin mukaan arviointi pyrkii antamaan objektiivisia vastauksia siihen, kenellä hakijoista on parhaat edellytykset onnistua tehtävässä, ja sitä käytetään tyypillisimmin silloin, kun haastattelujen jälkeen kaksi tai kolme finalistia näyttävät paperilla yhtä vahvoilta.

Kaksi asiaa kannattaa ymmärtää heti. Ensinnäkin arviointi maksaa työnantajalle rahaa. Duunitori kertoo yhden hakijan soveltuvuusarvioinnin maksavan pääsääntöisesti useita satoja euroja, eli kutsu arviointiin on merkki siitä, että olet kärkiporukassa. Toiseksi arviointi tehdään aina suhteessa yhteen tehtävään. Sama ihminen voi saada eri lausunnon eri rooleista, koska kriteerit vaihtuvat.

Mitä arvioinnissa testataan

Duunitorin kuvauksen mukaan suomalainen soveltuvuusarviointi rakentuu yleensä neljästä osasta, joista kaikkia ei välttämättä käytetä samassa arvioinnissa.

Kykytestit. Aikarajoitettuja tehtäviä, jotka mittaavat loogista, numeerista ja kielellistä päättelyä. Tyypillinen tehtävä näyttää lukusarjan tai taulukon ja pyytää päättelemään, mikä väite pitää paikkansa.

Persoonallisuuskysely. Väittämiä, joihin vastataan asteikolla tai valitsemalla, mikä kuvaa sinua parhaiten. Tavoitteena on kuvata työskentelytyyliä: miten organisoit, miten toimit paineessa, miten otat palautetta, miten hakeudut ihmisten pariin.

Työsimulaatiot. Tehtävä, joka jäljittelee oikeaa työtilannetta. Esihenkilötehtävässä se voi olla tilanne, jossa käydään vaikea keskustelu alaisen kanssa, asiantuntijatehtävässä sähköpostilaatikollinen ristiriitaisia pyyntöjä, joista pitää priorisoida.

Kompetenssipohjainen haastattelu. Psykologin tekemä haastattelu, jossa kysytään konkreettisia esimerkkejä siitä, miten olet aiemmin toiminut tehtävän kannalta olennaisissa tilanteissa. Tämä on se osa, johon valmistautuminen kannattaa eniten.

Näin arviointipäivä etenee

Arviointitalo Psyconin kuvaus prosessista vastaa hyvin sitä, mitä useimmat hakijat kohtaavat. Saat ensin linkin verkkopalveluun, jossa teet itsenäiset tehtävät omaan tahtiisi kotona tai arviointiyrityksen tiloissa. Näihin kuuluvat persoonallisuuskysely ja aikarajoitetut päättelytehtävät.

Sen jälkeen tulee vuorovaikutteinen osuus, johon kuuluu aina psykologin tekemä haastattelu ja mahdollisesti simulaatioita. Psyconin mukaan tämä osuus voidaan toteuttaa joko etänä Teamsissa tai paikan päällä. Lopuksi saat kirjallisen yhteenvedon suojatulla sähköpostilla, ja halutessasi voit käydä tulokset läpi psykologin kanssa. Psycon kertoo säilyttävänsä arvioinnin tulokset enintään kaksi vuotta, minkä jälkeen ne poistuvat.

Jos aikataulu on sinulle hankala, sano se. Itsenäiset osuudet ajoitetaan hakijan kalenterin mukaan, eikä kukaan odota, että teet kykytestit työpäivän lomassa autossa.

Mitä laki sanoo sinun oikeuksistasi

Tämä on se osa, jonka moni hakija ohittaa, vaikka se on hakijan kannalta olennaisin. Suomi.fi:n työelämän tietosuojaa käsittelevän oppaan mukaan testiin osallistumiseen vaaditaan aina sinun suostumuksesi ja testauksessa on käytettävä luotettavia menetelmiä ja asiantuntijoita. Sama opas toteaa, että sinulla on oikeus saada maksutta kirjallinen lausunto testituloksestasi. Säännökset tulevat laista yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Käytännössä suostumus on muodollisempi asia kuin miltä se kuulostaa. Jos kieltäydyt arvioinnista, prosessi yleensä päättyy siihen, koska työnantaja on rakentanut valinnan arvioinnin varaan. Sen sijaan oikeus lausuntoon kannattaa käyttää joka kerta. Se on ainoa vaihe koko työnhaussa, jossa saat ulkopuolisen ammattilaisen jäsennellyn näkemyksen omasta työskentelytavastasi, ja se on sinulle maksuton.

Arvioinnin tekijän pätevyydellä on väliä. Suomen Psykologiliitto myöntää henkilöarvioinnin sertifikaatin, joka voidaan antaa vain psykologeille ja jonka tarkoitus on Psykologiliiton mukaan varmistaa, että henkilöarvioinnit tehdään luotettavasti ja että arvioijat ovat asiantuntevia. Sertifioiduista arvioijista pidetään julkista listaa. Voit rauhassa kysyä rekrytoijalta, kuka arvioinnin tekee ja mikä on hänen pätevyytensä.

Voiko soveltuvuusarviointiin valmistautua?

Osittain kyllä, mutta eri osiin eri tavalla.

Kykytesteihin valmistautuminen kannattaa, ei siksi että oppisit oikeat vastaukset, vaan siksi että tehtävätyyppi ja aikapaine lakkaavat yllättämästä. Tee muutama harjoitussarja numeerista ja kielellistä päättelyä etukäteen, opettele lukemaan taulukoita nopeasti ja totuttele siihen, että kaikkiin tehtäviin ei ehdi vastata. Se on tarkoituskin. Varaa testipäiväksi rauhallinen tila, toimiva verkkoyhteys ja tunti aikaa ilman keskeytyksiä.

Persoonallisuuskyselyyn ei voi eikä kannata valmistautua kiillottamalla. Kyselyt sisältävät samoja asioita eri sanoin kysyttynä, joten epäjohdonmukainen vastaaminen näkyy. Tärkeämpi syy on kuitenkin tämä: jos esität kyselyssä ihmistä, joka viihtyy jatkuvassa kaaoksessa ja pitää esiintymisestä, voit saada työn, joka koostuu juuri niistä asioista. Vastaa niin kuin toimit tavallisena työpäivänä, älä niin kuin toimit parhaimmillasi.

Esimerkki: näin vastaat kompetenssihaastattelussa

Kompetenssihaastattelussa kysytään menneistä tilanteista, ei mielipiteistä. Ero näkyy heti vastauksen rakenteessa. Kysymys kuuluu usein näin: "Kerro tilanteesta, jossa jouduit toimimaan puutteellisilla tiedoilla ja tiukassa aikataulussa."

Heikko vastaus:

"Olen tottunut työskentelemään paineessa ja pysyn rauhallisena. Meillä oli usein kiire, mutta hoidimme asiat aina kunnialla."

Tässä ei ole yhtään tilannetta, tekoa eikä lopputulosta. Psykologi ei voi arvioida mitään, joten hän joutuu kysymään uudelleen.

Vahva vastaus samaan kysymykseen:

"Keväällä meidän piti toimittaa asiakkaalle raportointinäkymä kahdessa viikossa, ja lähtötiedoista puuttui kaksi keskeistä mittaria. Sovin asiakkaan yhteyshenkilön kanssa 30 minuutin puhelun, jossa kävimme läpi, mitä he oikeasti seuraavat viikkopalaverissaan. Rajasin sen perusteella ensimmäisen version neljään mittariin ja kirjasin loput jatkokehitykseen. Näkymä otettiin käyttöön aikataulussa, ja asiakas tilasi jatkokehityksen kesäkuussa. Jälkikäteen olisin pyytänyt puuttuvat tiedot heti ensimmäisessä palaverissa enkä vasta viikon jälkeen."

Vahva vastaus kertoo tilanteen, sinun oman tekosi, lopputuloksen ja yhden rehellisen opin. Viimeinen virke on se, joka erottaa kokeneen hakijan. Valmistele kolmesta viiteen tällaista tilannetta etukäteen: yksi vaikeasta asiakkaasta, yksi epäonnistumisesta, yksi ristiriidasta kollegan kanssa, yksi tilanteesta, jossa vaihdoit suuntaa kesken kaiken.

Sama tekniikka toimii myös ansioluettelossa. Jos sinulla on valmiina konkreettiset, mitattavat esimerkit, ne kannattaa siirtää myös CV:n työkokemusriveille, koska arvioija lukee CV:si ennen haastattelua. Laddron ohjatulla CV-editorilla rakennat samat tilanteet tulosmuotoon, ja ATS-oppaassamme on ohjeet siihen, miten ne muotoillaan järjestelmän luettavaksi.

Kysy nämä ennen arviointia

Rekrytoijalle saa esittää kysymyksiä, ja ne tekevät sinusta kiinnostuneen hakijan, eivät hankalan.

• Kuka arvioinnin tekee ja onko arvioija psykologi?
• Kuinka kauan osuudet kestävät ja mitkä niistä ovat aikarajoitettuja?
• Tehdäänkö haastattelu etänä vai paikan päällä?
• Mitä ominaisuuksia tähän tehtävään erityisesti arvioidaan?
• Saanko lausunnon itselleni ja onko palautekeskustelu mahdollinen?
• Kuinka kauan tuloksia säilytetään?

Viimeinen kysymys on hyödyllinen myös siksi, että jos haet samaan taloon uudestaan puolen vuoden päästä, aiempi arviointi voi olla vielä voimassa.

Entä jos suomi ei ole äidinkielesi

Kielellinen päättelytesti mittaa päättelyä, mutta se tekee sen kielen avulla. Jos työkielesi on englanti tai teet testin muulla kielellä kuin vahvimmalla kielelläsi, kysy rekrytoijalta etukäteen, millä kielillä testi on saatavilla. Suurimmat arviointityökalut on käännetty useille kielille, ja arviointitalo osaa kertoa vaihtoehdot, jos sitä kysytään ennen linkin lähettämistä. Kysy samalla, millä kielellä haastattelu tehdään.

Sama koskee muita tarpeita. Jos sinulla on lukivaikeus, näkövamma tai muu syy, jonka takia tiukka aikaraja asettaa sinut eri viivalle, kerro siitä ennen testiä. Suomi.fi:n mukaan testauksessa on käytettävä luotettavia menetelmiä ja asiantuntijoita, ja käytännössä ammattitaitoinen arvioija osaa ottaa nämä huomioon esimerkiksi lisäajalla. Jälkikäteen asiaa on vaikea korjata.

Neljä virhettä, jotka toistuvat

Testien tekeminen väsyneenä tai kiireessä. Kykytestit ovat aikarajoitettuja, ja keskeytykset syövät tuloksen. Varaa oma aika kalenterista niin kuin varaisit haastattelulle.

Persoonallisuuskyselyn vastausten kaunistelu. Kysely tarkistaa johdonmukaisuutta, ja liian täydellinen profiili herättää arvioijan huomion nopeammin kuin tavallinen ihminen tavallisine ominaisuuksineen.

Haastatteluun meneminen ilman valmiita esimerkkejä. Kompetenssihaastattelu on ainoa osuus, jossa etukäteen tehty työ näkyy suoraan lopputuloksessa.

Lausunnon jättäminen pyytämättä. Se on sinulle Suomi.fi:n mukaan maksuton, ja useimmat hakijat eivät pyydä sitä koskaan.

Mitä lausunnolla tehdään jälkikäteen

Pyydä lausunto aina, myös silloin kun et saanut paikkaa. Lue se kaksi kertaa: ensin loukkaantuen, sitten kynän kanssa. Toisella lukukerralla poimi ne kaksi tai kolme kohtaa, jotka toistuvat myös aiemmassa palautteessa esihenkilöltäsi. Ne ovat oikeasti sinun kehityskohteitasi, eivät yhden testipäivän sattumaa.

Lausunto on myös hyvä lähde seuraavaan hakemukseen. Jos siinä lukee, että vahvuutesi ovat analyyttisyys ja pitkäjänteisyys mutta nopeissa muutostilanteissa haet varmuutta, osaat seuraavassa haastattelussa puhua molemmista itse ja omin sanoin. Se on paljon vahvempi lähtökohta kuin toivoa, ettei kukaan huomaa.

Ja jos arviointi meni mielestäsi huonosti: se ei ole todistus siitä, millainen ammattilainen olet. Se on yhden päivän otos siitä, miten sinun tapasi työskennellä suhteutuu yhden tehtävän kriteereihin. Seuraava tehtävä voi mitata aivan eri asioita. Kannattaa valmistautua myös suomalaiseen työhaastatteluun samalla huolella, koska arviointi on vain yksi vaihe muiden joukossa.

Lähteet

• Suomi.fi, Työelämän tietosuoja: testaukset työpaikalla
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
• Duunitori: soveltuvuusarviointi ja soveltuvuusarviointi rekrytoinnissa
• Suomen Psykologiliitto: henkilöarvioinnin sertifikaatti
• Psycon: näin henkilöarviointi etenee