Praca zdalna w Polsce: co mówi Kodeks pracy od 2023

Praca zdalna w Polsce przeszła rewolucję. To, co podczas pandemii COVID-19 było koniecznością, od 7 kwietnia 2023 roku jest formalnie uregulowane w Kodeksie pracy (Dział II, Rozdział IIc, art. 67^18 do 67^34). Nowelizacja ta dała pracownikom konkretne prawa, a pracodawcom konkretne obowiązki. Według danych GUS z Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności (BAEL), w 2024 roku ok. 14% pracujących Polaków wykonywało pracę zdalnie przynajmniej częściowo, a w sektorze IT i usług biznesowych ten odsetek przekraczał 60%.

Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy

Kodeks pracy definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67^18 KP). Kluczowe jest tu słowo „uzgodnionym" — pracownik nie może jednostronnie zdecydować o pracy zdalnej, ale pracodawca też nie może jej nakazać bez zgody pracownika (z wyjątkami).

Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia (na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy). Zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową, w regulaminie pracy zdalnej lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z pracą zdalną:

Zapewnienie materiałów i narzędzi pracy (art. 67^24 KP). Pracodawca musi dostarczyć pracownikowi laptop, monitor, klawiaturę i inne narzędzia niezbędne do wykonywania pracy. Alternatywnie, strony mogą ustalić, że pracownik korzysta z własnego sprzętu — w takim przypadku przysługuje mu ekwiwalent pieniężny.

Pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną (art. 67^24 § 1 pkt 2 KP). Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (Internet) niezbędnych do wykonywania pracy. W praktyce firmy ustalają ryczałt miesięczny — najczęściej w wysokości od 50 do 150 zł (według raportu Grafton Recruitment z 2024 roku, średni ryczałt wynosił ok. 100 zł miesięcznie).

Instalacja, serwis i konserwacja narzędzi. Pracodawca odpowiada za utrzymanie narzędzi pracy w stanie sprawności. Jeśli laptop się zepsuje, naprawa jest obowiązkiem pracodawcy.

Szkolenie i pomoc techniczna. Pracodawca ma obowiązek zapewnić szkolenie i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Ważne: Ryczałt za pracę zdalną i ekwiwalent za korzystanie z własnego sprzętu nie stanowią przychodu pracownika — nie są opodatkowane ani oskładkowane (art. 67^25 § 2 KP).

Kto ma szczególne prawo do pracy zdalnej

Kodeks pracy wyróżnia grupy pracowników, którym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej, chyba że jest to niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj wykonywanej pracy (art. 67^19 § 6 KP). Odmowa musi być uzasadniona pisemnie w ciągu 7 dni:

• Pracownice w ciąży
• Rodzice dzieci do ukończenia 4. roku życia
• Rodzice dzieci z niepełnosprawnością (bez limitu wiekowego)
• Rodzice dzieci z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu
• Pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności

To ważne prawo, szczególnie dla rodziców małych dzieci. W Polsce, gdzie dostępność żłobków wynosi ok. 30% (dane MRiPS za 2024 rok), możliwość pracy zdalnej bywa kluczowa dla utrzymania aktywności zawodowej.

Praca zdalna okazjonalna — 24 dni w roku

Oprócz pracy zdalnej „regularnej", Kodeks pracy wprowadza instytucję pracy zdalnej okazjonalnej (art. 67^33 KP). Każdy pracownik może wnioskować o maksymalnie 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym, bez konieczności zawierania formalnego porozumienia o pracy zdalnej.

Praca zdalna okazjonalna jest prostsza formalnie — nie wymaga regulaminu ani porozumienia. Pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów energii i Internetu w tym trybie. Wniosek składa się w formie papierowej lub elektronicznej. Niewykorzystane dni nie przechodzą na następny rok.

Uwaga praktyczna: Jeśli zmieniasz pracę w ciągu roku, limit 24 dni liczy się łącznie u wszystkich pracodawców. Nowy pracodawca może poprosić o oświadczenie o wykorzystanych dniach.

BHP przy pracy zdalnej

Pracodawca odpowiada za BHP również przy pracy zdalnej, choć w ograniczonym zakresie. Pracownik zdalny musi złożyć oświadczenie, że stanowisko pracy zdalnej spełnia warunki BHP (art. 67^31 KP). Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale tylko w godzinach pracy pracownika, po wcześniejszym uzgodnieniu i z poszanowaniem prywatności.

Wypadek przy pracy zdalnej podlega tym samym przepisom co wypadek w biurze. Jeśli potkniesz się o kabel, idąc do kuchni po kawę w godzinach pracy, to jest wypadek przy pracy w rozumieniu ustawy.

Prawo do bycia offline

Choć Kodeks pracy nie zawiera explicite „prawa do bycia offline" (right to disconnect), obowiązujące przepisy o czasie pracy (art. 129 i nast. KP) dają de facto taką ochronę. Pracodawca nie może wymagać od pracownika odpowiadania na maile czy wiadomości poza ustalonym czasem pracy. Na poziomie unijnym trwają prace nad dyrektywą o prawie do odłączenia, która może zostać przyjęta w nadchodzących latach.

Praktyczne wskazówki

Negocjuj warunki pracy zdalnej na etapie rekrutacji. Łatwiej ustalić zasady przed podpisaniem umowy niż po.

Dbaj o ergonomię. Praca na kanapie z laptopem na kolanach to przepis na problemy zdrowotne. Zainwestuj w biurko, krzesło ergonomiczne i zewnętrzny monitor.

Ustal granice. Praca zdalna rozmywa granicę między życiem zawodowym a prywatnym. Wyznacz stałe godziny pracy i przestrzeń dedykowaną pracy.

Dokumentuj porozumienia. Wszystkie ustalenia dotyczące pracy zdalnej powinny być na piśmie — to chroni obie strony.

Szukaj ofert z elastycznym modelem pracy na Laddro — coraz więcej pracodawców w Polsce oferuje pracę zdalną lub hybrydową jako standard.