Ce date personale scoți din CV: CNP, adresă și copii de acte

Un recrutor deschide dimineața candidaturile primite pentru un post de asistent administrativ. În câteva zeci dintre ele găsește codul numeric personal scris frumos sub nume, lângă adresa completă de domiciliu și seria cărții de identitate. Câțiva candidați au atașat și o copie scanată a buletinului, deși nimeni nu le ceruse asta. În momentul acela recrutorul nu are o problemă de recrutare. Are o problemă de conformitate, iar candidatul nu a câștigat absolut nimic.

Sfatul obișnuit pe care îl găsești despre datele personale din CV sună a formalitate: nu pune prea multe informații, protejează-ți intimitatea, ai grijă cu datele tale. Este un sfat corect, dar slab, pentru că nu explică nimic. Motivul real pentru care CNP-ul nu are ce căuta într-un CV nu ține de prudență. Ține de o regulă scrisă în legea română, iar odată ce înțelegi regula, nu mai ai nevoie de nimeni care să îți spună ce să tai.

Codul numeric personal are un regim juridic separat

CNP-ul este un număr de identificare național și este reglementat expres de art. 4 din Legea nr. 190/2018, legea prin care România a pus în aplicare regulamentul european privind protecția datelor. Legea este în vigoare de la 31 iulie 2018. Nu este o normă obscură și nu este o interpretare a cuiva. Este textul de bază pe care orice departament de resurse umane serios din România îl cunoaște.

Ideea centrală este simplă. Prelucrarea CNP-ului, inclusiv prin colectarea sau dezvăluirea documentelor care îl conțin, este permisă doar în situațiile prevăzute de art. 6 alin. (1) din regulamentul general. Formularea aceea despre documente care îl conțin este importantă: copia buletinului intră în discuție exact la fel ca numărul scris de mână. Nu contează sub ce formă ajunge CNP-ul la angajator, contează că a ajuns.

Partea grea vine imediat după. Atunci când temeiul pe care se sprijină prelucrarea este interesul legitim, art. 4 alin. (2) din Legea 190/2018 impune garanții suplimentare cumulative. Toate, nu la alegere. Operatorul trebuie să aibă măsuri tehnice și organizatorice adecvate potrivit art. 32 din regulament, trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor al cărui nume și date de contact se comunică autorității de supraveghere, și trebuie să stabilească termene clare de stocare, de revizuire periodică și de ștergere.

Ce înseamnă asta pentru firma care îți primește CV-ul

Pune-te o clipă în locul angajatorului. Publică un anunț, primește câteva sute de candidaturi, iar dintre ele o parte conțin coduri numerice personale pe care nu le-a cerut nimeni. Din secunda în care fișierele acelea intră în inbox, firma prelucrează CNP-uri. Nu a vrut, nu a solicitat, dar le are.

De aici încolo apar întrebări la care cineva trebuie să răspundă. Pe ce temei sunt ținute datele? Cât timp rămân stocate CV-urile respinse? Cine are acces la ele? Există un responsabil desemnat și notificat autorității? Sunt criptate fișierele? Există o procedură de ștergere? Pentru o companie mare, care are oricum un cadru de conformitate, aceasta este o bătaie de cap în plus. Pentru o firmă mică, unde recrutarea o face administratorul de pe telefon, este o expunere reală.

Autoritatea competentă în România este ANSPDCP, Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, care își publică deciziile și ghidurile pe dataprotection.ro. Concluzia practică se formulează scurt: CNP-ul nu are ce căuta într-un CV. Este necesar abia în momentul încheierii contractului individual de muncă, adică atunci când relația dintre tine și angajator există juridic și când temeiul prelucrării devine evident.

Mai este un aspect pe care candidații îl subestimează. Un CV nu ajunge într-un singur loc. Ajunge la recrutorul intern, apoi la managerul de linie, uneori la o agenție intermediară, uneori într-un sistem de gestiune a candidaturilor găzduit în altă țară. Fiecare pas înseamnă o copie în plus a unui număr care te identifică unic pentru tot restul vieții. Nu ai control asupra niciuneia dintre copii.

Adresa completă, seria buletinului și copiile de acte

Același raționament se aplică integral și pentru adresa de domiciliu, pentru seria și numărul actului de identitate și pentru copiile de documente. Toate trei sunt date pe care angajatorul le va cere oricum la angajare, prin canale controlate, cu un temei clar. Niciuna nu ajută la evaluarea candidaturii.

Adresa completă merită o discuție separată, pentru că mulți o pun din obișnuință, copiind un model vechi. Un angajator nu are nevoie de stradă, număr, bloc, scară și apartament ca să decidă dacă te cheamă la interviu. Are nevoie de o singură informație de localizare: dacă ești sau nu în zona în care se lucrează, sau dacă ești dispus să te muți. Orașul și județul acoperă complet această nevoie. Mai mult de atât nu este informație, este risc.

Copia scanată a buletinului este cazul cel mai clar. Nu există niciun scenariu de recrutare în care un candidat trebuie să trimită o copie a actului de identitate odată cu CV-ul. Dacă un anunț îți cere asta înainte de orice discuție, tratează cererea cu suspiciune și întreabă direct care este temeiul și cine este operatorul. O firmă serioasă va ști să răspundă. Una care nu știe să răspundă îți spune deja tot ce trebuie să afli despre ea.

Vârsta, starea civilă, religia și fotografia

Sursele românești de orientare în carieră recomandă de ani buni eliminarea vârstei, a stării civile, a religiei și a fotografiei din CV, iar motivul invocat este direct: aceste informații invită discriminarea. Nu spun că orice recrutor discriminează conștient. Spun că oferi gratuit criterii după care cineva te poate elimina, criterii care nu au nicio legătură cu munca pe care o vei face.

Data nașterii este un exemplu bun de informație care pare inofensivă și nu este. Din ea rezultă vârsta, iar vârsta produce presupuneri automate în mintea celui care citește: prea tânăr pentru responsabilitatea asta, prea scump probabil, prea aproape de pensie. Niciuna dintre presupuneri nu se verifică, dar toate se formează în două secunde, înainte ca cineva să citească ce ai făcut efectiv.

Starea civilă și numărul de copii sunt în aceeași categorie, cu un plus de nedreptate pentru femei. Religia și apartenența politică nu au ce căuta într-un document profesional în nicio situație. Iar fotografia este o discuție mai lungă, pe care merită să o porți separat, pentru că acolo nu există o interdicție legală, ci doar o practică în schimbare.

Ce rămâne, de fapt, în partea de sus a CV-ului

După ce elimini tot ce am enumerat, rămâne un antet foarte scurt, și asta este exact ideea. Numele complet, așa cum îl folosești profesional. Un număr de telefon la care răspunzi. O adresă de contact profesională, nu una construită în liceu. Orașul și județul. Titlul rolului pentru care aplici sau al rolului pe care îl ocupi acum. Dacă ai un profil profesional public relevant sau un portofoliu, adaugi legătura către el.

Atât. Patru sau cinci rânduri. Spațiul câștigat nu rămâne gol, ci se duce către singurul lucru care contează cu adevărat: ce ai făcut, unde, cu ce rezultat. Un candidat care își folosește primul sfert de pagină pentru CNP și adresă a pierdut cea mai valoroasă suprafață din tot documentul pe informații care nu conving pe nimeni.

Când datele acestea sunt cerute pe bună dreptate

Ca să fie clar, nu spunem că angajatorul nu are voie să îți ceară niciodată CNP-ul. Are, și îl va cere. Momentul este însă altul, iar contextul este complet diferit.

CNP-ul, adresa de domiciliu, seria și numărul actului de identitate și copiile de documente devin necesare la încheierea contractului individual de muncă, pentru înregistrarea contractului, pentru declarațiile fiscale și pentru contribuțiile sociale. În acel moment există o relație juridică între tine și angajator, există un temei limpede și există obligații legale de ambele părți. Diferența dintre a le da atunci și a le trimite într-un CV este diferența dintre o prelucrare necesară și una pe care nimeni nu a cerut-o.

Aceeași logică se aplică și verificărilor de referințe sau vizitei medicale: datele se cer punctual, când sunt necesare, nu preventiv, în masă, de la toți cei care au aplicat.

O verificare de două minute înainte să trimiți

Deschide CV-ul și citește doar antetul. Caută nouă cifre puse la rând oriunde în document. Caută cuvântul domiciliu. Verifică dacă ai atașat vreun fișier în plus față de CV și scrisoare. Uită-te dacă apare data nașterii, chiar și ascunsă într-o rubrică de date personale. Dacă găsești oricare dintre ele, șterge și salvează din nou.

Merită și o verificare a fișierului în sine. Exportă documentul în format PDF, cu un nume de fișier care conține numele tău și rolul, nu ceva de tipul cv final versiunea 4. Metadatele documentului rămân uneori din șabloane vechi, așa că este bine să te uiți și acolo.

Un CV corect nu este unul din care ai tăiat de frică. Este unul care conține exact informația necesară pentru decizia care se ia acum, adică decizia de a te chema sau nu la o discuție. Restul vine la momentul potrivit, prin canalele potrivite. Dacă vrei să pornești de la o structură care nu îți cere date pe care nu ar trebui să le trimiți nimănui, poți construi CV-ul cu Laddro și să te concentrezi pe partea care chiar decide interviul: experiența și rezultatele tale.