ATS-vennlig CV: slik kommer søknaden forbi rekrutteringssystemet

Du har brukt en kveld på å finpusse CV-en, lastet den opp, og hørt ingenting. Det er lett å tro at ingen leste den. Ofte stemmer det nesten: før et menneske ser søknaden din, går den gjennom et rekrutteringssystem, og hvis systemet ikke finner deg, blir du aldri vurdert. På norsk kalles disse verktøyene rekrutteringssystemer, men de fleste kjenner den engelske forkortelsen ATS, altså Applicant Tracking System. Her får du en ærlig gjennomgang av hvordan de faktisk fungerer i det norske arbeidsmarkedet, og hva du konkret gjør med CV-en for å komme forbi.

Hva et rekrutteringssystem gjør i Norge

Det er en myte at et norsk rekrutteringssystem er en robot som automatisk kaster deg ut. I praksis er systemet stort sett et arkiv og et søkeverktøy. Rekruttereren legger inn stillingen, mottar søknadene, og bruker søket til å finne kandidatene som matcher. Blir du ikke funnet i det søket, ligger du usynlig i bunken.

De vanligste systemene i Norge er Webcruiter, som er en del av Talentech og regnes som det mest brukte rekrutteringssystemet i landet, i tillegg til Jobbnorge og Recman. Dette bekreftes av oversikten over rekrutteringssystemer på hr-teknologi.no. Jobbnorge dominerer i staten og i akademia. Universitetet i Oslo oppgir selv på uio.no at de bruker Jobbnorge som elektronisk rekrutteringssystem for å behandle søknader. Store offentlige og private virksomheter kjører nesten alt gjennom slike systemer, så sannsynligheten for at din neste søknad havner i ett av dem, er høy.

Nøkkelord: skriv slik annonsen skriver

Fordi rekruttereren søker i teksten din, er nøkkelord det viktigste enkeltgrepet. FINN.no skriver i sine CV-tips at du bør «tagge» relevante oppgaver og kvalifikasjoner slik at CV-en blir søkbar i en database, og at du skal lese stillingsutlysningen nøye og tilpasse CV-en til jobben du søker på. Poenget er enkelt: bruker annonsen ordet «kundeoppfølging», hjelper det ikke at du har skrevet «kontakt med kunder». Systemet leter etter det ordet arbeidsgiveren la inn, ikke synonymet ditt.

Gå gjennom annonsen og plukk ut ordene som gjentar seg, både titler, verktøy og fagbegreper. Skriv dem inn i CV-en med nøyaktig samme ordlyd, men bare der de faktisk stemmer med det du har gjort. Har annonsen «Visma», «fakturering» og «avstemming», skal de begrepene stå svart på hvitt i erfaringen din hvis du har jobbet med dem.

Her er forskjellen i praksis. En vag variant:

Jobbet på økonomiavdelingen med ulike oppgaver knyttet til regnskap.

Den samme linjen skrevet slik systemet og rekruttereren leser den:

Regnskapsmedarbeider i Visma Business: fakturering, bankavstemming og månedsrapportering for tre selskaper.

Den andre inneholder titlene og verktøyene noen faktisk søker på, og den viser omfang. Det er den som dukker opp i treffet.

Nøkkelkvalifikasjoner tilpasset stillingen

NAV anbefaler på arbeidsplassen.nav.no at du bruker tid på et godt sammendrag, som de kaller nøkkelkvalifikasjoner, og at det skal vise at erfaringen din passer akkurat denne stillingen. Søker du på noe annet senere, må du spisse sammendraget mot den nye stillingen. Dette avsnittet er gull både for mennesket som leser og for søket, fordi det samler de viktigste ordene helt øverst.

Si at du søker på en stilling som kundekonsulent der annonsen vektlegger kundeoppfølging, saksbehandling og erfaring med CRM. Et ferdig sammendrag du kan bygge videre på:

Kundekonsulent med fire års erfaring fra kundeoppfølging og saksbehandling i forsikring. Har fulgt egen kundeportefølje i CRM-systemet Salesforce, håndtert klager og fornyelser, og holdt en løsningsgrad på over 90 prosent i førstelinjen. Snakker norsk og engelsk flytende.

Legg merke til at hvert nøkkelord fra annonsen er dekket, og at påstandene er konkrete og etterprøvbare. NAV advarer nettopp mot tomme fraser som «jeg er blid og effektiv», og ber deg heller vise hvordan eller hvorfor du kan det du sier.

Formatet systemet klarer å lese

Selv en god tekst blir borte hvis filen er bygd feil. Send CV-en som PDF, slik at den ser lik ut hos alle mottakere, men pass på at det er en ekte tekst-PDF og ikke et skannet bilde eller et skjermbilde. Et bilde inneholder ingen søkbar tekst, så alt du har skrevet, blir usynlig for systemet. FINN.no peker på at PDF beholder formateringen, mens rådet fra flere rekrutterere er å være forsiktig med tabeller når CV-en skal gjennom et søknadssystem, fordi ren tekst og enkel struktur tolkes tryggest.

Noen praktiske regler som følger av dette:

• Legg viktig informasjon i den vanlige brødteksten, ikke i tekstbokser, topptekst eller bunntekst, som mange systemer hopper over.
• Bruk vanlige overskrifter som «Arbeidserfaring», «Utdanning» og «Nøkkelkvalifikasjoner», ikke kreative titler som «Min reise».
• Hold deg til én spalte og en vanlig skrifttype. To spalter kan bli lest i feil rekkefølge når teksten trekkes ut.
• Ikke gjem ferdigheter i grafikk. En søylegraf som viser «Excel» blir til ingenting når systemet leser teksten, så skriv ordet.

Lengden følger norsk skikk. FINN.no anbefaler at CV-en ikke er mer enn én til to sider, og NAV setter opp en tydelig rekkefølge med personalia, utdanning, fagbrev og autorisasjoner, arbeidserfaring, annen erfaring, kurs, språk og til slutt sammendrag. Et ryddig format og en kjent rekkefølge gjør både maskinen og mennesket i stand til å finne det de leter etter.

Fyll ut skjemaet, ikke bare last opp filen

Dette overser mange. I Webcruiter og Jobbnorge søker du sjelden ved å bare slippe inn en PDF. Du oppretter en profil og fyller ut strukturerte felter for utdanning, arbeidserfaring, kompetanse og språk. Det er ofte disse feltene rekruttereren søker i, ikke selve vedlegget. Hopper du raskt gjennom skjemaet og stoler på at «alt står i CV-en», risikerer du å falle ut av søket selv om vedlegget er perfekt.

Bruk derfor like god tid på skjemaet som på CV-en. Fyll ut hvert felt, velg riktige kategorier for kompetanse, og skriv stillingstitler og ferdigheter med de samme ordene du bruker i selve dokumentet. En profil du oppretter i Webcruiter, kan dessuten gjenbrukes på flere utlysninger, så jobben du legger ned én gang, betaler seg neste gang du søker.

Én CV per stilling, ikke én for alle

Fristelsen er å lage én god CV og sende den samme til alt. Det er nettopp det som gjør deg usynlig i et søk. To stillinger som ligner, kan bruke helt ulike ord: den ene annonsen skriver «prosjektleder», den andre «prosjektkoordinator», og et søk på det ene ordet fanger ikke det andre. Både FINN.no og NAV bygger rådene sine på det samme prinsippet, at du skal lese utlysningen og tilpasse CV-en til jobben du søker på.

Du trenger ikke skrive alt på nytt hver gang. Behold grunnstammen med utdanning og jobber, og bytt ut sammendraget og de øverste kulepunktene slik at de speiler den aktuelle annonsen. Ti minutter på å bytte ut noen ord og løfte den mest relevante erfaringen øverst gir langt bedre uttelling enn å sende den samme filen tjue steder. Rekruttereren merker forskjellen med en gang, og det gjør søket i systemet også.

Slik tester du CV-en før du sender

Du trenger ikke gjette om filen er lesbar. Åpne PDF-en, merk all teksten med musen eller med hurtigtasten for «merk alt», og kopier den inn i et tomt dokument. Kommer teksten ut som ren, lesbar tekst, klarer systemet å lese den også. Kommer det ingenting, eller bare et bilde, har du en skannet fil som må lages på nytt.

Gjør så en siste sjekk mot annonsen. Skriv opp de fem til åtte viktigste ordene fra utlysningen, og let dem opp i din egen tekst. Mangler noen av dem, og du faktisk har erfaringen, legger du dem inn med annonsens ordlyd. Da har du en CV som både systemet finner og som rekruttereren kjenner igjen som et svar på nettopp deres stilling.

En ATS-vennlig CV handler ikke om å lure en maskin. Den handler om å skrive tydelig, bruke ordene bransjen faktisk bruker, og fylle ut det systemet ber om, slik at du blir funnet av det rette mennesket. Vil du slippe å tenke på formatet, bygger Laddro CV-en i maler som er testet mot vanlige rekrutteringssystemer, så du kan bruke tiden på innholdet i stedet.