Exemplu de scrisoare de intenție pentru manager de proiect

De ce majoritatea scrisorilor de manager de proiect se citesc pe diagonală

Scrisoarea tipică de manager de proiect enumeră metodologii și certificări. PMP, Prince2, Agile, Waterfall, management al riscurilor, comunicare cu părțile interesate. Omul care o citește le are deja în CV-ul tău. Întrebarea lui este alta: ce proiect ai livrat, cu ce buget, cu cât peste termen și ce ai făcut când a deraiat.

Varianta care funcționează nu îți listează cursurile. Ia un proiect, un termen ratat sau salvat și spune ce ai schimbat concret.

Exemplul de pe pagina asta este scris de Sorin Apostol, manager de proiect cu opt ani la Continental Automotive în Timișoara, pe proiecte de industrializare. Aplică la un post de manager de proiect la Bosch, pe platforma de la Jucu, lângă Cluj-Napoca, și s-ar muta pentru rol.

Deschide cu ceva concret

Sorin nu începe cu „prin prezenta candidez pentru postul anunțat". Primul paragraf spune ce a livrat: transferul unei linii de producție din Germania în Timișoara, buget de 6,8 milioane de euro, 14 fluxuri paralele și un termen de nouăsprezece luni respectat cu două săptămâni marjă.

În a doua frază spune de ce Bosch. Nu „pentru oportunitatea de dezvoltare într-o companie de prestigiu", ci pentru că anunțul cere coordonarea unui transfer similar, iar partea pe care puțini au făcut-o este validarea calității în paralel cu rampa de producție, lucru pe care el l-a condus de două ori. Leagă experiența de cerința cea mai grea din anunț.

Ce reții: primul paragraf dă buget, durată și rezultatul față de termen. Nu o listă de metodologii.

Arată rezultate, nu adjective

Mijlocul scrisorii este dovada. Sorin scrie că a recuperat șapte săptămâni de întârziere pe un proiect de 3,1 milioane de euro, după ce a mutat validarea sculelor înaintea livrării echipamentelor și a renegociat ordinea cu doi furnizori. Că a condus un comitet săptămânal cu nouă departamente, cu un raport de o pagină, și că numărul de puncte deschise fără responsabil a scăzut de la 46 la 5 în trei luni. Că a închis proiectul de industrializare cu o abatere de buget de 1,8%, într-un context în care prețurile la componente crescuseră.

Uită-te la ce nu scrie. Nu scrie „bune abilități de coordonare" și nu scrie „gestionarea părților interesate". Le arată prin comitetul săptămânal și prin cifra punctelor deschise.

Ce reții: înlocuiește fiecare adjectiv cu un număr. În loc de „livrare în termen", scrie „nouăsprezece luni, închis cu două săptămâni marjă".

Explică de ce firma asta, nu oricare

Paragraful al treilea este cel pe care aproape toți candidații îl ratează. Sorin menționează extinderea platformei de la Jucu și întreabă direct cum se împarte responsabilitatea între managerul de proiect și echipa de inginerie a procesului, pentru că la el granița aceea a fost sursa celor mai multe întârzieri. Nu este flatare, este o întrebare de om care a condus proiecte.

Rezolvă și mutarea, cu termen: se poate instala în zona Cluj-Napoca în opt săptămâni, iar familia este de acord. Fără propoziția asta, un recrutor cu un post în producție elimină candidatul din alt județ fără să mai întrebe.

Ce pui în scrisoarea de manager de proiect

• Un proiect cu buget, durată și rezultat față de termen
• O deraiere și ce ai făcut ca să o recuperezi
• Numărul de echipe sau de departamente pe care le-ai coordonat
• Certificările exact cum stau, dacă le ai, într-o singură frază
• Disponibilitatea și termenul de mutare, dacă este cazul

Ce lași afară

Scoate lista de metodologii. Scoate „leadership" și „gândire analitică". Scoate proiectele la care ai fost membru de echipă, dacă aplici pentru un rol de coordonare, pentru că la interviu se întreabă ce decizii ai luat tu. Și scoate vina pentru întârzieri pusă pe furnizori sau pe alte departamente, chiar dacă este justificată, pentru că cititorul reține doar că dai vina.

Nu copia fraza din anunț despre „abilități de comunicare". Dacă apare identic, se vede.

Cât de lungă trebuie să fie

Scrisoarea lui Sorin are 300 de cuvinte și intră pe o pagină. Trei paragrafe: ce ai livrat, ce ai salvat, de ce aici. Numele fișierului scris ca de om: Apostol-Sorin-scrisoare-manager-proiect.pdf.

Pe scurt

O scrisoare bună de manager de proiect nu dovedește că știi metodologia. Dovedește că ai livrat ceva cu bani și cu termen, și că poți spune în două fraze ce a mers prost și ce ai făcut. Scrie-o ca pe un raport de etapă, nu ca pe o cerere.

Dacă vrei structura completă, citește ghidul despre scrisoarea de intenție, apoi pornește de la anunț în generatorul de scrisori.