Jak napsat motivační dopis, který má v Česku smysl poslat

Motivační dopis je v Česku dokument, o kterém se mluví víc, než se čte. Část personalistů ho otevře jako první, část ho přeskočí a část si ho vyžádá až ve druhém kole. Pokud ho píšete do každé reakce stejný, plýtváte časem. Pokud ho nepíšete nikdy, přicházíte o pozice, kde o něm rozhoduje.

Tenhle návod říká, kdy ho poslat, co do něj napsat a jak má v českém prostředí vypadat.

Kdy ho český zaměstnavatel doopravdy čte

Standardní reakce na inzerát na Jobs.cz nebo Prace.cz obsahuje životopis upravený pro tu konkrétní pozici. Nic víc není povinné. Motivační dopis se v Česku očekává spíš u seniorních nebo strategicky důležitých pozic než plošně.

V praxi to znamená tohle.

Pište ho, když ho inzerát výslovně žádá, když se hlásíte do státní správy nebo samosprávy, kde oznámení o výběrovém řízení často vyjmenovává požadované přílohy, když jde o vedoucí pozici, když se hlásíte do neziskovky nebo do školy, když měníte obor a ta změna potřebuje vysvětlení, nebo když píšete firmě, která žádnou pozici neinzeruje.

Nepište ho, když se hlásíte na pozici ve výrobě, ve skladu, v provozu nebo v obsluze, kde se nábor řeší telefonem do dvou dnů. Tam dopis nikdo neotevře a jeho absenci vám nikdo nevytkne.

Zvláštní případ je státní služba. Oznámení o výběrovém řízení podle zákona č. 234/2014 Sb., o státní službě, žádají jako přílohu žádosti strukturovaný profesní životopis a nedoložení přílohy je důvodem pro vyřazení žádosti. Pokud tedy úřad v oznámení vypisuje přílohy, berte ten výčet doslova a dodejte přesně to, co je v něm napsáno.

První odstavec: nezahoďte ho

Většina motivačních dopisů začíná větou, kterou personalista čte dvacetkrát denně. „Dovoluji si reagovat na Vaši inzerovanou pozici, která mě velmi zaujala."

To není chyba, to je prázdný řádek. Místo toho má první odstavec pojmenovat pozici a hned za ni postavit jednu konkrétní věc, kvůli které má smysl čtení dokončit.

Takhle ne: „Reaguji na inzerát na pozici vedoucí skladu. O práci u Vaší společnosti mám velký zájem a věřím, že bych byl přínosem."

Takhle ano: „Hlásím se na pozici vedoucí skladu v Modřicích. Posledních pět let vedu sklad náhradních dílů se 4 200 položkami a třemi lidmi a v inzerátu mě zaujalo, že plánujete přechod na čárové kódy. Stejný přechod jsem u předchozího zaměstnavatele vedl od výběru dodavatele až po zaškolení směn."

Druhá verze dokazuje, že jste inzerát přečetli, a nabízí přesně tu věc, kterou firma řeší.

K oslovení. Když je v inzerátu jméno, použijte ho: „Vážená paní Nováková," nebo „Dobrý den, pane Dvořáku," podle toho, jak formálně firma komunikuje. Když tam jméno není, je v Česku bezpečné „Vážená paní, vážený pane," nebo „Dobrý den,". Hledání jména na LinkedIn je obvykle otázka dvou minut a stojí to za to.

Prostřední část: příběh, který v životopise nestojí

Prostřední odstavec nebo dva jsou jediné místo celé přihlášky, kde můžete vysvětlit souvislost. Životopis je výčet. Dopis je zdůvodnění.

Vyberte jeden nebo dva výsledky ze životopisu, které jsou pro tuhle pozici nejrelevantnější, a dopovězte, co u nich není vidět: co bylo zadání, co se nepovedlo napoprvé, jak jste to vyřešili a co z toho zůstalo. Číslo už v životopise je, takže ho neopakujte, jen ho zarámujte.

Tady se taky řeší věci, které v odrážkách vypadají jako problém. Pauza v časové ose, přechod z jiného oboru, tři roky práce na dohodu místo hlavního poměru, vlastní živnost vedle zaměstnání. V dopise se dají říct jednou větou bez obhajování. Personalista, který to vysvětlené nedostane, si domyslí nejhorší variantu.

Čemu se vyhnout: převyprávění celého životopisu v minulém čase. Když dopis začíná „Po absolvování střední školy jsem nastoupil" a jde chronologicky dál, přišli jste o celý prostor.

Závěrečný odstavec: bez kroucení

Poslední odstavec má dvě práce: říct, co se má stát dál, a skončit.

„Rád se o pozici pobavím osobně, k dispozici jsem od příštího týdne, nastoupit mohu od 1. července." To je všechno. Žádné „předem děkuji za Váš čas a zvážení mé kandidatury a těším se na případnou odpověď".

Pokud můžete nastoupit hned, napište to. Pokud máte dvouměsíční výpovědní dobu, napište i to; v Česku je to standardní informace, kterou se personalista bude ptát v prvním telefonátu, a předběhnutí té otázky vypadá organizovaně.

Formát: pravidla, na kterých záleží

• Jedna strana. Vždy. Tři až čtyři odstavce, nikdy ne dvě strany.
• PDF, ne Word. Formátování ve Wordu se u příjemce rozsype a v českých firmách pořád běží různé verze Office.
• Stejný vizuál jako životopis. Když dopis a životopis vypadají jako dva dokumenty od dvou lidí, je to vidět na první pohled.
• Název souboru se jménem a pozicí. „Novak_Jan_vedouci_skladu.pdf", ne „dopis_final.pdf".
• Datum a místo nahoře nebo dole jsou v Česku zvyk, ale nikdo je nevyžaduje.
• Podpis. U e-mailové přihlášky stačí jméno. Sken vlastnoručního podpisu není potřeba a u státní správy platí to, co stojí v oznámení.
• Rodné číslo, číslo účtu, skeny dokladů. Do dopisu nepatří, stejně jako do životopisu.

A jedna věc, která zabíjí víc odpovědí než formát: text do těla e-mailu. Pokud posíláte přihlášku e-mailem, napište do něj dvě tři věty a dopis přiložte jako samostatné PDF. Pokud se hlásíte přes formulář na Jobs.cz nebo Prace.cz, nahrajte ho jako druhý soubor. Prázdný e-mail s dvěma přílohami působí stejně špatně jako e-mail, ve kterém je celý dopis nalepený bez odstavců.

Past na slovo „nepovinný"

Když inzerát píše „motivační dopis je výhodou" nebo „nepovinné", je to rozhodnutí přenesené na vás. A přenesené vědomě.

V takovém případě ho pošlete, pokud jde o kancelářskou, odbornou nebo vedoucí pozici. Rozdíl mezi dvěma kandidáty se stejnou praxí se často udělá přesně tady, protože jeden z nich dokázal, že si inzerát přečetl.

Nepošlete ho, pokud byste napsali obecný dopis, který by se dal poslat kamkoli. Takový dopis aktivně škodí, protože dokládá, že vám na téhle konkrétní pozici nezáleží. Žádný dopis je lepší než dopis s vyplněným názvem firmy v jinak nezměněné šabloně, a ten omyl, kdy v textu zůstane jméno předchozí firmy, se v Česku stává tak často, že si na něj personalisté stěžují veřejně.

Umělá inteligence: jak ji použít a jak ne

Nechat si celý dopis napsat nástrojem a odeslat ho bez úprav nefunguje. Vznikne text, který je gramaticky bezchybný a obsahově prázdný, a v češtině se navíc pozná podle slovosledu a podle frází, které živý člověk nepoužívá.

Co funguje: nechat si vygenerovat první verzi z vlastního životopisu a textu inzerátu a pak ji přepsat. Z vygenerovaného textu si necháte strukturu a pořadí argumentů a vyhodíte všechna obecná tvrzení. Na jejich místo dosadíte svoje čísla, názvy firem, konkrétní situace.

V Laddru sestavíte motivační dopis z vašeho životopisu a vloženého inzerátu a dopis převezme vizuál vašeho životopisu, takže celá přihláška drží pohromadě. Výsledek je ale vždycky první verze, ne finální dokument. Projděte si ho větu po větě a zkontrolujte dvě věci: že každé tvrzení je pravda a že žádná věta není obecná.

Pozor na jednu konkrétní past. Generované texty mají tendenci vymýšlet si čísla a tvrzení, která jste nikdy neřekli. Vymyšlené číslo je v českém náboru horší než žádné, protože telefonický screening trvá deset až třicet minut a dotaz na to číslo v něm skoro vždycky přijde.

Úprava dopisu pro každou pozici

Dopis, který neobsahuje nic z inzerátu, není motivační dopis, je to životopis v odstavcích.

Při každé nové přihlášce měňte tři věci:

1. Konkrétní bod z inzerátu v prvním odstavci. Tedy to, co ta firma zrovna řeší.
2. Který výsledek vytáhnete v prostřední části. Pro skladovou pozici jiný než pro pozici v nákupu, i když jde o tu samou vaši práci.
3. Jazyk. Tohle je v Česku zásadní a většina lidí to podcení.

K jazyku podrobněji. Pokud je inzerát česky, pište česky, i když firma je nadnárodní. Pokud je inzerát celý v angličtině, což je u podnikových center v Praze a v Brně a u IT pozic běžné, pište v angličtině. Jazyk inzerátu je nejspolehlivější signál, v jakém jazyce se povede pohovor i následná komunikace, a česky napsaný dopis na anglický inzerát v centru sdílených služeb znamená, že ho přečte někdo jiný, než pro koho byl určený.

Smíšený případ, tedy český inzerát s anglickými názvy pozic a požadavkem na angličtinu, řešte česky a anglické termíny ponechte v originále. „Řídil jsem onboarding nových členů týmu" je v českém náboru naprosto přirozená věta a snaha všechno překládat ji jen zhorší.

Kontrola před odesláním

• Je dopis na jedné straně a má tři až čtyři odstavce?
• Je v prvním odstavci konkrétní věc z tohohle inzerátu?
• Zmiňujete jeden nebo dva výsledky a vysvětlujete u nich to, co v životopise není?
• Nepřevypravuje dopis životopis chronologicky?
• Je v závěru jasné, co se má stát dál a odkdy můžete nastoupit?
• Je název firmy správný v celém textu, včetně míst, kam jste se nekoukali?
• Je to PDF se stejným vizuálem jako životopis?
• Je jazyk dopisu shodný s jazykem inzerátu?
• Je každé číslo v dopise pravdivé?

Napište si ho

Vytvořte motivační dopis v Laddru z vašeho životopisu a textu inzerátu, přepište ho vlastními slovy a stáhněte ho ve stejném vizuálu jako životopis.

Pokud začínáte od nuly, projděte si nejdřív průvodce psaním životopisu, protože dopis z něj vychází. A podívejte se na příklady motivačních dopisů, když potřebujete vidět hotový text.