Smart working in Italia: cosa dice la legge e cosa fanno le aziende

Lo smart working (o lavoro agile) è diventato parte integrante del vocabolario lavorativo italiano dal 2020. Ma la sua disciplina giuridica risale a prima della pandemia, e oggi il quadro normativo è più articolato di quanto molti lavoratori e datori di lavoro credano. Secondo l'Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2024 i lavoratori in smart working in Italia sono circa 3,55 milioni, in calo rispetto al picco pandemico di 6,58 milioni (2020) ma stabilmente superiori ai livelli pre-Covid (570.000 nel 2019).

Il quadro normativo: la Legge 81/2017

Lo smart working in Italia è regolato dalla Legge 22 maggio 2017, n. 81 (Capo II, articoli 18-24), nota come "Jobs Act del lavoro autonomo e lavoro agile". Questa legge è stata approvata tre anni prima della pandemia e definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato senza vincoli di orario o di luogo, organizzata per fasi, cicli e obiettivi.

Punti chiave della legge:

Accordo individuale scritto (art. 19). Lo smart working richiede un accordo tra lavoratore e datore di lavoro. Deve essere in forma scritta e deve definire: le modalità di esecuzione della prestazione, i tempi di riposo, le misure tecniche e organizzative per la disconnessione, e le modalità di esercizio del potere di controllo del datore.

Parità di trattamento (art. 20). Il lavoratore agile ha diritto allo stesso trattamento economico e normativo dei colleghi che svolgono le medesime mansioni in sede. Questo include retribuzione, inquadramento, progressione di carriera e accesso alla formazione.

Diritto alla disconnessione (art. 19). L'accordo deve individuare i tempi di riposo e le misure per garantire la disconnessione del lavoratore. Questo diritto, sebbene presente nella legge dal 2017, è diventato particolarmente rilevante durante e dopo la pandemia, quando i confini tra lavoro e vita privata si sono assottigliati.

Sicurezza sul lavoro (art. 22-23). Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza del lavoratore agile e deve consegnare un'informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di lavoro agile. L'INAIL copre infortuni e malattie professionali anche durante lo smart working.

Le categorie con priorità di accesso

La legge e le sue successive modifiche hanno introdotto categorie di lavoratori che hanno priorità nell'accesso allo smart working:

• Genitori con figli fino a 12 anni (o senza limite di età se il figlio è in condizioni di disabilità, ai sensi della L. 104/1992)
• Lavoratori con disabilità ai sensi della L. 68/1999
• Caregiver ai sensi del D.Lgs. 105/2022

Attenzione: la priorità non è un diritto assoluto. Il datore di lavoro può rifiutare, ma deve motivare il rifiuto. Se non lo fa, il rifiuto è considerato discriminatorio e il lavoratore può impugnarlo.

La comunicazione obbligatoria al Ministero

Dal 2022, il datore di lavoro deve comunicare i nomi dei lavoratori in smart working al Ministero del Lavoro attraverso la piattaforma telematica dedicata, entro 5 giorni dalla sottoscrizione dell'accordo individuale. La comunicazione deve indicare la data di inizio e fine dell'accordo, e la tipologia di smart working (a tempo determinato o indeterminato).

La mancata comunicazione comporta una sanzione amministrativa da 100 a 500€ per ogni lavoratore non comunicato (art. 23, comma 1, D.Lgs. 151/2015 come modificato).

La realtà dopo la pandemia: il ritorno in ufficio

Nonostante il quadro normativo favorevole, la tendenza post-pandemica in Italia è verso una riduzione dello smart working. Secondo l'Osservatorio del Politecnico di Milano, il modello prevalente è quello ibrido, con 2-3 giorni in presenza e 2-3 giorni da remoto.

Molte grandi aziende italiane hanno formalizzato policy interne che prevedono:

• Banche e assicurazioni: generalmente 2 giorni di smart working a settimana
• Consulenza: modelli variabili, spesso legati al progetto e al cliente
• Tech e digital: i più flessibili, con aziende che offrono full remote
• Manifattura: smart working limitato ai ruoli impiegatizi, impossibile per la produzione
• PA: il D.M. del 2021 ha stabilito che lo smart working nella Pubblica Amministrazione non deve superare il 49% dei giorni lavorativi

Il fenomeno del "return to office" (RTO) è particolarmente forte nelle PMI italiane, dove la cultura del controllo visivo e del presenteismo resta radicata. Secondo un'indagine AIDP (Associazione Italiana per la Direzione del Personale), il 35% dei direttori HR ritiene che lo smart working riduca la produttività, nonostante i dati dell'Osservatorio del Politecnico suggeriscano il contrario.

Come negoziare lo smart working

Se lo smart working è importante per te, ecco come negoziarlo efficacemente:

Informati sulla policy aziendale prima di accettare. In fase di colloquio, chiedi esplicitamente: "Qual è la vostra policy sullo smart working?" Non aspettare di essere assunto per scoprire che l'azienda lo concede solo un giorno a settimana.

Proponi un periodo di prova. Se l'azienda è restia, suggerisci un periodo di sperimentazione di 3 mesi con obiettivi misurabili. È più facile ottenere un "proviamo" che un "sì definitivo".

Metti in luce la produttività, non la comodità. Non parlare di "evitare il traffico" o "stare a casa". Parla di focus, produttività, riduzione delle interruzioni. I manager vogliono sentire che lavorerai meglio, non che starai più comodo.

Formalizza sempre l'accordo. Un'intesa verbale non ha valore. L'accordo di smart working deve essere scritto e depositato. Questo ti protegge in caso di cambiamenti aziendali.

Aspetti fiscali e pratici

Lo smart working non modifica il trattamento fiscale del lavoratore dipendente. La retribuzione resta soggetta alle stesse aliquote IRPEF e contributi INPS. Tuttavia, ci sono aspetti pratici da considerare:

Buoni pasto. Non sono obbligatori durante le giornate di smart working, salvo diversa previsione del CCNL o dell'accordo aziendale. Molte aziende li riconoscono comunque.

Rimborso spese. La legge non prevede un obbligo di rimborso per le spese sostenute dal lavoratore agile (elettricità, connessione internet). Alcuni CCNL o accordi aziendali prevedono un contributo forfettario.

Strumenti di lavoro. Il datore di lavoro è generalmente tenuto a fornire gli strumenti necessari (laptop, eventuale monitor). L'accordo individuale deve specificare chi fornisce cosa.

Lo smart working è un diritto da negoziare, non un favore da chiedere. Cerca aziende che offrono flessibilità reale su Laddro.