Трудова книжка і Реєстр застрахованих осіб: що змінилося після 10 червня 2026

Більшість українців досі впевнені, що трудова книжка це головний документ про їхній стаж, і тримають її у шафі як цінність. Юридично це вже не так, і зміна відбулася тихо, без жодних оголошень на кожному розі.

Ця стаття про те, як тепер ведеться облік трудової діяльності, що робити, якщо ви не встигли оцифрувати стару книжку, і чому це безпосередньо впливає на вашу наступну співбесіду.

Коротка хронологія

Закон України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX запровадив облік трудової діяльності працівника в електронній формі. Він набрав чинності 10 червня 2021 року.

З цієї дати відомості про трудову діяльність і страховий стаж ведуться не в паперовій книжці, а в електронному вигляді, у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Реєстр веде Пенсійний фонд України.

Законом було передбачено п'ятирічний перехідний період, щоб працівники й роботодавці встигли оцифрувати паперові книжки, тобто внести відскановані сторінки до реєстру. Цей період завершився 9 червня 2026 року.

Отже станом на сьогодні перехідний період уже позаду, і правила набули остаточного вигляду.

Що саме змінилося для вас

Паперова книжка більше не є обов'язковою. Роботодавець не зобов'язаний зберігати її в себе. Якщо ваша книжка досі лежить у відділі кадрів на старій роботі, ви маєте право її забрати, і після оцифрування вона залишається у вас на руках.

Основним джерелом даних про стаж є реєстр. Для періодів з 1 січня 2004 року відомості про ваш страховий стаж є в реєстрі застрахованих осіб, бо з того часу роботодавці подають персоніфіковану звітність. Паперова книжка для цих періодів нічого нового не додає.

Паперова книжка потрібна для періодів до 2004 року. Ось тут вона залишається доказом. Якщо ви працювали у 1990-х і на початку 2000-х, цей стаж підтверджується саме записами в книжці, і без оцифрування або подання її при оформленні пенсії він може не врахуватися.

Пропущений строк не є катастрофою. Профільний комітет Верховної Ради роз'яснив, що 10 червня 2026 року не є абсолютною межею: паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час, зокрема під час звернення за призначенням пенсії. Тобто якщо ви не встигли, це неприємно, але не фатально.

Що робити практично

Якщо книжка у вас на руках і в ній є записи до 2004 року. Оцифруйте її, не чекаючи пенсійного віку. Зробити це можна через особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду або через сервісний центр ПФУ. Потрібні скани всіх заповнених сторінок, включно з титульною і з усіма записами про переведення, нагородження й виправлення.

Якщо книжка у вас на руках і всі записи після 2004 року. Терміновості немає, бо ці періоди вже в реєстрі. Але перевірити реєстр усе одно варто, про це нижче.

Якщо книжка загубилася. Для періодів після 2004 року вона не потрібна. Для раніших періодів доведеться збирати архівні довідки від роботодавців або з державних архівів, і це довго. Починайте заздалегідь, не за місяць до пенсії.

Якщо книжка залишилася в роботодавця, який припинив діяльність або перебуває на окупованій території. Це найскладніший випадок. Тут шлях через архівні довідки, а за їх відсутності через встановлення стажу в судовому порядку. Консультацію краще отримати в сервісному центрі ПФУ, а не на форумі.

Перевірте свій стаж у реєстрі, і зробіть це зараз

Це найкорисніша практична дія з усієї статті, і її варто зробити навіть якщо все інше вас не стосується.

Через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду ви можете побачити власні дані з реєстру застрахованих осіб: за які періоди і які роботодавці подавали звітність і сплачували внески за вас.

Що там можна виявити, і виявляють регулярно:

• періоди, коли ви працювали, а внески за вас не сплачувалися
• роботу без оформлення, якої в реєстрі просто немає
• неповні або неправильні дані від роботодавця, який подавав звітність з помилкою
• розрив між вашими уявленнями про стаж і тим, що фактично зафіксовано

Чим раніше ви це побачите, тим більше шансів виправити. Через п'ятнадцять років знайти ліквідовану компанію й отримати від неї довідку буде неможливо.

Чому це важливо для пошуку роботи, а не лише для пенсії

Три дуже конкретні зв'язки.

Допомога по безробіттю залежить від страхового стажу. Розмір виплати розраховується з урахуванням стажу й заробітної плати, з якої сплачувалися внески. Якщо ваші останні два роки роботи були без оформлення, у реєстрі цього періоду немає, і розрахунок буде йти не з тих сум, на які ви очікували.

Ваучер на навчання для категорії від 45 років вимагає стажу. Умова це щонайменше 15 років страхового стажу. Перевіряється він саме за реєстром. Докладніше про інструмент у статті ваучер на навчання.

Роботодавець може попросити підтвердження стажу. Не завжди, але в бюджетній сфері, медицині, освіті й на позиціях, де стаж впливає на розряд або надбавку, це нормальна практика. Витяг із реєстру отримується онлайн і виглядає значно переконливіше, ніж фотографія сторінки книжки.

Що писати в резюме

Із цього всього випливає просте правило для документа, яким ви подаєтесь.

Пишіть реальні місяці й роки, а не округлення. Якщо ви працювали з березня 2021 до серпня 2023, напишіть саме так, а не "2021 до 2023". Рекрутер не ловить вас на неточності, але кадровик при оформленні звірятиме дані, і розбіжність доведеться пояснювати.

Не вписуйте в резюме періоди роботи без оформлення як офіційні. Їх можна і треба вписати, бо це реальний досвід, але не варто вдавати, що там був трудовий договір. Якщо запитають, скажіть прямо: працював за домовленістю, без оформлення. Це поширена ситуація в Україні й нікого не шокує. Що шокує, то це розбіжність між резюме й реєстром, виявлена при оформленні.

Не додавайте скан трудової книжки до резюме. Там ваші персональні дані, зокрема дата народження й іноді адреса, і цей файл потім живе в чужих папках. Книжку показують на етапі оформлення, не на етапі відбору.

Звільнення: два тижні і документи, які треба забрати

Коли ви йдете з роботи за власним бажанням, стаття 38 Кодексу законів про працю вимагає попередити роботодавця письмово за два тижні. Є підстави, за яких роботодавець має звільнити вас у зазначений вами строк, зокрема переїзд, вагітність, догляд за дитиною або хворим членом сім'ї, зарахування на навчання, вихід на пенсію.

У день звільнення, незалежно від підстави, попросіть три речі.

Перше: копію наказу про звільнення. Друге: паперову трудову книжку, якщо вона зберігалася в роботодавця. Третє: довідку про доходи за останні періоди. Третій документ потрібен саме для розрахунку допомоги по безробіттю, і просити його після звільнення значно важче, ніж у день звільнення, коли ви ще підписуєте обхідний лист.

Робота без оформлення: що саме ви втрачаєте

Оскільки вся система тепер тримається на реєстрі, робота поза ним стає дорожчою, ніж раніше. Варто розуміти, що саме втрачається, бо "зарплата в конверті більша" це лише один бік рахунку.

Страховий стаж. Місяці без оформлення не існують для реєстру. Вони не зараховуються ні до пенсійного стажу, ні до 12 місяців, потрібних для права на допомогу по безробіттю, ні до 15 років стажу, які вимагаються для ваучера на навчання в категорії від 45 років.

Допомога по безробіттю. Її розмір рахується з заробітку, з якого сплачувалися внески. Якщо офіційно ви отримували мінімальну зарплату, а решту в конверті, виплата буде рахуватися з мінімальної.

Лікарняний і декретні. Виплати по тимчасовій непрацездатності та по вагітності й пологах рахуються за тим самим принципом.

Захист при звільненні. Без трудового договору немає ні строку попередження, ні вихідної допомоги, ні можливості оскаржити звільнення. Домовленість закінчується тоді, коли роботодавець так вирішив.

Підтвердження доходу. Кредит, віза, оренда, оформлення статусу за кордоном. Усюди просять довідку, і видати її неможливо.

Це не аргумент відмовитися від роботи, якщо іншої немає. Це аргумент знати ціну й не вважати, що "потім дооформлять".

Довідки, які варто мати на руках

Три документи, які отримуються онлайн за кілька хвилин і регулярно потрібні при працевлаштуванні, оформленні виплат або подачі документів за кордон.

Витяг із реєстру застрахованих осіб. Формується в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду. Показує періоди, роботодавців і суми, з яких сплачувалися внески. Це сучасний аналог трудової книжки, і саме його просять дедалі частіше.

Довідка про доходи. Потрібна для розрахунку допомоги по безробіттю. Її видає роботодавець, і просити її варто в день звільнення.

Довідка про відсутність судимості, якщо ви подаєтесь у сферу, де її вимагають: охорона, освіта, робота з дітьми, фінанси, частина позицій у логістиці. Оформлюється через портал Дія. Строк її дії обмежений, тому замовляйте тоді, коли вона справді потрібна, а не на запас.

Коротко

Облік трудової діяльності перейшов в електронну форму з 10 червня 2021 року, перехідний період на оцифрування паперових книжок завершився 9 червня 2026 року, але оцифрувати книжку можна й пізніше, зокрема при оформленні пенсії.

Стаж з 2004 року є в реєстрі застрахованих осіб. Стаж до 2004 року підтверджується паперовою книжкою, і саме її варто оцифрувати, не відкладаючи.

Найкорисніша дія сьогодні: зайдіть в особистий кабінет Пенсійного фонду й подивіться, що насправді записано про ваш стаж. Більшість людей бачить там щось, чого не очікувала.

Створіть резюме із реальними місяцями й роками, щоб при оформленні не доводилося нічого переписувати.