CV til kontorassistent: eksempel, systemer og opbygning

Et opslag som kontorassistent er et af de opslag, der trækker allerflest ansøgninger. Om det er et vikariat i en revisionsvirksomhed i Odense, en fast stilling i en teknisk forvaltning i Herning eller en administrativ funktion hos en produktionsvirksomhed uden for Kolding, så ender bunken med at være stor, og ansøgerne ligner ofte hinanden på papiret. Alle skriver, at de er struktureret, serviceminded og god til Office.

Det er præcis derfor, CV'et afgør så meget. Jobindex skriver i sin CV-guide, at dit CV ikke bliver læst grundigt, men skimmet på 30 til 60 sekunder. Jens Fog, senior rekrutteringskonsulent hos Jobindex, siger at det for nogle stillinger kan være helt nede omkring 15 sekunder, og at det første spørgsmål læseren stiller sig selv er, om I overhovedet er tæt på hinanden. Din opgave er at gøre svaret let at finde.

Hvad der faktisk står i opslagene

Kontorassistent er ikke én jobfunktion, det er en samling af opgaver, der ser meget forskellige ud fra arbejdsplads til arbejdsplads. I det private handler det typisk om fakturabehandling og bogføring, kundekorrespondance, ordrebehandling, mødebooking og indkøb. I kommuner og regioner fylder journalisering, sagsbehandling, opdatering af hjemmesider og betjening af borgere langt mere.

Uddannelsesnævnet, som er det faglige udvalg for kontoruddannelsen, beskriver kontoruddannelsen med specialer som administration, offentlig administration, økonomi, revision, advokatsekretær samt spedition og shipping. Det er værd at kende, fordi opslagene låner sproget fra netop de specialer. Søger du en stilling i en forvaltning, er "offentlig administration" og "journalisering" ord, læseren leder efter. Søger du i en mindre virksomhed, er det snarere "debitor", "kreditor" og navnet på økonomisystemet.

Start derfor hvert CV med at læse opslaget igennem med en tuschpen. Streg de fem til syv ting under, som arbejdsgiveren nævner først eller nævner to gange. De skal kunne genfindes i dit CV, med samme ord som i opslaget.

Opbygningen, danske arbejdsgivere forventer

Der er bred enighed blandt de danske karrierevejledere om formen. HK anbefaler omvendt kronologisk rækkefølge med det nyeste øverst, og at CV'et højst fylder tre sider, gerne kortere hvis alt indhold stadig er relevant. Ase sætter grænsen ved to til tre sider. Jobindex arbejder med et interval, hvor du som ny på arbejdsmarkedet lander på en til to sider, mens to til fire sider er normalt, når du har nogle års erfaring bag dig.

For de fleste kontorassistenter betyder det i praksis to sider. Én side, hvis du lige er færdig som kontorelev.

Rækkefølgen, du kan læne dig op ad:

1. Navn og kontaktoplysninger øverst, gerne som en linje med telefon, mail og by
2. Profiltekst
3. Erhvervserfaring
4. Uddannelse
5. Kurser og certifikater
6. IT og systemer
7. Sprog
8. Referencer

HK anbefaler i øvrigt, at du ikke lister dine referencepersoners numre, men skriver den korte formulering "Referencer haves og kan fremskaffes efter aftale". Ase giver det samme råd, med den begrundelse at du så når at ringe dine referencer op og forberede dem, inden telefonen ringer hos dem.

Gem filen som PDF. Jobindex anbefaler PDF netop for at layoutet ikke skrider, og nævner klassiske skrifttyper som Calibri, Arial eller Verdana i 10 til 12 punkt. Giv filen et navn, arbejdsgiveren kan finde igen i sin mappe, for eksempel dit navn og ordet CV.

Profilteksten: eksempel før og efter

HK beskriver profilteksten som en slags miniansøgning på fem til syv linjer. Ase kalder den en appetitvækker på fem til ti linjer. Det er den tekst, der bliver læst først, og det er også den tekst, hvor de fleste kontor-CV'er falder fra hinanden, fordi de bruger den på egenskaber i stedet for indhold.

Sådan ser den typisk ud:

Jeg er en struktureret og serviceminded person, der arbejder godt både selvstændigt og i team. Jeg er detaljeorienteret, fleksibel og god til at bevare overblikket i en travl hverdag. Jeg har erfaring med administrative opgaver og er en dygtig bruger af Office-pakken.

Der står ikke noget. Jens Fog fra Jobindex peger netop på den slags løse personlige egenskaber, "fleksibel, omstillingsparat, god til mennesker", som noget rekruttører ser igen og igen uden at kunne bruge det til noget.

Sådan kan den se ud i stedet, skrevet til et opslag i en økonomifunktion:

Faglært kontorassistent med speciale i økonomi og fem års erfaring fra bogholderiet i en produktionsvirksomhed med 90 ansatte. Jeg kører den daglige kreditorbogføring i Business Central, afstemmer banken og lukker måneden sammen med regnskabschefen. Jeg har flyttet fakturagodkendelsen fra papir til digitalt flow, hvilket skar den gennemsnitlige godkendelsestid fra ni til tre dage. Superbruger i Excel med pivottabeller og opslagsfunktioner. Søger en stilling, hvor jeg kan have ansvar for hele kreditorområdet.

Samme person, samme jobs. Forskellen er, at den anden version kan efterprøves.

Erhvervserfaring: opgave og resultat, ikke stillingsbeskrivelse

Ase er tydelig på, at erfaring skal beskrives som ansvar og resultater, ikke som en liste over, hvad der stod i stillingsbeskrivelsen. I et kontorjob føles det svært, fordi arbejdet sjældent har et salgstal knyttet til sig. Men der er næsten altid en mængde, en tid eller en fejlrate, du kan sætte på.

Før:

• Ansvarlig for fakturering
• Besvarelse af telefon og mails
• Diverse ad hoc-opgaver

Efter:

• Behandlede cirka 400 kreditorfakturaer om måneden i e-conomic, fra modtagelse i indbakken til betaling og bogføring
• Var første kontakt på hovednummeret og en fælles mailboks med omkring 60 henvendelser om ugen, og svarede eller viderestillede samme dag
• Overtog mødebooking og rejsebestilling for fire sælgere, og samlede bilagene i ét skema, så regnskabet ikke længere skulle rykke for kvitteringer

Bemærk, at "diverse ad hoc-opgaver" er væk. Det er en linje, der fylder plads uden at fortælle noget. Har du lavet noget, der ikke passer i en kasse, så skriv hvad det var.

Har du haft mange korte vikariater gennem et bureau, så saml dem under bureauets navn som ét ansættelsesforhold, og skriv de tre til fire arbejdspladser nedenunder med hver deres opgave. Så ser CV'et ikke hullet ud, og læseren kan stadig se bredden.

IT og systemer: sæt niveau på hver linje

Det her er den sektion, der oftest afgør et kontorjob, og den er samtidig den nemmeste at gøre bedre end de andre ansøgere.

HK anbefaler, at du skriver hvilke programmer og systemer du kan, og på hvilket niveau, med ord som kendskab, daglig bruger og superbruger. Brug det konsekvent, og skriv systemnavnene, ikke kategorien:

• Excel: superbruger, pivottabeller, LOPSLAG, betingede formler
• Business Central: daglig bruger, kreditor og debitor
• e-conomic: daglig bruger, bogføring og fakturering
• WorkZone: kendskab, journalisering af ind- og udgående post
• Outlook og Teams: daglig bruger, kalenderstyring for fem personer

"God til IT" og "erfaren bruger af Office-pakken" siger ingenting. En kommune, der kører sagsbehandling i SBSYS eller WorkZone, leder efter systemnavnet. En mindre virksomhed leder efter navnet på sit økonomisystem. Har du kun brugt et andet system end det, opslaget nævner, så skriv dit eget system og tilføj kort, hvor hurtigt du plejer at komme ind i et nyt.

Er du nyuddannet kontorelev eller ufaglært

Kommer du direkte fra kontoruddannelsen, så byt om på rækkefølgen og sæt uddannelse over erhvervserfaring. Skriv elevpladsen ud som et rigtigt job med afdeling, systemer og opgaver, for det er den, læseren vurderer dig på. Har du haft flere afdelinger undervejs, hvilket mange kontorelever har, så list dem med hver sin linje. Én tæt side er nok.

Er du ufaglært og på vej ind i kontorarbejde fra for eksempel detail eller lager, så led efter det administrative i det, du allerede har lavet. Vagtplaner, varebestilling, kasseopgørelser, kundeklager og oplæring af nye er alle administrative opgaver, de bare ikke hed det. Skriv dem med tal på, og lad profilteksten forklare skiftet i to sætninger, så læseren ikke selv skal gætte. Vi har en længere gennemgang af, hvordan man gør det, i artiklen om CV ved karriereskifte.

Nøgleord og systemer, der skal kunne læses maskinelt

Mange større danske arbejdsgivere og stort set alle rekrutteringsbureauer kører ansøgninger gennem et rekrutteringssystem. Det betyder ikke, at du skal skrive kunstigt, men det betyder at layoutet skal være enkelt: almindelige overskrifter, ingen tekstbokse, ingen tabeller med flydende kolonner, og alle vigtige ord i selve teksten frem for i et grafisk element. Vi har skrevet mere om det i guiden til et ATS-venligt CV.

Den vigtigste praktiske regel er, at du skriver ordene fra opslaget, som de står. Står der "journalisering", så skriv journalisering og ikke "arkivarbejde". Står der "debitorstyring", så brug det ord, også selvom du selv kalder det rykkerprocedure.

Jobnet-CV'et er ikke det samme som dit CV

Er du ledig, har du to CV'er kørende samtidig, og de skal ikke være ens. A-kasserne, for eksempel CA, beskriver kravet sådan, at dit CV skal være tilgængeligt på Jobnet senest 14 dage efter din første ledighedsdag, at du skal angive mindst to jobønsker, og at jobcentret godkender det. Jobnet-CV'et er en søgbar profil, virksomheder og jobkonsulenter kan finde dig på, så der skal alle dine jobønsker og alle dine systemer med.

Det CV, du sender til en konkret stilling, er det modsatte. Det er skåret til, og det handler kun om den ene stilling. HK formulerer det som, at CV'et altid skal målrettes den stilling, du søger, og at du derfor skriver et nyt CV hver gang. I praksis skriver du selvfølgelig ikke fra bunden, du bytter profiltekst, rækkefølge og de øverste punkter under hvert job.

Tjekliste, inden du sender

• Kan læseren på de første ti linjer se, at du har lavet præcis den type opgaver, opslaget beder om
• Er profilteksten fem til syv linjer med indhold i stedet for egenskaber
• Står der et tal, en mængde eller en tid på mindst tre af dine erfaringspunkter
• Er alle systemer nævnt ved navn og med niveau
• Er "diverse ad hoc-opgaver" og "god til IT" fjernet
• Er CV'et på højst to sider, gemt som PDF og navngivet med dit navn
• Er ansøgningen på én side og skrevet til den her arbejdsplads

Du kan bygge det hele i Laddro, hvor du får en fast opbygning og kan lave en ny version til hvert opslag uden at starte forfra. Og når CV'et er på plads, så brug lidt tid på ansøgningen. Vi har et gennemgået eksempel i artiklen om ansøgningens opbygning.