Motivatiebrief Erasmus: voorbeeld met toelichting

Wie dit werkelijk leest

Geen hoogleraar. In de meeste gevallen leest de uitwisselingscoördinator van je faculteit je Erasmusbrief, met veertig andere op tafel, een vast aantal plekken per partneruniversiteit en een spreadsheet.

Haar werk is plekken zo verdelen dat zo min mogelijk studenten terugkomen met problemen rond vakerkenning. De begeerde plek gaat dus naar wie haar het gevoel geeft het studieplan al te hebben uitgezocht en in februari geen dossier te worden.

Het voorbeeld is van Léa Dubois, Franse rechtenstudent in het derde jaar, die een voorjaarssemester aanvraagt aan een Finse universiteit. Drie aanvragen, twee plekken.

Noem één universiteit en verdedig die

Aanvragen die drie bestemmingen opsommen met per stuk een alinea algemene lof verliezen van aanvragen die één bestemming beargumenteren.

De eerste zin van Léa bevat universiteit, semester en reden: zij specialiseert zich in zee en milieurecht, en de gastfaculteit geeft in het voorjaar een blok over Arctisch en Baltisch marien bestuur waarvoor haar eigen faculteit geen equivalent heeft.

Daarna zet zij de vakcodes erin. Drie stuks, met studiepunten, en de opmerking dat alle drie in het Engels worden gegeven. Dat laatste detail weegt zwaarder dan studenten vermoeden, want de terugkerende nachtmerrie van elke coördinator is degene die aankomt en ontdekt dat tweederde van het rooster in het Fins is.

Wat je hiervan meeneemt: open de echte studiegids van de gastuniversiteit, kies drie vakken en zet de codes in de brief. Het kost een uur en vrijwel niemand doet het.

Laat zien dat de erkenning al rond is

In de tweede alinea koppelt Léa elk gekozen vak aan een eis uit haar eigen opleiding. Twee tellen mee in haar keuzeruimte en één stelt zij voor als vervanging van een verplicht vak, met de vermelding dat zij de vakcoördinator al heeft gemaild en het antwoord meestuurt.

Die alinea bezorgt haar de plek. Zij verandert daarmee van een risico in een makkelijke ja.

Wat je hiervan meeneemt: regel de learning agreement voordat je schrijft, niet nadat je bent geselecteerd. Zeg welke eis elk vak invult.

Talen en praktische zaken, zonder opsmuk

Zij onderbouwt haar Engels met een certificaat en een score in plaats van het vloeiend te noemen. Zij vermeldt dat zij geen Fins spreekt en zich heeft ingeschreven voor de beginnerscursus die de gastuniversiteit in de eerste twee weken geeft.

Ook schrijft zij dat zij de deadlines voor huisvesting heeft nagekeken en dat de aanvraag voor studentenkamers in november opengaat. Een kleinigheid, maar het wijst op iemand die administratieve mail leest, en dat valt coördinatoren op.

Waarom nu, in één alinea

De zwakste Erasmusbrieven hadden door elke student uit elk jaar geschreven kunnen zijn. Léa legt uit dat het voorjaarssemester het enige venster in haar studieplan is waarin de uitwisseling niet botst met haar verplichte stage, en dat haar scriptieonderwerp over regulering van havenemissies de reden is voor de Baltische invalshoek en niet een algemeen verlangen naar buitenlandervaring.

Zo hangen tijdstip, bestemming en eigen werk aan één argument.

Wat er niet in hoort

• "Ik wil een nieuwe cultuur leren kennen en mensen van over de hele wereld ontmoeten." Die zin staat in elke brief op de stapel.
• Een alinea over hoezeer de uitwisseling je blik verruimt. Neem het als gegeven aan en schrijf iets anders.
• Reisplannen. Er worden studieplekken verdeeld.
• Drie bestemmingen met dezelfde onderbouwing. Moet je een voorkeur aangeven, onderbouw elke bestemming dan anders.

Lengte en taal

400 tot 550 woorden volstaat. Dit is de kortste van de vier soorten in deze rubriek, omdat de inhoud in de learning agreement zit en de coördinator dat weet.

Schrijf in de taal die de oproep voorschrijft. Staat er niets, neem dan de voertaal van de gastuniversiteit als je die goed genoeg beheerst, en anders je eigen taal. Een houterige Finse tekst is slechter dan een nette Engelse.

Laatste ronde voor het versturen

Controleer of elke vakcode in de brief nog in de huidige studiegids staat. Studiegidsen veranderen jaarlijks, en een code die twee jaar geleden is geschrapt verraadt aan de coördinator dat je de brief van een oudere student hebt overgenomen.