Currículo de assistente administrativo: exemplo e estrutura

Quase todos os anúncios para administrativo em Portugal pedem a mesma coisa: alguém organizado, com Excel e com jeito para atendimento. O resultado é que a maioria dos currículos que chega ao recrutador se parece toda igual. Em agosto de 2026, o Indeed Portugal listava mais de 800 ofertas na área administrativa, e o agregador BeBee coloca Lisboa, Setúbal, Porto e Braga como os concelhos com mais vagas abertas na função. Quando há esse volume de candidaturas por vaga, quem lê decide em segundos que currículos abre até ao fim.

Este artigo mostra como montar um currículo de assistente administrativo para o mercado português: a estrutura que os recrutadores esperam, um resumo profissional preenchido que podes adaptar, uma secção de competências pronta a copiar e um exemplo de como transformar uma frase vaga numa que prova alguma coisa.

Quanto vale a função e porque é que isso muda o teu currículo

A Randstad Portugal indica um salário médio de 1.050 euros mensais para funções administrativas e cerca de 1.067 euros por mês para assistente administrativo, com os profissionais mais experientes a chegar aos 15.840 euros anuais. O Governo fixou o salário mínimo nacional em 920 euros a partir de janeiro de 2026, segundo o decreto-lei publicado em Diário da República e anunciado em portugal.gov.pt.

Repara na distância entre os dois valores. É curta. Isso diz-te uma coisa prática sobre o teu currículo: quem escreve "apoio administrativo geral" fica encostado ao mínimo, porque não há nada no papel que justifique pagar mais. Quem consegue provar uma especialidade, seja faturação, seja compras, seja apoio a uma equipa comercial que fatura em três países, tem argumento para negociar. O currículo é onde essa especialidade aparece ou desaparece.

O que os anúncios pedem mesmo

Vale a pena ler uma mão cheia de anúncios reais antes de escrever uma linha. Fi-lo nos portais onde estas vagas vivem e o padrão é claro.

No SAPO Emprego, uma vaga de administrativo de faturação na zona do Porto pedia bons conhecimentos de Excel e conhecimentos de SAP em regime preferencial, para trabalho de back office ligado à gestão de fornecedores e clientes. Em anúncios publicados no Indeed Portugal aparecem pedidos de PHC no Funchal e em Lisboa, e de PRIMAVERA em Cascais, este último descrito como lançamento e conferência de faturas, notas de pagamento e recibos. Vários anúncios de gabinetes de contabilidade pedem experiência em Primavera, SAP ou PHC como requisito de entrada.

Do lado das competências pessoais, a Randstad Portugal resume o perfil que os clientes procuram: ser organizado, ter boa capacidade de comunicação e de multitasking e prestar atenção aos detalhes.

A conclusão para o teu currículo é simples: escreve o nome do software. Não escrevas "software de gestão". Escreve PHC, Primavera, SAP, Sage, o que usaste mesmo. É por essas palavras que os recrutadores filtram as bases de dados e é por essas palavras que os sistemas de triagem procuram.

A estrutura que funciona em Portugal

Para esta função, uma página chega à esmagadora maioria dos candidatos. A ordem que funciona é esta.

Contactos. Nome, cidade ou concelho, telemóvel, email e LinkedIn se o tiveres atualizado. A localização não é detalhe: grande parte destas vagas é presencial e quem recruta quer saber se vives perto. Deixa de fora o número do cartão de cidadão, o NIF, a data de nascimento e o estado civil. O artigo 17.º do Código do Trabalho proíbe o empregador de exigir a um candidato informações relativas à vida privada, salvo quando sejam estritamente necessárias e relevantes para avaliar a aptidão para a função e com justificação por escrito. Se a lei não deixa que te peçam, não há razão para os ofereceres.

Resumo profissional. Quatro linhas no topo, escritas para a vaga concreta.

Experiência profissional. Ordem inversa, do emprego mais recente para o mais antigo, com três a cinco frases por função e resultados sempre que existirem.

Formação. Curso, escola, ano de conclusão. Se tens um curso profissional de técnico administrativo ou uma formação do IEFP em contabilidade ou gestão, diz o nome completo.

Competências e idiomas. Separadas em blocos, como mostro mais abaixo.

Sobre a fotografia, a decisão é tua. A plataforma Europass da Comissão Europeia sugere acrescentar uma fotografia adequada, e em Portugal continua a ser comum incluir. Se a puseres, que seja formal, com fundo neutro. Se não a puseres, ninguém te elimina por isso.

Sobre o comprimento, o próprio Europass é direto: não escrevas uma história longa e pormenorizada, concentra-te nos factos. É bom conselho para uma função em que ninguém te vai contratar pela prosa.

Europass ou currículo moderno

Precisas dos dois, e por razões diferentes.

O IEFP recomenda elaborar o currículo destacando a experiência, os conhecimentos, as competências e as potencialidades, e no iefponline o currículo preenchido é condição para te candidatares diretamente às ofertas de emprego. Ou seja, se contas com o IEFP como canal, tens de ter lá o teu perfil em condições, e o portal permite guardar várias versões do currículo e indicar qual é a principal.

Para as candidaturas que envias por email ou pelos portais privados, um currículo moderno de uma página costuma render mais. O Europass, mesmo na versão atual, gasta muito espaço em cabeçalhos e pouco naquilo que te distingue. O conselho da própria plataforma serve para qualquer formato que escolhas: dá relevo às competências e experiências que correspondem ao emprego a que te candidatas, e atualiza a secção sobre ti para explicar porque és a pessoa certa.

Resumo profissional: exemplo para adaptar

Este é um exemplo inventado para mostrares o nível de concretização que se espera. Os números são ilustrativos e tens de os substituir pelos teus.

Assistente administrativa com seis anos de experiência em faturação e apoio a equipas comerciais numa empresa de distribuição alimentar em Vila Nova de Gaia. Responsável pela emissão mensal de cerca de 400 faturas em PHC e pela conferência de documentos de fornecedores. Excel ao nível de tabelas dinâmicas e PROCV, inglês B2 usado no contacto diário com clientes em Espanha. Procuro uma função de back office numa empresa com operação internacional no Porto.

Repara no que este parágrafo faz em quatro linhas: diz o setor, diz o volume, nomeia o software, quantifica o inglês e declara o que procuras. Compara com o que costuma aparecer, do género "profissional responsável e dinâmica, com gosto pelo trabalho em equipa e vontade de aprender". A segunda versão podia ser de qualquer pessoa, para qualquer vaga.

Competências: separa as ferramentas do resto

Uma lista corrida de vinte palavras não se lê. Três blocos leem-se.

Ferramentas: PHC, PRIMAVERA, Excel (tabelas dinâmicas, PROCV, SOMA.SE), Outlook, SAP em nível de utilizador

Processos: faturação, conferência de faturas de fornecedores, notas de crédito, reconciliação bancária, arquivo digital, apoio a auditorias

Idiomas: português (língua materna), inglês B2, espanhol A2

O bloco dos processos é o que quase ninguém escreve e é o que mais ajuda. Mostra que percebes o ciclo de trabalho, não apenas que sabes abrir o programa.

Antes e depois de uma frase de experiência

O erro mais comum nesta função é descrever o cargo em vez de descrever o trabalho. Continuo com a mesma candidata inventada da secção anterior, e os números continuam a ser ilustrativos.

Antes: Responsável por tarefas administrativas diversas e apoio ao escritório.

Depois: Emiti e conferi faturas e notas de crédito em PRIMAVERA para uma carteira de 120 clientes, e reduzi para dois dias o prazo médio de resposta a pedidos de retificação.

A fórmula é sempre a mesma: verbo no passado, o que fizeste, a ferramenta que usaste, o resultado. Se não tens um resultado numérico, usa um volume ou uma frequência. "Tratei o expediente de entrada de três departamentos" já diz mais do que "apoio administrativo".

Erros que eliminam a candidatura antes da leitura

O mesmo currículo enviado a trinta vagas diferentes. Dá para perceber e é a razão número um para não haver resposta.

"Excel avançado" sem dizer o que é avançado. Se sabes tabelas dinâmicas, PROCV e macros, escreve tabelas dinâmicas, PROCV e macros.

O ficheiro chamado CV.pdf. Grava como "CV Ana Ferreira assistente administrativo.pdf" e facilita a vida a quem tem uma pasta com cem ficheiros.

Um email de adolescência. Cria um com nome e apelido e usa esse.

Parágrafos compridos na experiência. Bullets curtos, um por linha.

Onde te candidatares em Portugal

O Net-Empregos e o SAPO Emprego continuam a ser onde as pequenas e médias empresas portuguesas publicam mais vagas administrativas, e o Indeed Portugal agrega quase tudo o resto. As empresas de trabalho temporário, como a Randstad e a Adecco, colocam muita gente nesta função, por isso vale a pena ter perfil ativo em pelo menos duas.

O iefponline é canal obrigatório se estiveres inscrito no centro de emprego, e o IEFP disponibiliza ainda um Espaço Orientação onde podes trabalhar as técnicas de elaboração de currículo, de resposta a anúncios e de candidatura espontânea. A candidatura espontânea funciona melhor nesta área do que na maioria: muitas empresas com escritório no teu concelho nunca chegam a publicar a vaga.

Por onde começar hoje

Abre o anúncio que mais te interessa e sublinha o software e os processos que ele pede. Reescreve o teu resumo em quatro linhas usando essas palavras, desde que sejam verdade. Depois pega em cada função da tua experiência e transforma uma frase vaga numa frase com verbo, ferramenta e resultado. Guarda essa versão como base e adapta o resumo a cada candidatura.

Se preferires não começar de uma folha em branco, podes montar esta estrutura no editor da Laddro e ficar com um ficheiro limpo, de uma página, pronto a enviar.