O desafio de escrever uma carta de assistente de direcao
O papel de assistente de direcao e por natureza discreto. O trabalho bem feito e invisivel. Isso torna a carta de apresentacao particularmente dificil de escrever, porque os resultados nao aparecem em metricas de vendas ou projetos entregues. Aparecem na eficiencia dos executivos que apoia.
A maioria das cartas nesta area limita-se a descrever tarefas: "gestao de agenda, organizacao de viagens, preparacao de reunioes". O problema e que todos os candidatos fazem isto. O que diferencia e a escala, a complexidade e a confianca que lhe e depositada.
Este exemplo vem de Beatriz Esteves, com sete anos de experiencia em apoio executivo, que se candidata a EDP. Atualmente trabalha na Galp. Vamos analisar a sua abordagem.
Abrir com o nivel de responsabilidade
A Beatriz nao comeca com a descricao de funcoes. Comeca por estabelecer o nivel: apoio executivo a administracao e direcao-geral, ambientes de ritmo elevado e informacao confidencial. Em duas linhas, o leitor sabe que esta a lidar com alguem habituado a trabalhar com o topo da hierarquia.
O que retirar daqui: Nao descreva o que faz. Descreva para quem faz e em que contexto. O nivel de responsabilidade diz mais do que a lista de tarefas.
Quantificar o que parece inquantificavel
O corpo da carta mostra como tornar concreto um papel de suporte. A Beatriz presta apoio direto ao CFO e a 5 diretores. Gere a agenda e viagens internacionais de 6 executivos. Prepara 12 reunioes de Conselho de Administracao por ano com documentacao, logistica e atas. Coordena entre 4 departamentos. E gere despesas com um volume anual de 280.000 euros.
Cada ponto tem um numero. Nao e sobre dizer "sou organizada". E sobre mostrar a escala do que organiza. Uma coisa e gerir a agenda de uma pessoa. Outra e coordenar viagens internacionais de 6 executivos e preparar reunioes de Conselho.
O que retirar daqui: Mesmo em funcoes de suporte, existem numeros. Quantos executivos apoia, quantas reunioes prepara, que volume de despesas gere, com quantos departamentos coordena.
Demonstrar alinhamento com a empresa
A Beatriz fecha referindo a visao global da EDP e o compromisso com a transicao energetica. Liga isso a sua experiencia no setor da energia (vem da Galp) e a capacidade de lidar com informacao sensivel com discricao.
Nao e um elogio vazio. E a demonstracao de que a transicao entre as duas empresas faz sentido e que traz consigo o conhecimento do setor.
O que incluir na sua carta de assistente de direcao
- O nivel dos executivos que apoia (C-level, direcao, administracao)
- Numeros concretos: executivos, reunioes, departamentos, orcamentos
- Experiencia com informacao confidencial e processos de governance
- Conhecimento do setor da empresa a que se candidata
O que evitar
Nao use a expressao "pessoa proativa e organizada". Nao liste softwares de produtividade sem contexto. Nao escreva sobre "gostar de trabalhar em equipa". E nao subestime o papel: a carta deve refletir que o apoio executivo e uma funcao estrategica, nao administrativa.
Consideracoes finais
Uma boa carta de assistente de direcao transmite competencia, discricao e escala. O objetivo e que o leitor perceba que esta a lidar com alguem em quem executivos de topo confiam para gerir informacao critica e manter operacoes complexas a funcionar. Escreva com a mesma eficiencia com que gere o dia a dia de uma direcao.
