Visao geral
O CV de uma assistente de direcao precisa de demonstrar confianca. Nao confianca como traço de personalidade, mas como prova de que pessoas com responsabilidade real confiaram nesta profissional para gerir informacao sensivel, organizar a sua agenda e representar o seu gabinete. Nesta funcao, os nomes das empresas e o nivel dos executivos que apoias sao os teus melhores argumentos.
Este CV pertence a Beatriz Esteves, assistente de direcao com sete anos de experiencia. Atualmente na Galp, presta apoio direto ao CFO e a uma equipa de 5 diretores. Antes esteve na EDP e na PwC. A progressao e clara: de assistente administrativa em consultoria a apoio direto a C-level numa cotada do PSI-20.
Resumo: nivel, empresa e responsabilidade
Assistente de direcao com sete anos de experiencia em apoio executivo a administracao e direcao-geral. Atualmente na Galp, onde presto apoio direto ao CFO e a sua equipa de 5 diretores.
O nome "Galp" e o titulo "CFO" fazem o trabalho pesado neste resumo. Imediatamente, quem le sabe que esta profissional opera ao mais alto nivel corporativo em Portugal.
Para o teu CV: Nomeia sempre a empresa e o cargo do executivo que apoias. "Apoio a direcao" e vago. "Apoio direto ao CFO" e claro.
Experiencia: coordenacao com escala
Na Galp:
Gestao de agenda e viagens internacionais para 6 executivos
Preparacao de 12 reunioes de Conselho de Administracao por ano
Coordenacao entre 4 departamentos (financas, juridico, relacoes com investidores, auditoria)
Gestao de despesas e reembolsos com volume anual de 280 000 EUR
A preparacao de reunioes de Conselho de Administracao 12 vezes por ano demonstra exposicao a governacao corporativa ao mais alto nivel. O volume financeiro de 280 mil euros mostra que gere orcamentos reais, nao apenas agendas.
Na EDP, a organizacao de assembleias gerais de acionistas e outro indicador de responsabilidade elevada. Estes eventos envolvem logistica complexa, conformidade legal e coordenacao com multiplos stakeholders.
Competencias: o que distingue o apoio executivo
A lista inclui competencias especificas como "SAP Concur (gestao de viagens e despesas)", "Preparacao de reunioes de board" e "Gestao de informacao confidencial." Estas nao sao competencias genericas de secretariado. Sao competencias de apoio executivo de alto nivel.
A mencao a SharePoint e gestao documental mostra capacidade digital. Em grandes empresas portuguesas, a gestao documental e cada vez mais digital e o dominio destas ferramentas e um diferenciador.
Erros comuns
Usar o titulo "secretaria" quando a funcao e de assistente de direcao. Em Portugal, os dois titulos coexistem mas sinalizam niveis diferentes. Usa o titulo que corresponde a tua funcao real.
Nao quantificar. "Organizacao de eventos" e fraco. "Organizacao de 8 eventos institucionais por ano incluindo assembleia geral de acionistas" e forte.
Ignorar a confidencialidade como competencia. Em funcoes de apoio a C-level, a capacidade de lidar com informacao sensivel e uma competencia critica. Menciona-a explicitamente.
O projeto que prova iniciativa
A implementacao do SAP Concur no gabinete do CFO demonstra que a Beatriz nao se limita a executar rotinas. Definiu workflows de aprovacao para 5 niveis, formou 22 utilizadores e reduziu o tempo de reembolso de 12 para 4 dias. Este tipo de projeto mostra capacidade de melhoria de processos, uma competencia que transforma uma boa assistente numa assistente indispensavel.
