Chyby, které v Česku potopí životopis

Nahoře v životopise máte jméno, adresu, telefon, e-mail, datum narození a rodné číslo. Přesně tak to měl váš táta, přesně tak to má šablona, kterou jste stáhli, a nikdo vám nikdy neřekl, že je na tom něco špatně. Přitom právě ten poslední řádek je jediná položka celého dokumentu, kterou tam podle českých úřadů nemá co dělat.

Většina rad o životopisech se dá napsat pro kterýkoliv trh na světě. Tenhle text je o věcech, které jsou specificky české: o údajích, které se u nás do životopisu dávají ze zvyku, o tom, jak vypadá skutečný náborový proces v českých firmách, a o dvou číslech, která se v českých článcích opakují a neměla by se používat.

Rodné číslo do životopisu nepatří

Začneme tím nejjednodušším, protože to je zároveň nejčastější.

Rodné číslo nemá být na životopise nikdy. Není to obecný identifikační údaj, je to zvlášť chráněný identifikátor a jeho využívání jinými osobami je omezené na případy vyjmenované v § 13c zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel. Na tom se shodují jak Úřad pro ochranu osobních údajů, tak Ministerstvo vnitra ČR.

Vedle toho platí zásada minimalizace údajů podle GDPR. Zaměstnavatel ve fázi výběrového řízení nepotřebuje k posouzení vaší kvalifikace rodné číslo, číslo občanského průkazu ani kopie dokladů, a nemá tedy právní titul, na jehož základě by je mohl zpracovávat. Jinými slovy: pokud mu je pošlete, vytváříte mu problém, který nechtěl.

Ze stejné logiky do reakce na inzerát nepatří číslo bankovního účtu ani skeny občanského průkazu, řidičského průkazu a diplomů. Tyhle věci se řeší až ve chvíli, kdy se podepisuje smlouva. Pokud po vás někdo chce sken občanky ještě před pohovorem, je to samo o sobě varovný signál, ne standardní postup.

Praktické pravidlo: do kontaktních údajů patří jméno, město, telefon a e-mail. Případně odkaz na profesní profil. Nic dalšího tam nemusí být.

Datum narození, rodinný stav a další nepovinné údaje

Rodinný stav, státní příslušnost a zdravotní stav jsou výslovně nepovinné. Nemusíte je uvádět a jejich vynechání nikdo nemůže brát jako neúplnost. Tady je doporučení jednoznačné: vynechte je. Přidávají prostor pro předsudek a nepřidávají nic k tomu, jestli práci umíte.

U data narození je poctivé přiznat, že se české zdroje neshodnou. Část kariérních poradců ho doporučuje uvádět s tím, že je v Česku dlouhodobě zvykem a jeho absence působí jako snaha něco zamlčet. Jiná část ho doporučuje vynechat právě proto, že otevírá dveře věkové diskriminaci, a připomíná, že zaměstnavatel ho pro posouzení kvalifikace nepotřebuje.

Nebudeme předstírat, že jedna z těch dvou pozic je ta správná, protože v Česku zatím žádná ustálená norma neexistuje. Rozumné je rozhodovat podle příjemce. U tradičních českých firem, u státní správy a u menších zaměstnavatelů v regionech bude datum narození spíš očekávané. U mezinárodních firem a podnikových center v Praze a Brně je běžnější ho neuvádět. Jedno je jisté v obou případech: rok narození není totéž co rodné číslo a nezaměňujte je.

Struktura, na kterou jsou personalisté zvyklí

V Česku se ustálilo pořadí, které personalista čeká, a odchýlit se od něj znamená vytvořit zbytečnou překážku. Tvoří ho čtyři bloky: osobní údaje, pracovní zkušenosti, vzdělání, další znalosti a dovednosti. Zkušenosti i vzdělání se uvádějí v obráceném chronologickém pořadí, tedy od nejnovějšího.

Nejčastější chyba proti téhle struktuře je řadit od nejstaršího, protože „to je logické". Není. Personalista čte odshora a chce nejdřív vidět, co děláte teď. Druhá častá chyba je dávat vzdělání před praxi u člověka, který má deset let zkušeností. Vzdělání patří nahoru jen tehdy, když je to to nejzajímavější, co zatím máte, tedy typicky u absolventů.

Obecný životopis a archiv uchazečů

Tohle je bod, který uchazeči skoro nikdy neberou v úvahu, a přitom má tvrdé následky.

Portál Jobs.cz popsal skutečný průběh náboru v článku pro uchazeče už v roce 2018 a jde o postup, který se u nás v hrubých rysech drží dlouhodobě. Vypadá takhle. Nejdřív skenování klíčových slov po dobu 20 sekund až 2 minut, zaměřené na konkrétní jmenované nástroje a programy a na posledních 5 až 10 let praxe. Potom kontrola v archivu, kde si personalista dohledá, jestli jste se u firmy už někdy hlásili, na jakou pozici, proč jste tehdy neuspěli a jestli jste se dostavili na domluvený pohovor. Následuje posouzení manažerem, pak telefonický screening v délce 10 až 30 minut, a teprve potom pozvánka na pohovor.

Z toho plyne jedna nepříjemná věc. Když se do stejné firmy hlásíte opakovaně s nezměněným obecným životopisem, personalista to vidí. Vidí, na co jste se hlásili minule, i to, že jste od té doby nic neupravili. Obecný životopis tedy není jen neúčinný. V archivu vytváří stopu, která pracuje proti vám.

Praktický závěr je jednoduchý. Pokud se hlásíte na pozici, kde inzerát jmenuje konkrétní software, musí ten software být v životopise napsaný přesně tak, jak ho pojmenoval inzerát. Personalista v prvních dvou minutách nehledá význam, hledá shodu.

Se stejnou vážností berte i telefonický screening. Deset až třicet minut je dost dlouho na to, aby vyšlo najevo, že popis pozice ve vašem životopise nesedí s tím, co o ní umíte říct nahlas. Nejčastěji na to doplácejí formulace typu „zodpovědnost za chod oddělení", které v dokumentu vypadají solidně a v telefonu se rozpadnou, protože za nimi nestojí nic konkrétního. Když v životopise stojí, že jste vedli tým sedmi lidí a měsíčně uzavírali účetnictví ve dvou systémech, telefonát tuhle větu jen potvrdí. Když tam stojí obecná fráze, telefonát z ní udělá problém.

A ještě jeden důsledek archivu, který stojí za zmínku. Nedostavit se na domluvený pohovor bez omluvy není u nás anonymní událost. Zapíše se a zůstane v evidenci firmy i roky poté. Rozdíl mezi krátkým telefonátem s omluvou a tichem je v tom záznamu vidět.

Kolik pozornosti životopis opravdu dostane

O rychlosti čtení životopisů koluje spousta čísel a stojí za to je vidět vedle sebe, protože každé měří něco jiného.

Server cvapp.cz uvádí, že první pohled trvá méně než 7 sekund. Jobs.cz mluví o 20 sekundách až 2 minutách. A průzkum společnosti Robert Half International mezi 2 400 manažery ve 13 zemích zjistil, že téměř polovina z nich věnuje životopisu 5 až 10 minut plné pozornosti.

Ta čísla si neodporují tolik, jak to vypadá. Popisují různé fáze téhož procesu: první třídění, potom skenování těch, co prošly, a nakonec čtení manažerem, kterému má člověk nastoupit do týmu. Chyba je vybrat si jedno z nich a psát životopis jen pro něj. Dokument musí obstát v obou režimech současně: být přehledný na sedm sekund a věcný na deset minut.

Fotka: rozhodnutí, ne povinnost

Žádná zákonná povinnost mít na životopise fotku neexistuje. To je jediná část téhle otázky, která je jistá.

Názory náborářů se rozcházejí. Anketa serveru upravacv.cz mezi 183 respondenty skončila poměrem 60 % pro fotku a 40 % proti. Anketa neuvádí datum publikace, takže ji berte jako orientační vzorek, ne jako reprezentativní data.

Pokud fotku dáváte, dlouhodobé doporučení Jobs.cz je jasné: portrét obličeje a ramen ve stylu průkazové fotografie o rozměru 3 × 4 cm na neutrálním pozadí. Nikdy ne selfie, nikdy ne vystřižený kus skupinové fotky, nikdy ne dovolená. U mezinárodních zaměstnavatelů a podnikových center v Praze a Brně naopak čím dál víc platí norma bez fotky, protože ta odpovídá zahraniční praxi.

Pravidlo, kterým se dá řídit v obou případech: špatná fotka uškodí víc než žádná fotka. Pokud nemáte pořádný portrét, nedávejte tam raději nic.

Motivační dopis, který nikdo nechtěl číst

Motivační dopis se v Česku neposílá ke každé reakci. Očekává se spíš u seniorních nebo strategicky důležitých pozic než plošně. Přikládat ho ke každému inzerátu není chyba, ale nepřidá tolik, kolik si lidé myslí.

Když ho píšete, drží se doporučení Jobs.cz: maximálně 3 až 4 odstavce, žádné klišé typu „věřím, že jsem ideální kandidát", a méně o sobě, více o zaměstnavateli. Nejčastější chyba je, že dopis převypráví životopis vlastními slovy. Tím se dokument stane zbytečným. Dopis má dělat něco, co životopis neumí: propojit konkrétní požadavek z inzerátu s konkrétní věcí, kterou jste už udělali.

Dvě čísla, kterým v českých článcích nevěřte

Na závěr dvě věci, které se v české poradenské tvorbě opakují a neobstojí.

První je údaj, že „83 % personalistů" něco dělá nebo si něco myslí. To číslo pochází ze studie zahraničního dodavatele nástrojů na tvorbu životopisů, ne z českého výzkumu, a s českým náborem nemá souvislost. Používat ho jako argument nedává smysl.

Druhá je automatizované třídění životopisů, tedy takzvané ATS. České zdroje ho popisují jako běžnou součást náboru a je namístě říct dvě věci naráz. Většina těch textů je obsahový marketing firem, které nástroje na životopisy prodávají, a nezávislá česká data o tom, jak rozšířené ATS u nás skutečně je, neexistují. Jakékoliv procento, které v české souvislosti u ATS uvidíte, je odhad. To neznamená ignorovat čitelnost dokumentu, znamená to nestavět celou strategii na čísle, které nikdo nezměřil.

Většina chyb z tohohle seznamu se dá odstranit tím, že životopis neposkládáte jednou a natrvalo, ale budete ho pro každou pozici upravovat. V Laddro si udržíte jeden základní životopis a k němu vytvoříte verze pro konkrétní inzeráty, s formátováním, které zůstane čitelné, a bez polí, do kterých by vás cokoliv nutilo psát rodné číslo.