Motivační dopis v Česku: kdy ho psát a jak ho nezkazit

Většina motivačních dopisů, které v Česku dorazí do firemní schránky, začíná stejně. Uchazeč sděluje, že reaguje na inzerát, že ho pozice velmi zaujala a že věří, že je ideálním kandidátem. Následuje odstavec o tom, jak je pracovitý, spolehlivý a jak rád pracuje v týmu.

Takový dopis nikomu nic neřekne. Nepomůže ani neuškodí, jen zabere místo v příloze. A přesně proto se o motivačních dopisech tvrdí, že jsou přežitek.

Přežitek to není, jen se v Česku vyžaduje jinde, než si lidé myslí, a píše se jinak, než jak to učí kolující vzory.

Kdy ho v Česku opravdu chtějí

Začněme tím, co ušetří nejvíc času. Čeští náboráři obvykle vyžadují motivační dopis u seniorních nebo strategicky důležitých pozic, ne u každé přihlášky.

Z toho plyne rozumné rozdělení. U běžné pozice, kde inzerát dopis nezmiňuje, není povinný a jeho absence vás nevyřadí. U vedoucí role, u pozice, kde se rozhoduje o rozpočtu nebo o lidech, a u míst, kde je konkurence silná, ho naopak čekejte a připravte.

Jasně to shrnuje Tereza Valášková, bývalá HR specialistka a autorka publikace Průvodce kariérou, v materiálech Jobs.cz: „Motivační dopis není přežitek, zejména pokud chcete získat pozici, o kterou se perou jen ti nejlepší.“

Praktické pravidlo tedy zní: přiložte ho vždy, když ho inzerát žádá, a dále všude tam, kde předpokládáte, že vaše zkušenosti nejsou z životopisu na první pohled zřejmé. Pokud měníte obor, vracíte se po pauze nebo jdete na pozici o stupeň výš, dopis je vaše jediná příležitost to vysvětlit.

Obrácený případ je stejně důležitý. Když se hlásíte na běžnou pozici, vaše zkušenosti odpovídají inzerátu a nic neobvyklého vysvětlovat nepotřebujete, dopis nepřidávejte jen proto, že se to sluší. Tři odstavce obecných frází nikoho nepřesvědčí a ve výsledku jenom oslabí dojem z jinak dobrého životopisu.

A ještě jedno upozornění pro ty, kdo se hlásí přes portály. Když formulář nabízí volitelné pole na krátkou zprávu, je to místo, kde motivační dopis dává smysl i u pozic, kde ho nikdo nevyžaduje. Pár vět napsaných konkrétně k dané roli tam vynikne, protože většina lidí to pole nechá prázdné.

Motivační, nebo průvodní dopis?

Krátká terminologická odbočka, protože se na ni lidé ptají.

V českém prostředí se pojmy motivační dopis a průvodní dopis používají téměř zaměnitelně a v inzerátech uvidíte obojí. Technicky vzato je průvodní dopis doprovodný text k zásilce, tedy kratší a věcnější útvar, zatímco motivační dopis má vysvětlit, proč se hlásíte právě sem.

V praxi se tím netrapte. Když inzerát žádá průvodní dopis, pošlete text podle stejné struktury jako níže. Nikdo nebude posuzovat, jak jste soubor pojmenovali.

Kolik času na něj náborář má

Tady je potřeba být poctivý, protože jednotné číslo neexistuje a jednotlivé zdroje se rozcházejí.

Web cvapp.cz uvádí, že při prvním pohledu jde o méně než sedm sekund. Jobs.cz naopak píše, že náborář stráví procházením a utvořením názoru zhruba dvacet sekund až dvě minuty.

Rozdíl je nejspíš v tom, co se měří. Prvotní roztřídění je opravdu rychlé, pozornější čtení u vybraných kandidátů trvá déle. Berte to tedy jako rozpětí, ne jako jedno číslo, a napište dopis tak, aby fungoval v obou režimech: první věta musí dávat smysl při letmém pohledu a zbytek musí obstát při pomalém čtení.

Z toho také plyne délka. Jedna strana je strop, ne cíl. Kdo nedokáže napsat, proč se hlásí, na tři odstavce, obvykle to nedokáže ani na dva sloupce textu.

Struktura o třech až čtyřech odstavcích

Doporučení, které v českém prostředí dává Jobs.cz, počítá s maximálně třemi až čtyřmi odstavci. Každý má svůj úkol.

1. O jakou pozici jde a komu píšete. Uveďte konkrétní název pozice. Pokud znáte jméno člověka, který nábor vede, oslovte ho jménem. Dohledat to jde v inzerátu, na webu firmy nebo na LinkedIn a rozdíl oproti neadresnému oslovení je znát okamžitě.

2. Co vás na roli zaujalo a čím na ni navazují vaše zkušenosti. Tohle je jádro. Ne výčet všeho, co jste kdy dělali, ale propojení: v inzerátu je tohle, já mám za sebou tohle, a takhle to spolu souvisí.

3. Co konkrétně přinesete. Ne obecné sliby, ale věc, kterou byste v té roli řešili. Ukazuje to, že jste o práci přemýšleli, ne jen o tom, že ji chcete.

4. Výzva k dalšímu kroku. Krátká věta, ve které navrhujete osobní setkání. Nic květnatého, jedna věta stačí.

Jak vypadá druhý odstavec, který funguje

Teorie je snadná, tak si ukažme rozdíl na stejné situaci.

Takhle to napíše většina lidí:

Jsem velmi motivovaný a pracovitý člověk s několikaletou praxí v zákaznickém servisu. Umím pracovat pod tlakem, jsem komunikativní a věřím, že bych byl pro vaši společnost přínosem.

A takhle to vypadá, když stejný člověk napíše konkrétně:

V inzerátu píšete, že hledáte někoho, kdo pomůže srovnat agendu reklamací po odchodu kolegyně. Přesně to jsem dělal ve své poslední práci: reklamace byly rozeseté v osobních schránkách, nikdo neměl přehled o termínech a stížnosti se opakovaly. Během několika měsíců jsme je převedli do jednoho systému, zavedli jednotné odpovědi na nejčastější případy a předávání mezi směnami přestalo být hádankou. Vaše situace zní podobně, jen ve větším měřítku.

Druhý text má stejnou délku a říká nesrovnatelně víc. Není v něm ani jedno obecné přídavné jméno. A hlavně: navazuje na to, co firma sama napsala v inzerátu, takže je čitelně napsaný pro ni, ne rozeslaný všem.

Tenhle princip je celý trik. Vezměte si inzerát, najděte v něm větu, která popisuje skutečný problém, a napište, kdy jste podobný problém řešili.

Většina inzerátů takovou větu obsahuje, jen bývá schovaná mezi požadavky. Hledejte formulace o tom, že se rozšiřuje tým, že se zavádí nový systém, že se sjednocuje agenda po několika pobočkách nebo že pozice vzniká nově. To všechno jsou popisy situace, do které nastupujete, a právě k nim se dá napsat něco konkrétního.

Fráze, které dopis zabijí

Existuje skupina obratů, které náboráři vidí v každém druhém dopise. Nezpůsobí vyřazení, ale sdělují, že jste text neupravovali.

• „Věřím, že jsem ideální kandidát.“ Nejcitovanější příklad toho, co nepsat. Kdo je ideální, rozhoduje ten, kdo čte, ne ten, kdo píše.
• Formulace opsané z internetových vzorů. Poznají se snadno, protože se v nich mluví o dynamické společnosti a nových výzvách.
• Sebestředné vychvalování. Odstavec, ve kterém každá věta začíná slovem já, působí přesně tak, jak by působit neměl.
• Opakování životopisu jinými slovy. Když má dopis stejný obsah jako přiložený dokument, je zbytečný.
• Obecné superlativy o firmě. Věta, že je to přední společnost na trhu, se dá napsat komukoli, takže o zájmu nesvědčí.

Základní pravidlo: méně o sobě, více o zaměstnavateli

Kdyby si z celého textu měl někdo odnést jednu věc, tak tuhle. Doporučení, které v Česku zaznívá nejčastěji, zní: pište méně o sobě a více o zaměstnavateli a o té roli.

Zní to protismyslně, protože se přece prezentujete vy. Funguje to ale proto, že náboráře nezajímá, jaký jste člověk obecně. Zajímá ho, jestli vyřešíte to, kvůli čemu tu pozici otevřeli. Dopis, který mluví o jejich problému a ukazuje, že s ním umíte pohnout, je odpověď na jejich otázku. Dopis, který mluví o vašich vlastnostech, je odpověď na otázku, kterou nikdo nepoložil.

Test je jednoduchý. Projděte si hotový text a spočítejte, kolik odstavců se týká firmy a role a kolik jen vás. Pokud druhá skupina vyhrává, přepište to.

Než ho odešlete

Poslední průchod před odesláním. Zkontrolujte, že v dopise sedí název pozice a název firmy, protože právě tady vzniká ta nejtrapnější chyba při rozesílání více přihlášek najednou. Ověřte oslovení a jméno. Přečtěte si první větu nahlas a zeptejte se, jestli by kvůli ní někdo četl dál.

Pak se podívejte na formu. Dopis posílejte ve stejném formátu a se stejnou hlavičkou jako životopis, ať oba dokumenty vypadají jako jeden celek a ne jako dvě náhodné přílohy. Soubor pojmenujte tak, aby bylo po stažení poznat, čí je, tedy jménem a typem dokumentu. V náborovém systému skončí desítky souborů vedle sebe a ten, který se jmenuje jen dopis, se hledá špatně.

Do těla e-mailu napište dvě nebo tři věty, ne celý dopis znovu. Stačí, o jakou pozici jde, že v příloze posíláte životopis a motivační dopis, a podpis. Kdo do e-mailu zkopíruje totéž, co má v příloze, jen nutí druhou stranu číst stejný text dvakrát.

A hlavně počítejte s tím, že se dopis píše ke konkrétní pozici, ne jednou provždy. Životopis lze mít připravený a jen ho upravovat, motivační dopis se bez úprav použít nedá, protože jeho jediná hodnota je v tom, že mluví o téhle firmě.

Aktuální životopis a dopis k němu si sestavíte v Laddro a u další přihlášky pak měníte jen to, co se skutečně týká dané pozice.