Motivační dopis finančního auditora: příklad a rozbor

Proč dopisy auditorů vypadají jako výpis z metodiky

Motivační dopisy na auditorské pozice mívají zvláštní vadu: jsou napsané jazykem metodiky. Kandidát zmíní mezinárodní auditorské standardy, testování vnitřních kontrol a dokumentaci v auditním spisu, ale nenapíše, u koho to dělal, jak velkého klienta a co na tom bylo těžké.

Čtenář přitom potřebuje odpověď na tři věci: jak velké účetní jednotky jste auditovali, kolik toho zvládnete sami a jestli umíte výsledek vysvětlit někomu, kdo není účetní. Dopis, který na tyhle tři otázky odpoví, se čte do konce.

Tenhle příklad vychází z dopisu Martina Kučery, auditora s pěti lety praxe v Deloitte v Praze. Hlásí se na pozici v odboru interního auditu ČSOB.

První odstavec: velikost a odpovědnost

Martin nezačíná tím, že ho pozice velmi zaujala. Pojmenuje roli a hned za ni dá rozsah: vedl auditní tým o třech lidech u pěti klientů z výroby a retailu s obratem od tří set milionů do dvou miliard korun a u dvou z nich byl hlavní kontaktní osobou pro finančního direktora.

Druhá věta vysvětluje, proč banka a proč interní audit. Chce jít od ověřování výkazů k ověřování procesů a zajímá ho prostředí, kde se zjištění skutečně mění v opatření, a ne jen v dopis pro akcionáře. To je důvod, který se nedá použít nikde jinde.

Co si z toho vzít: první odstavec má obsahovat jeden rozsah a jeden důvod. Ne proč chcete auditovat, ale proč chcete auditovat tady.

Čísla a situace místo standardů

V prostřední části Martin uvádí tři věci. Zmapoval a zdokumentoval vnitřní kontroly v nákupním procesu u výrobního klienta se třemi závody a našel místo, kde jedna osoba zakládala dodavatele i schvalovala platby. Zkrátil terénní fázi auditu u opakovaného klienta z pěti na tři týdny tím, že převedl testování vzorků na analýzu celé populace v Alteryxu. A dvakrát prezentoval zjištění výboru pro audit.

Čeho se vyhýbá: nepíše „důkladná znalost ISA" ani „vysoká pracovní morálka". První je u auditora samozřejmost a druhé si čtenář odvodí z toho, co je v textu napsané.

Co si z toho vzít: nahraďte každou obecnou formulaci konkrétní situací. Místo „zkušenost s testováním kontrol" napište, co jste tím testováním našli.

Dva odstavce, stejná situace

Takhle to napíše většina uchazečů:

Mám zkušenost s auditem podle mezinárodních auditorských standardů, s testováním vnitřních kontrol a s dokumentací v auditním spisu. Jsem pečlivý, zodpovědný a umím pracovat pod tlakem.

A takhle to vypadá, když stejný člověk napíše konkrétně:

V inzerátu zmiňujete řízení operačního rizika v nákupu. Loni jsem u výrobního klienta se třemi závody mapoval nákupní proces a našel místo, kde jedna osoba zakládala dodavatele i schvalovala platby. Nešlo o podvod, šlo o to, že se role nikdy nerozdělily po odchodu kolegy. Opatření jsme navrhli tak, aby ho provoz unesl bez nového člověka.

Druhá verze je stejně dlouhá a dokazuje přesně to, co standardy jen předpokládají: že kandidát umí najít problém a navrhnout řešení, které v provozu obstojí.

Proč právě tahle firma

Závěr Martin používá na doklad přípravy. Odkazuje na výroční zprávu banky, zmiňuje konkrétní kapitolu o řízení operačního rizika a píše, že právě na pomezí nákupu a dodavatelských smluv má jeho zkušenost z výroby přímé použití.

Jde o jednu nebo dvě věty. Dlouhý rozbor cizí firmy z veřejných zdrojů působí opačně, než by měl, protože auditor má být přesný, ne mnohoslovný.

Co do motivačního dopisu auditora patří

• Velikost a odvětví klientů, které jste auditovali, a vaše role v týmu
• Jedno konkrétní zjištění nebo jedna věc, kterou jste v procesu zlepšili
• Stav certifikace: zkoušky KAČR nebo ACCA, kolik dílů máte složeno a kdy plánujete dokončení
• Systémy: SAP, Oracle, auditní software, nástroje na datovou analýzu
• Důvod, proč tahle firma, odvozený z inzerátu nebo z výroční zprávy
• Termín nástupu a délka výpovědní doby

Co vynechat

Vynechte vysvětlování, co je audit. Vynechte větu o pečlivosti a odpovědnosti. Vynechte kompletní seznam klientů, pokud vás váže mlčenlivost; popište je odvětvím a velikostí, ne jménem. A nikdy nepište číslo, které neumíte doložit.

Jazyk dopisu kopíruje jazyk inzerátu

U velkých poradenských firem a v podnikových centrech bývá inzerát v angličtině. V tom případě pište anglicky, protože jazyk inzerátu je nejspolehlivější signál, v jakém jazyce poběží screening i pohovor. U českých bank a výrobních firem je inzerát obvykle česky; pak pište česky a odborné termíny nechte v originále.

Délka a poslední průchod

Martinův dopis má kolem tří set slov a tři odstavce. Jedna strana je strop. Před odesláním zkontrolujte, že je v celém textu správný název firmy a pozice, že dopis posíláte jako PDF se stejnou hlavičkou jako životopis a že je každé číslo pravdivé.

Sestavte si motivační dopis v Laddru z vlastního životopisu a textu inzerátu a pak ho přepište svými slovy. Strukturu a oslovení rozebírá průvodce psaním motivačního dopisu.