Motivační dopis účetní: příklad, který obstojí u pohovoru

Proč dopisy účetních končí na hromádce „možná"

Motivační dopis účetní má v Česku skoro vždycky stejné jádro: pečlivost, zodpovědnost, samostatnost, orientace v daňové legislativě. Čtyři slova, která o kandidátce neříkají nic, protože je napíše každá uchazečka.

Hlavní účetní nebo finanční manažer přitom hledá odpověď na velmi konkrétní otázky. Jak velkou firmu jste účtovala. Děláte uzávěrku sama, nebo jen podklady. V jakém systému. A kolik toho umíte bez toho, aby se vás někdo musel ptát. Dopis, který na to odpoví v prvních dvou odstavcích, vyniká okamžitě.

Tenhle příklad vychází z dopisu Jany Horákové, účetní s devíti lety praxe. Dnes pracuje v centru podnikových služeb Accenture v Praze, kde zpracovává závazky pro německý trh, a hlásí se na pozici v účetním týmu Notina v Brně.

První odstavec: rozsah a jeden výsledek

Jana nezačíná zdvořilostní formulí o tom, že si dovoluje reagovat. Pojmenuje pozici a hned za ni dá rozsah: samostatně vede kompletní agendu závazků pro dvě entity s měsíčním objemem přes dva tisíce dokladů a čtyři roky uzavírá měsíc bez eskalace.

Druhá věta říká, proč Notino. Chce se vrátit od agendy pro jeden proces k celému účetnictví jedné firmy včetně uzávěrky a daňového přiznání a chce pracovat v Brně, kde žije. To je pravdivý a konkrétní důvod, a právě proto působí lépe než věta o dynamické společnosti.

Co si z toho vzít: první odstavec má obsahovat jeden rozsah a jeden důvod. Napište, jak velká ta agenda je, ne jak jste pečlivá.

Čísla místo přídavných jmen

V prostřední části Jana uvádí tři věci. Zavedla kontrolní seznam pro měsíční uzávěrku, po kterém se počet dodatečných opravných zápisů snížil z dvanácti na dva za měsíc. Převedla zpracování příchozích faktur na schvalovací workflow v SAP a zkrátila průměrnou dobu od doručení do zaúčtování z devíti na tři dny. A zaškolila čtyři nové kolegy, z toho dva, kteří předtím účetnictví nikdy nedělali.

To poslední je u účetní pozice silný argument, který většina kandidátek do dopisu nedá. Firma, která nabírá, obvykle řeší zároveň i to, kdo nové lidi zaučí.

Co si z toho vzít: každé přídavné jméno nahraďte číslem nebo situací. Místo „zkušenost s uzávěrkou" napište, za kolik dnů ji zvládáte a co jste na ní zlepšila.

Dva odstavce, stejná situace

Takhle to napíše většina uchazečů:

Jsem pečlivá, zodpovědná a samostatná, orientuji se v daňové legislativě a mám dlouholetou praxi v účetnictví. Práce s čísly mě baví a ráda se dál vzdělávám.

A takhle to vypadá, když stejný člověk napíše konkrétně:

Uzávěrka nám končila vždycky několika dodatečnými opravnými zápisy, protože každý z nás kontroloval něco jiného. Sepsala jsem kontrolní seznam o jedenácti bodech, prošli jsme ho s hlavní účetní a počet oprav spadl z dvanácti na dva za měsíc. Za rok jsme podle něj zaškolili dva kolegy, kteří předtím účetnictví nikdy nedělali.

Druhý text je stejně dlouhý a odpovídá přesně na to, co hlavní účetní zajímá: co od vás firma bude mít navíc kromě toho, že účtujete správně.

Proč právě tahle firma

Závěr Jana nepoužívá na chválu. Všimla si, že firma v inzerátu zmiňuje expanzi na další trhy, a napsala jednu větu o tom, že má zkušenost s DPH při dodání do jiného státu EU a s kontrolním hlášením u přeshraničních plnění. Tedy přesně ta věc, kterou firma při expanzi řeší.

Tohle je celý trik dobrého motivačního dopisu: najít v inzerátu větu, která popisuje skutečnou situaci firmy, a napsat, kdy jste podobnou situaci řešila.

Co do motivačního dopisu účetní patří

• Rozsah agendy: velikost firmy nebo počet dokladů, kolik entit, jaká část účetnictví
• Jedna věc, kterou jste zlepšila, s číslem před a po
• Systémy: SAP, Pohoda, Helios, Money S3, Abra, Navision, pokročilý Excel
• Co zvládáte samostatně: uzávěrka, přiznání k DPH, kontrolní hlášení, inventarizace, podklady pro audit
• Termín nástupu a délka výpovědní doby

Co vynechat

Vynechte věty o pečlivosti, spolehlivosti a loajalitě. Vynechte výčet školení z posledních deseti let. Vynechte datum narození, rodné číslo a rodinný stav, do dopisu ani do životopisu nepatří. A vynechte slib, že firmě srovnáte účetnictví, dokud nevíte, co v něm je.

Když je na pozici hodně uchazečů

Na účetní pozici v Praze a v Brně se hlásí hodně lidí a dopis bývá to jediné, co uchazečky odliší, protože životopisy jsou si navzájem podobné. Pokud inzerát píše, že je motivační dopis „výhodou", berte to jako rozhodnutí přenesené na vás a napište ho. Obecný dopis ale škodí; žádný je lepší než šablona s vyplněným názvem firmy.

Délka a kontrola

Janin dopis má kolem tří set slov a tři odstavce. Jedna strana je strop. Zkontrolujte název firmy v celém textu, pošlete PDF se stejnou hlavičkou jako životopis a ověřte, že je každé číslo pravdivé.

Sestavte si motivační dopis v Laddru z vlastního životopisu a textu inzerátu a pak ho přepište svými slovy. Oslovení a strukturu rozebírá průvodce psaním motivačního dopisu.