Visao geral
O secretariado administrativo e uma funcao que existe em praticamente todas as empresas portuguesas, mas isso nao significa que o CV possa ser generico. As empresas procuram profissionais que dominem ferramentas como o Microsoft 365 e o SAP, que saibam gerir documentacao e que tenham capacidade de organizacao comprovada.
Este CV pertence a Filipa Rocha, secretaria administrativa na Lisnave Estaleiros Navais em Setubal, com 6 anos de experiencia. Gere o apoio administrativo a direcao de operacoes, processa mais de 120 documentos por mes e migrou 8 000 documentos do arquivo fisico para o digital.
Vamos perceber como um CV de secretariado pode ser profissional e data-driven.
Resumo profissional: empresa, funcao e ferramentas
A Filipa abre com os anos de experiencia, a empresa actual (Lisnave), as funcoes principais (apoio a direcao, gestao de agenda, gestao documental) e as ferramentas que domina (Microsoft 365, SAP).
No teu resumo: Indica o tipo de empresa onde trabalhas, as funcoes que desempenhas e as ferramentas que usas. Se trabalhas com SAP ou sistemas de gestao documental, menciona-os desde o inicio.
Experiencia: volume e organizacao
Na Lisnave:
Gestao de agenda e organizacao de 15+ reunioes semanais com fornecedores e clientes
Processamento de 120+ documentos mensais (notas de encomenda, faturas, relatorios)
Coordenacao logistica de 4 eventos corporativos anuais com ate 200 participantes
Migrou 8 000 documentos do sistema fisico para gestao documental electronica
O projecto de digitalizacao de 8 000 documentos e o dado mais forte. Mostra proactividade, capacidade de gestao de projecto e competencia tecnologica.
Na Camara Municipal de Setubal:
Atendimento presencial e telefonico a 30+ municipes por dia
Gestao de processos de licenciamento urbanistico no sistema informatico municipal
A experiencia na administracao publica mostra versatilidade. Se trabalhaste tanto no setor privado como no publico, como a Filipa, isso e um ponto forte.
Competencias: ferramentas e soft skills
Microsoft 365, SAP (modulos MM e FI), gestao documental, atendimento telefonico e presencial, gestao de agendas, redacao de correspondencia e atas, organizacao de eventos, faturacao e Google Workspace.
A especificacao dos modulos SAP (MM e FI) e um detalhe importante. Mostra que nao e apenas "sei SAP", mas que domina modulos especificos relevantes para a funcao.
Certificacoes: Excel e RGPD
A certificacao Microsoft Office Specialist em Excel e a formacao em RGPD sao duas credenciais praticas. O Excel e a ferramenta mais utilizada em secretariado, e o RGPD e cada vez mais uma obrigacao de conhecimento em qualquer funcao administrativa.
Projectos: a digitalizacao como diferenciador
A digitalizacao do arquivo da Lisnave (8 000 documentos em 12 meses, reducao de 60% no tempo de pesquisa, formacao de 6 colegas) e um projecto que mostra impacto real. Se participaste em projectos de digitalizacao, reorganizacao ou implementacao de novos processos, inclui-os.
Erros comuns num CV de secretariado
Descrever apenas tarefas rotineiras. "Atendimento telefonico e gestao de agenda" e a descricao minima da funcao. Quantifica: numero de reunioes, documentos processados, eventos organizados.
Nao mencionar ferramentas. Microsoft 365, SAP, Google Workspace, sistemas de gestao documental. Se os usas, diz-lo.
Esquecer os projectos de melhoria. Se implementaste um novo sistema de arquivo, reorganizaste um processo ou formaste colegas, essa informacao mostra valor acrescentado.
Nao indicar a formacao complementar. Certificacoes em Excel, RGPD ou secretariado empresarial mostram investimento na profissao.
