Reference a výpis z rejstříku trestů: co po vás zaměstnavatel smí chtít

Prošli jste dvěma koly pohovorů na pozici administrativního pracovníka a v mailu s nabídkou stojí, že k nástupu potřebujete dodat výpis z rejstříku trestů a kontakt na dvě reference z předchozích zaměstnání. Většina lidí to prostě udělá, protože nechce na poslední chvíli komplikovat nabídku, kterou právě dostala.

Přitom obojí je v Česku právně ohraničené způsobem, o kterém většina uchazečů ani většina menších zaměstnavatelů neví. Výpis z rejstříku trestů není něco, co může zaměstnavatel běžně požadovat. A reference nejsou volný telefonát, ve kterém může bývalý nadřízený říct, co ho napadne.

Tři dokumenty, které si lidé pletou

Než se dostaneme k pravidlům, je potřeba oddělit tři věci, které se v běžné řeči míchají dohromady.

Zápočtový list, formálně potvrzení o zaměstnání, dostáváte automaticky při skončení pracovního poměru. Nemusíte o něj žádat. Obsahuje faktické údaje o zaměstnání, jako jsou druh práce a doba trvání, a zejména údaje potřebné pro navazující instituce. Předkládá se na úřadu práce při zaevidování. Neobsahuje žádné hodnocení vaší práce.

Pracovní posudek je něco úplně jiného. Vydává se na žádost zaměstnance a jeho obsah je zákonem omezený. Právě tenhle dokument bývá zaměňován se zápočtovým listem, přestože jeden je faktický přehled a druhý hodnocení.

Reference je neformální kategorie, kterou zákon nezná jako samostatný dokument. V praxi jde o telefonát nebo mail mezi bývalým a budoucím zaměstnavatelem. A právě proto, že to nikde nefiguruje jako dokument, si lidé myslí, že tam žádná pravidla neplatí. Platí, jen se dovozují z pravidel pro pracovní posudek.

Co smí být v pracovním posudku

Pracovní posudek upravuje § 314 zákoníku práce. Zaměstnavatel je povinen ho na žádost zaměstnance vydat do 15 dnů. Nemusí ho vydávat sám od sebe a nemusí ho vydat dřív než v době, kdy je požádán, ale jakmile požádáte, běží mu lhůta.

Obsahově může posudek pokrývat hodnocení práce, kvalifikaci, schopnosti a další skutečnosti, které se vztahují k výkonu práce. Nesmí obsahovat nesouvisející osobní hodnocení. Poznámka o tom, jak jste trávili volný čas nebo jaké máte politické názory, v posudku nemá co dělat.

A teď to nejdůležitější a nejméně známé. Zaměstnavatel nesmí o zaměstnanci podávat jiné informace než ty, které mohou být obsaženy v pracovním posudku. Cokoliv nad tento rámec vyžaduje souhlas zaměstnance. Tohle pravidlo je klíčové, protože se nevztahuje jen na papír. Vztahuje se i na telefonát. Když bývalý nadřízený zvedne telefon a začne novému zaměstnavateli vyprávět věci, které by v posudku být nemohly, překračuje mez, kterou zákon stanoví.

Zároveň je poctivé říct, co zakázané není. Budoucímu zaměstnavateli nic nebrání kontaktovat předchozího zaměstnavatele a ověřit si, upřesnit nebo doplnit to, co v posudku stojí. Ověřování referencí tedy legální je. Omezený je jeho obsah, ne jeho existence.

Pokud je posudek nepravdivý, můžete se domáhat jeho úpravy soudní cestou, a to do 3 měsíců ode dne, kdy jste se o jeho obsahu dozvěděli. Ta lhůta je krátká a začíná běžet od okamžiku, kdy jste se obsah dozvěděli, ne od vydání. Prakticky to znamená, že posudek má smysl si vyžádat a přečíst hned, ne až ve chvíli, kdy vám v náboru něco skřípe.

Výpis z rejstříku trestů: základní pravidlo je zákaz

Tady je řada uchazečů překvapená. Podle § 316 odst. 4 zákoníku práce zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem. Informace o trestněprávní bezúhonnosti patří mezi ty, které zaměstnavatel běžně požadovat nesmí.

Výchozím stavem tedy není povinnost výpis doložit. Výchozím stavem je, že po vás výpis nikdo chtít nemá.

Kdy je požadavek naopak v pořádku

Stejné ustanovení obsahuje výjimku a ta má dvě větve.

První větev: zaměstnavatel může informaci požadovat tam, kde je pro to věcný důvod spočívající v povaze práce, a kde je požadavek přiměřený. Obojí musí platit současně. Nestačí obecný pocit, že je lepší vědět víc. Musí existovat souvislost mezi povahou konkrétní práce a tou informací.

Druhá větev: zákon to výslovně stanoví. Zákonná podmínka bezúhonnosti platí například pro policisty, hasiče, zdravotní sestry a další zdravotnické pracovníky, sociální pracovníky, učitele, auditory, notáře a advokáty. Tam je požadavek jednoznačně na místě a nemá smysl se proti němu ohrazovat.

Mezi těmi dvěma póly je široké pásmo, kde požadavek závisí na tom, co konkrétně budete dělat. Práce s hotovostí, přístup k majetku vysoké hodnoty nebo práce s dětmi jsou situace, kde věcný důvod obhájit jde. Běžná administrativní pozice v kanceláři není.

Z toho plyne velmi praktická věta, kterou stojí za to znát: uchazeč, po kterém někdo chce výpis z rejstříku trestů na běžnou kancelářskou pozici, se může zcela legitimně zeptat, jaký věcný důvod spočívající v povaze té práce požadavek odůvodňuje. Není to konfliktní otázka, je to otázka, na kterou zaměstnavatel podle zákona musí umět odpovědět.

Vrstva ochrany osobních údajů

K pracovněprávní úpravě se přidává ještě ochrana osobních údajů. Údaje o odsouzeních v trestních věcech spadají pod článek 10 GDPR a jejich zpracování vyžaduje právní základ v členském státě spolu s odpovídajícími zárukami. Nejde tedy o běžný osobní údaj jako telefonní číslo.

Praktický důsledek je zásadní. Výpis z rejstříku trestů uvádí veškerá nezahlazená odsouzení, takže jde o vysoce rizikový dokument. Obecně platí, že ho zaměstnavatel nesmí bez právního základu okopírovat a založit do složky. Rozdíl mezi nahlédnutím do dokladu a pořízením a uchováním jeho kopie je z hlediska ochrany údajů podstatný. K tomuhle tématu se vyjadřuje Úřad pro ochranu osobních údajů i česká právní literatura.

Pokud tedy nastupujete do zákonem regulované profese a doložení výpisu je namístě, je pořád legitimní se zeptat, co se s dokumentem stane dál, kdo do něj bude mít přístup a jak dlouho bude uchováván.

Jak s referencemi zacházet prakticky

Několik doporučení, která z výše uvedeného plynou.

Vyžádejte si pracovní posudek při odchodu, ne až za rok. Máte na to nárok a zaměstnavatel má 15 dnů. Přečtěte si ho hned, protože lhůta pro soudní úpravu nepravdivého posudku je 3 měsíce od okamžiku, kdy se o jeho obsahu dozvíte.

Předem oslovte lidi, které chcete uvádět jako reference. Řekněte jim, na jakou pozici se hlásíte a co je pro ni podstatné. Nejde o to je navádět, ale o to, aby vás telefonát nezastihl nepřipravené. Bývalý nadřízený, který neví, o co jde, odpovídá obecně, a obecná odpověď v náboru nepomáhá.

Do životopisu nedávejte telefonní čísla a maily svých bývalých kolegů. Sdílíte tím cizí osobní údaje bez jejich vědomí každému, kdo si dokument otevře. Stačí uvést, že reference poskytnete na vyžádání, a předat kontakty až ve chvíli, kdy proces došel do fáze, kdy to má smysl.

Pokud se ucházíte o práci, zatímco jste stále zaměstnaní, mějte na paměti, že reference od aktuálního zaměstnavatele je citlivá věc. Není nic nestandardního na tom sdělit budoucímu zaměstnavateli, že současného nadřízeného zapojíte až ve finální fázi.

Vybírejte přitom podle relevance, ne podle titulu. Ředitel divize, který o vaší práci ví z druhé ruky, je horší reference než přímý nadřízený nebo vedoucí projektu, se kterým jste rok pracovali každý den. Dobrá reference potvrzuje konkrétní věci z vašeho životopisu. Ředitel, který si vás jen matně vybaví, potvrdí jen to, že jste ve firmě byli.

A počítejte s tím, že nábor si vás dnes ověřuje i tam, kde jste žádný kontakt neuvedli. Pokud v oboru pracuje omezený okruh lidí, personalista se zeptá někoho, kdo vás zná, i bez vašeho seznamu. Právě proto je rozumné nepsat do životopisu nic, co byste v telefonátu s bývalým kolegou nedokázali obhájit. Reference nekontrolují vaše kvality, kontrolují soulad mezi tím, co jste napsali, a tím, co si o tom pamatují ostatní.

Když je posudek nepravdivý

Stává se, že posudek obsahuje hodnocení, se kterým nesouhlasíte, nebo tvrzení, které se nezakládá na pravdě. Postup je v takovém případě přímočarý. Nejdřív požádejte zaměstnavatele o úpravu písemně a uveďte konkrétně, která tvrzení rozporujete a proč. Pokud to nepomůže, můžete se domáhat úpravy u soudu ve zmíněné tříměsíční lhůtě.

Rozlišujte přitom mezi tvrzením a hodnocením. To, že vás bývalý vedoucí hodnotí hůř, než byste si přál, samo o sobě není důvod k žalobě. Nepravdivý faktický údaj nebo hodnocení, které se netýká výkonu práce, už důvod být může.

Co si z toho odnést

Shrnuto: zápočtový list dostanete automaticky, pracovní posudek jen na požádání a do 15 dnů, reference jsou omezené obsahem, který smí být v posudku. Výpis z rejstříku trestů zaměstnavatel běžně požadovat nesmí a tam, kde ho požaduje, musí být buď věcný důvod v povaze práce, nebo zákonná podmínka.

Znát tyhle hranice se vyplatí i proto, že vás to zbaví části nervozity z náboru. Většina toho, čeho se uchazeči bojí, tedy že o nich někdo někde řekne cokoliv, právně možná není.

Zbytek už je na tom, jak srozumitelně dokážete popsat svoji práci. Pokud si chcete udržovat profil, ze kterého jde rychle sestavit životopis na konkrétní inzerát včetně přehledné pracovní historie, kterou reference jen potvrdí, použijte k tomu Laddro.