Motivační dopis PR specialisty: příklad a rozbor

Proč se PR dopisy čtou nejkritičtěji

PR specialista má v motivačním dopise nejtěžší pozici ze všech profesí. Dopis je totiž ukázka jeho vlastní práce. Když je napsaný obecně, čtenář okamžitě ví, že kandidát neumí napsat text, kterému by někdo věnoval pozornost, a žádná praxe to nevyváží.

Typický PR dopis obsahuje budování vztahů s médii, komunikační strategii a schopnost pracovat s krizovými situacemi. Nic z toho se nedá ověřit. Dopis, který funguje, místo toho uvede jeden výstup, jedno médium a jeden důsledek.

Tenhle příklad vychází z dopisu Ondřeje Vlka, PR specialisty s šesti lety praxe. Dnes vede externí komunikaci v Air Bank a hlásí se na pozici v tiskovém oddělení Škoda Auto v Mladé Boleslavi.

První odstavec: konkrétní výstup

Ondřej nezačíná tím, že si dovoluje reagovat. Pojmenuje pozici a hned za ni dá výstup: vedl komunikaci k zavedení nového platebního produktu a k oznámení vyšly texty v Hospodářských novinách, na Seznam Zprávách a v Ekonomu, z toho dva na základě podkladu, který připravil tři týdny před datem a nabídl exkluzivně.

Druhá věta vysvětluje, proč Škoda. Chce pracovat s tématy, která zajímají i zahraniční redakce, a zaujalo ho, že firma komunikuje výrobní a technologická témata, ne jen produktová. To je důvod odvozený z toho, co firma dělá.

Co si z toho vzít: první odstavec má obsahovat jeden výstup a jeden důvod. Ne přehled vašeho pojetí PR, ale jednu věc, která vyšla, a proč píšete sem.

Čísla a jména médií místo vztahů s médii

V prostřední části Ondřej uvádí tři věci. Za rok připravil čtyřicet dva tiskových zpráv a sledovanost dohledává, takže ví, že třicet procent z nich mělo nulový výstup, a proto jich letos píše méně a nabízí víc témat na míru. Vede seznam třiceti novinářů, se kterými komunikuje jmenovitě, podle oboru. A dvakrát byl v roli tiskového mluvčího při incidentu, přičemž ve druhém případě vydali vyjádření do devadesáti minut od prvního dotazu.

Ta věta o třiceti procentech bez výstupu je v celém dopise nejsilnější. Dokazuje, že kandidát svou práci měří a je ochotný přiznat, co nefunguje.

Co si z toho vzít: nahraďte „budování vztahů s médii" jmény médií a čísly. A pokud něco nefungovalo, napište to; v komunikaci je to kvalifikace, ne slabina.

Dva odstavce, stejná situace

Takhle to napíše většina uchazečů:

Umím budovat vztahy s médii, mám zkušenost s komunikační strategií a se zvládáním krizových situací. Jsem komunikativní, spolehlivý a odolný vůči stresu.

A takhle to vypadá, když stejný člověk napíše konkrétně:

Loni jsme vydali čtyřicet dva tiskových zpráv a u třiceti procent z nich jsem nenašel jediný výstup. Letos jich píšeme méně a místo rozesílání nabízím témata na míru konkrétním redakcím. U posledního produktového oznámení vyšly texty v Hospodářských novinách, na Seznam Zprávách a v Ekonomu, z toho dva na podklad připravený tři týdny předem.

Druhá verze má stejnou délku a je o třídu přesvědčivější právě tím, že přiznává, co nefungovalo. V komunikaci je ochota měřit vlastní práci kvalifikace, ne slabina.

Proč právě tahle firma

Závěr Ondřej používá na jednu věc: přečetl si poslední výroční zprávu, všiml si, kolika jazyků se komunikace firmy dotýká, a napsal, že má zkušenost s koordinací vyjádření pro zahraniční redakce v angličtině. Tedy přesně tu dovednost, kterou firma potřebuje a kterou si kandidát nemusel vymýšlet.

Obecný superlativ o přední společnosti na trhu se dá napsat komukoli, takže o zájmu nesvědčí.

Co do motivačního dopisu PR specialisty patří

• Jeden konkrétní výstup: co jste komunikovali a kde to vyšlo
• Objem a typ práce: počet tiskových zpráv, akcí, rozhovorů, počet novinářů, se kterými jste v kontaktu
• Zkušenost s krizovou komunikací, pokud ji máte, popsaná rychlostí reakce, ne dramatem
• Jazyky a zkušenost se zahraničními médii, pokud je to pro firmu relevantní
• Konkrétní důvod, proč tahle firma, odvozený z toho, co a jak komunikuje
• Termín nástupu a délka výpovědní doby

Co vynechat

Vynechte větu o komunikativnosti; v PR je to vstupní podmínka, ne dovednost. Vynechte výčet nástrojů na monitoring médií. Vynechte jakoukoli informaci o interních záležitostech předchozího zaměstnavatele, i když dávno není aktuální. A vynechte dlouhé portfolio v příloze, pokud o něj inzerát nežádá; stačí odkaz a jedna věta, co si má čtenář otevřít.

Dopis je zároveň pracovní vzorek

Tohle je na PR pozici specifické. Na obsahu záleží stejně jako na tom, jak je text napsaný. Přečtěte si první větu nahlas a zeptejte se, jestli by kvůli ní někdo pokračoval. Zkontrolujte interpunkci, délku odstavců a to, že v textu není ani jedno obecné přídavné jméno.

A platí to i o formátu. Pošlete PDF, ne dokument z Wordu, který se u příjemce rozsype, a soubor pojmenujte jménem a pozicí.

Délka a kontrola

Ondřejův dopis má kolem tří set slov. Jedna strana je strop. Zkontrolujte název firmy i pozice v celém textu a ověřte, že je každé číslo pravdivé.

Sestavte si motivační dopis v Laddru z vlastního životopisu a textu inzerátu a pak ho přepište svými slovy. Strukturu rozebírá průvodce psaním motivačního dopisu.