Motivační dopis koordinátora provozu: příklad a rozbor

Proč u provozní pozice rozhoduje první odstavec

Motivační dopis koordinátora provozu bývá postavený na organizačních schopnostech, odolnosti vůči stresu a schopnosti řešit problémy. Vedoucí provozu z toho nepozná nic, protože odolnost vůči stresu napíše každý uchazeč a stejně se ukáže až na směně.

Co potřebuje vědět: jak velký provoz jste koordinovali, kolik lidí a směn, jaké objemy a co jste v tom provozu změnili. Dopis, který na to odpoví v prvních dvou odstavcích, se dočte do konce, i když vedoucí čte deset přihlášek po směně.

Tenhle příklad vychází z dopisu Petra Sýkory, koordinátora provozu se šesti lety praxe. Dnes pracuje na depu Packety ve Zdibech a hlásí se na pozici v logistickém centru Alzy v Chrášťanech.

První odstavec: velikost provozu a jedna změna

Petr nezačíná zdvořilostí. Pojmenuje pozici a hned za ni dá rozsah: koordinuje depo, které zpracuje osm až čtrnáct tisíc zásilek denně, tři směny, padesát dva lidí plus osm externích řidičů.

Druhá věta vysvětluje, proč Alza. Zajímá ho provoz s vyšší mírou automatizace, protože ve Zdibech zaváděl čárové kódy a vidí, co se tím dá a nedá vyřešit. To je důvod, který by v dopise pro jiný provoz nefungoval.

Co si z toho vzít: první odstavec má obsahovat velikost provozu a jeden důvod. Napište objemy a počty lidí, ne své vlastnosti.

Čísla místo odolnosti vůči stresu

V prostřední části Petr uvádí tři věci. Sjednotil směnové reporty pro osm provozních týmů do jednoho formuláře, takže se ranní porada zkrátila z padesáti na dvacet minut a vedoucí vidí stav bez telefonování. Řešil přechod na čárové kódy od výběru dodavatele až po zaškolení všech tří směn. A snížil počet chybně naložených zásilek ze sedmdesáti na dvacet za týden tím, že zavedl kontrolní bod před odjezdem a přerovnal rampu podle svozových tras.

Nikde v tom dopise nestojí „schopnost řešit problémy". Čtenář si to odvodí sám a odvozený závěr má vždycky větší váhu.

Co si z toho vzít: nahraďte přídavná jména objemy a čísly. Místo „zkušenost s řízením směnného provozu" napište, kolik lidí a kolik směn a co se na nich změnilo.

Dva odstavce, stejná situace

Takhle to napíše většina uchazečů:

Jsem organizačně schopný, odolný vůči stresu a umím řešit problémy. Mám zkušenost s řízením směnného provozu a s vedením lidí.

A takhle to vypadá, když stejný člověk napíše konkrétně:

Chybně naložené zásilky nám běžely kolem sedmdesáti za týden a vždycky se to zjistilo až u zákazníka. Přerovnal jsem rampu podle svozových tras a před odjezdem jsme zavedli jeden kontrolní bod, který trvá čtyři minuty. Spadlo to na dvacet. Směny si to po měsíci hlídaly samy, protože se jim přestaly vracet reklamace.

Druhý text je stejně dlouhý a vedoucí provozu z něj pozná přesně to, co potřebuje: že kandidát vidí příčinu, umí ji odstranit a nechá změnu v provozu žít.

Proč právě tenhle provoz

Závěr Petr používá na konkrétní věc. Všiml si, že inzerát zmiňuje náběh nové haly, a napsal jednu větu o tom, že zaškolení nové směny od nuly už jednou vedl, včetně toho, jak rozdělit zkušené lidi mezi směny, aby to vydržel provoz.

Tohle je celý princip. Většina inzerátů obsahuje větu, která popisuje skutečnou situaci: rozšiřuje se tým, zavádí se nový systém, sjednocuje se agenda po několika pobočkách. K ní se dá napsat něco konkrétního.

Co do motivačního dopisu koordinátora provozu patří

• Velikost provozu: denní objemy, počet lidí, počet směn, počet pracovišť
• Jedna věc, kterou jste zavedli, s číslem před a po
• Zkušenost s náběhem, se zaškolováním nebo se změnou systému, pokud ji máte
• Systémy: WMS, SAP, Excel na pokročilé úrovni, plánování směn
• Jaký provoz hledáte a od kdy můžete nastoupit
• Řidičský průkaz a průkaz na vysokozdvižný vozík, pokud je máte a pozice se jich dotýká

Co vynechat

Vynechte věty o odolnosti vůči stresu a o práci v týmu. Vynechte výčet školení, patří do životopisu. Vynechte datum narození a rodinný stav. A vynechte kritiku předchozího provozu, i když je oprávněná; v logistice v jednom regionu se lidé znají a vedoucí si zavolá.

Kdy dopis vůbec psát

U koordinační a vedoucí provozní pozice ho pište, protože se tam rozhoduje o lidech i o penězích a dopis je jediné místo, kde se před pohovorem dá ukázat, jak uvažujete. U běžné pozice ve skladu nebo ve výrobě, kde nábor běží telefonem do dvou dnů, ho obvykle nikdo neotevře a jeho absenci vám nikdo nevytkne.

Pokud inzerát píše, že je dopis „výhodou", je to rozhodnutí přenesené na vás. V tom případě ho pošlete, ale jen tehdy, když bude konkrétní. Obecný dopis aktivně škodí, protože dokládá, že vám na téhle pozici nezáleží.

Délka a kontrola

Petrův dopis má kolem tří set slov a tři odstavce. Jedna strana je strop. Zkontrolujte název firmy i lokality v celém textu, pošlete PDF se stejnou hlavičkou jako životopis a ověřte, že je každé číslo pravdivé.

Sestavte si motivační dopis v Laddru z vlastního životopisu a textu inzerátu a pak ho přepište svými slovy. Strukturu rozebírá průvodce psaním motivačního dopisu.