Motivační dopis projektového manažera: příklad a rozbor

Proč se dopisy projektových manažerů nedají od sebe rozeznat

Motivační dopis projektového manažera obsahuje skoro vždy stejnou sadu: koordinace projektového týmu, řízení rozsahu a rizik, komunikace se zainteresovanými stranami, zkušenost s agilními i vodopádovými metodikami. Čtenář z toho nepozná, jak velký projekt jste řídili, kolik stál a jak skončil.

A právě tyhle tři věci jsou to jediné, co zaměstnavatel potřebuje vědět. Dopis, který je uvede v prvním odstavci, se od ostatních odliší okamžitě.

Tenhle příklad vychází z dopisu Michala Srba, projektového manažera s devíti lety praxe. Dnes pracuje v Kyndrylu v Praze, kde řídí migrace infrastruktury pro klienty z bankovnictví, a hlásí se na pozici v transformačním týmu České spořitelny.

První odstavec: rozsah, rozpočet, výsledek

Michal nezačíná zdvořilostní formulí. Pojmenuje pozici a hned za ni dá rozsah: dodal migraci systémů pro jedenáct týmů ve dvou zemích, rozpočet dvacet tři milionů korun, dokončeno v termínu a se tříprocentní rezervou nevyužitou.

Druhá věta vysvětluje, proč banka. Chce vést projekt na straně zadavatele, a ne dodavatele, protože dva roky viděl, kolik rozhodnutí se dá udělat rychleji, když je člověk uvnitř. To je důvod, který se nedá přepsat jinam.

Co si z toho vzít: první odstavec má obsahovat jeden rozsah a jeden důvod. Napište velikost projektu, ne svoje schopnosti.

Čísla místo metodik

V prostřední části Michal uvádí tři věci. Vede portfolio pěti paralelních projektů s celkovým rozpočtem přes šedesát milionů korun. U jednoho projektu, kde se harmonogram sypal, přeskládal plán na dvě fáze a nechal klienta rozhodnout, co z rozsahu vypadne, místo aby tlačil celek do původního termínu. A zavedl jednotný týdenní přehled stavu, po kterém se počet eskalací na řídicí výbor snížil z devíti na tři za kvartál.

To druhé je nejhodnotnější věta celého dopisu. Projekt, který se sype, má každý; rozdíl je v tom, jak se to řeší. Kandidát, který tohle napíše, dává tazateli téma, které sám umí.

Co si z toho vzít: nahraďte výčet metodik jednou situací, kde se plán nedržel, a tím, jak jste ji rozhodli. To je celá práce projektového manažera.

Dva odstavce, stejná situace

Takhle to napíše většina uchazečů:

Mám zkušenost s koordinací projektových týmů, s řízením rozsahu a rizik a s komunikací se zainteresovanými stranami. Pracuji agilně i vodopádově a jsem orientovaný na výsledek.

A takhle to vypadá, když stejný člověk napíše konkrétně:

U migrace pro jedenáct týmů se nám ve třetím měsíci rozsypal harmonogram, protože dva systémy měly závislost, kterou nikdo nezanesl. Nešel jsem za klientem s žádostí o víc času, ale s rozdělením na dvě fáze a s otázkou, co z rozsahu může spadnout do druhé. Rozhodl, první fáze šla v termínu a rozpočet jsme nepřekročili.

Druhý text je stejně dlouhý a popisuje jedinou věc, která projektového manažera opravdu odlišuje: co udělá, když plán přestane platit.

Proč právě tahle firma

Závěr Michal používá na doklad přípravy. Odkazuje na výroční zprávu banky, zmiňuje konkrétní program konsolidace systémů a píše, že má zkušenost přesně s tou kombinací starších systémů a regulatorních termínů. Jedna věta.

Obecný superlativ o stabilní společnosti se dá napsat komukoli, takže o zájmu nesvědčí. Konkrétní odkaz na program, který firma sama oznámila, naopak ukazuje, že jste si inzerát a výroční zprávu opravdu otevřeli.

Co do motivačního dopisu projektového manažera patří

• Rozsah největšího projektu: rozpočet, počet týmů nebo lidí, délka, počet zemí
• Jak projekt skončil: v termínu, s odloženým rozsahem, s navýšeným rozpočtem; poctivá odpověď je silnější než žádná
• Jedna situace, kdy plán nevyšel, a vaše rozhodnutí
• Certifikace, pokud je máte: PRINCE2, PMP, IPMA; jeden řádek, ne odstavec
• Konkrétní důvod, proč tahle firma, odvozený z inzerátu nebo z výroční zprávy
• Termín nástupu a délka výpovědní doby

Co vynechat

Vynechte výčet metodik a nástrojů; patří do životopisu. Vynechte větu o práci pod tlakem a o orientaci na výsledek. Vynechte seznam všech projektů za devět let, vyberte jeden. A vynechte tvrzení, že jste nikdy nepřekročili termín; čtenář s praxí tomu neuvěří a správně.

Jazyk dopisu kopíruje jazyk inzerátu

U projektových pozic v bankách, v IT a v podnikových centrech bývá inzerát v angličtině, i když firma je česká. Pak pište anglicky; jazyk inzerátu je nejspolehlivější signál, v jakém jazyce poběží screening i pohovor s manažerem, který může sedět v jiné zemi. Když je inzerát česky, pište česky a termíny jako „scope" nebo „milestone" nechte v originále.

Délka a kontrola

Michalův dopis má kolem tří set slov a tři odstavce. Jedna strana je strop. Zkontrolujte název firmy i pozice v celém textu, pošlete PDF se stejnou hlavičkou jako životopis a ověřte, že je každé číslo pravdivé. Na rozpočet a na termín se v pohovoru na projektovou roli ptají vždy.

Sestavte si motivační dopis v Laddru z vlastního životopisu a textu inzerátu a pak ho přepište svými slovy. Strukturu rozebírá průvodce psaním motivačního dopisu.