Colloquio in videochiamata: come prepararsi davvero

La convocazione arriva per mail e dice praticamente solo questo: «Le proponiamo un primo colloquio conoscitivo su Teams, giovedì alle 15». Nessun indirizzo, nessuna reception, nessuna mezz'ora di metropolitana in cui ripassare le tue tre cose da dire. Alle 14.58 apri il link dalla cucina e speri che il citofono stia zitto.

Il primo colloquio da remoto non è più l'eccezione. Cliclavoro, il portale del Ministero del Lavoro, in un articolo del febbraio 2022 riportava già che il 45 percento dei responsabili HR intervistati conduceva colloqui virtuali, e da allora il formato si è consolidato soprattutto nella prima fase di selezione, quella in cui l'azienda deve scremare molte candidature in poco tempo.

Il punto è che la videochiamata non è un colloquio normale con meno passaggi. È un colloquio in cui metà dei segnali che useresti di persona spariscono e ne compaiono altri, dalla luce sul viso al mezzo secondo di ritardo audio. Vale la pena prepararli.

Prima cosa: capire quale dei due colloqui ti aspetta

Sotto il nome «video colloquio» in Italia convivono due cose diverse.

Il primo è il colloquio in diretta su Teams, Google Meet o Zoom, con una o più persone collegate. Funziona come un colloquio in presenza e dura in genere quanto durerebbe in ufficio.

Il secondo è il colloquio in differita, che le piattaforme chiamano anche one way interview. Indeed Italia lo descrive così: ricevi un link, leggi o ascolti una domanda registrata e registri la tua risposta entro un tempo deciso dall'azienda, di solito 60 secondi, senza nessuno collegato dall'altra parte. Sempre secondo la guida di Indeed Italia la sessione è unica: puoi esercitarti quanto vuoi prima, ma una volta avviata la registrazione vera e propria non la interrompi e non la rifai.

Capire in quale dei due stai entrando cambia tutta la preparazione, e quasi sempre lo si capisce dall'invito. Se c'è un orario preciso e un link a una piattaforma di riunioni è in diretta. Se c'è una scadenza («completi entro il 24 settembre») ed è un portale con il nome del fornitore, è in differita.

Le cose da sistemare il giorno prima, non dieci minuti prima

La regola vale per entrambi i formati: quello che puoi rompere si rompe all'inizio, quando sei già in video.

Installa e apri la piattaforma il giorno prima. Teams e Zoom chiedono aggiornamenti e permessi al microfono e alla webcam proprio al primo avvio, ed è lì che si perdono i cinque minuti che non hai. Se il link è aziendale, verifica anche con quale account entri: molti link Teams aperti da un profilo personale finiscono in sala d'attesa senza che tu te ne accorga.

Indeed Italia consiglia una prova con un amico o un familiare per avere un riscontro su audio e video, e resta il modo più veloce per scoprire che il microfono del portatile capta il frigorifero. Nella stessa guida i recruiter suggeriscono il computer al posto del telefono, per stabilità della connessione e perché l'inquadratura non balla.

Poi le cose banali che in Italia fanno saltare più colloqui della connessione: avvisa chi è in casa, silenzia il telefono e mettilo in un'altra stanza, chiudi le schede del browser che notificano, valuta se staccare il citofono. Se abiti su strada, abbassa la tapparella dal lato del traffico invece di combattere con il microfono.

Ultimo dettaglio che quasi nessuno prepara: il piano B. Scrivi il numero di telefono del selezionatore su un foglio prima di iniziare. Se cade la linea, chiamare tu entro trenta secondi trasforma un incidente in un dettaglio.

L'inquadratura che ti fa sembrare presente

Non serve un allestimento. Servono tre cose.

La webcam all'altezza degli occhi, con un'inquadratura a mezzo busto. Se usi il portatile appoggiato al tavolo stai riprendendo il soffitto e il tuo mento: due libri sotto il computer risolvono.

La luce davanti a te, non dietro. Con la finestra alle spalle diventi una sagoma nera. Girati verso la finestra, oppure accendi una lampada da scrivania puntata al muro davanti.

Uno sfondo ordinato e neutro. Non deve essere una parete bianca, ma tutto quello che c'è nel quadro è materiale da conversazione, e tu vuoi decidere di cosa si parla.

C'è poi la parte che sembra un vezzo e invece è quella che si nota di più: guarda l'obiettivo, non il viso sullo schermo. Chi è dall'altra parte percepisce lo sguardo negli occhi solo se guardi il puntino della webcam. Un trucco pratico è spostare la finestra della videochiamata in alto sullo schermo, così l'occhio resta vicino alla telecamera anche mentre guardi l'altra persona.

Come cambia il modo di parlare

In videochiamata c'è sempre mezzo secondo di ritardo, e quel mezzo secondo riscrive le regole della conversazione.

Aspetta un attimo prima di rispondere, anche quando sei sicuro che l'altro abbia finito. Sovrapporsi per due volte basta a rendere faticoso tutto il colloquio, e la fatica se la ricorda chi decide.

Chiudi le risposte in modo esplicito. Di persona si capisce dal corpo che hai finito, in video no. Una frase di chiusura («questo è il progetto di cui vado più fiero») vale più di qualsiasi pausa.

E tieni le risposte più corte di quanto faresti in presenza. Senza i segnali di interesse dell'altra parte è facile continuare a parlare per riempire il vuoto, ed è il modo più comune di rovinare una risposta buona.

Il colloquio in differita: 60 secondi che vanno scritti prima

Qui non c'è nessuno da leggere, quindi tutto il lavoro si fa prima. Randstad Italia consiglia di preparare risposte brevi costruite sullo schema situazione, azione, risultato, e di inserire in modo naturale i termini chiave del ruolo.

Tradotto in pratica, ecco la stessa risposta scritta male e scritta bene, a una domanda che in Italia arriva sistematicamente nelle selezioni per il servizio clienti.

Domanda: «Ci racconti una situazione in cui ha gestito un cliente insoddisfatto».

Versione da evitare: «Sono una persona molto orientata al cliente e empatica. Cerco sempre di mettermi nei panni delle persone e di risolvere i problemi con calma, anche quando la situazione è difficile. Credo che l'ascolto sia fondamentale».

Versione che sta in un minuto e dice qualcosa: «Nel call center di un operatore di telefonia gestivo in media settanta contatti al giorno. A gennaio mi è arrivato un cliente che aveva ricevuto tre fatture doppie e voleva disdire il contratto. Invece di passarlo all'amministrazione ho aperto io la pratica di storno, gli ho dato una data precisa per il rimborso e l'ho richiamato il giorno dopo per confermare che fosse partito. Il contratto è rimasto attivo e la pratica si è chiusa in nove giorni, contro i venti di media del nostro reparto. Da allora quel modo di gestire gli storni è diventato la prassi del turno».

La differenza non è il tono, è che la seconda contiene un luogo, un numero, una decisione presa da te e un esito verificabile. Scrivila, leggila ad alta voce con il cronometro e taglia finché non ci sta. Indeed Italia mette proprio le prove cronometrate tra i sei consigli principali.

Se dall'altra parte c'è un software

Nelle selezioni in differita capita che le risposte passino da un sistema automatico prima di arrivare a una persona, e su questo la normativa europea è già scritta.

Il Regolamento UE 2024/1689, l'AI Act, all'Allegato III classifica come ad alto rischio i sistemi di intelligenza artificiale usati per assumere o selezionare persone, quindi per filtrare candidature e valutare candidati. L'articolo 5 dello stesso regolamento, applicabile dal 2 febbraio 2025, vieta invece i sistemi che deducono le emozioni delle persone nei luoghi di lavoro, salvo usi medici o di sicurezza, e le linee guida della Commissione europea estendono il divieto alla fase di selezione. In concreto: una piattaforma che dichiara di misurare il tuo entusiasmo dall'espressione del viso o dal tono di voce sta facendo una cosa vietata.

Da candidato questo ti dà due domande legittime da fare al selezionatore, come ricorda anche Randstad Italia: se nel processo viene usato un sistema automatico, e se la decisione finale passa da una persona. Sono domande normali, e il modo in cui vengono accolte ti dice parecchio sull'azienda.

Quello che non sei tenuto a raccontare

La videochiamata entra letteralmente in casa tua, e questo fa scivolare le domande in zone che con il lavoro non c'entrano.

Il Garante per la protezione dei dati personali, in un provvedimento sul trattamento dei dati nella selezione del personale, ha considerato eccedenti e non pertinenti le informazioni sulla vita affettiva e sessuale, sulle condizioni di salute, sulle abitudini personali come fumo e alcol e sui precedenti giudiziari, perché irrilevanti per valutare l'attitudine professionale. Nello stesso provvedimento il Garante afferma che il candidato può rifiutarsi di rispondere a domande che riguardano la sfera intima.

Tradotto nella pratica del video colloquio: non sei tenuto a inquadrare la stanza, a spiegare chi vive con te, a raccontare se hai figli o a giustificare un rumore. «Preferisco restare sulle competenze per il ruolo» è una risposta completa. E se ti dicono che la sessione viene registrata, puoi chiedere l'informativa e per quanto tempo il video viene conservato: sono dati personali come quelli che scrivi nel CV, argomento su cui trovi il quadro completo nella guida su foto e privacy nel curriculum.

Le tre domande da fare tu prima di chiudere

In un processo da remoto le fasi si allungano e nessuno te lo dice. Chiedi chi sarà il prossimo interlocutore e che ruolo ha, entro quando arriva una risposta, e se la posizione è in presenza, ibrida o da remoto e con quale regola scritta. Sulle regole italiane dello smart working c'è il quadro nella guida dedicata su smart working in Italia.

Il follow-up: quattro righe entro il giorno dopo

Dopo un colloquio in presenza il ricordo resta. Dopo il quarto video della giornata, molto meno. Una mail breve rimette il tuo nome sul tavolo.

«Buongiorno Dottoressa Ferri, grazie per il colloquio di oggi. Mi è rimasto impresso il passaggio sul nuovo flusso di gestione dei resi: è esattamente il tipo di riorganizzazione che ho seguito in magazzino a Bologna, e le allego la scheda con i numeri di cui le parlavo. Resto a disposizione per i prossimi passaggi. Cordiali saluti».

Una sola, il giorno stesso o quello dopo, con il nome scritto giusto.

I dieci minuti prima

• Computer collegato alla corrente, telefono in un'altra stanza con la suoneria attiva solo per il selezionatore
• Piattaforma già aperta, microfono e webcam provati
• Numero di telefono del selezionatore su un foglio
• Luce davanti, webcam all'altezza degli occhi, mezzo busto nell'inquadratura
• Annuncio e CV aperti in una scheda, con tre punti scritti a mano che vuoi dire comunque
• Un bicchiere d'acqua fuori inquadratura

Se il tuo curriculum non è ancora allineato a quello che dirai in videochiamata, sistemalo prima del colloquio e non dopo: puoi creare il tuo CV e presentarti con lo stesso racconto in entrambi i canali. Per i codici del colloquio italiano in generale, dalle domande classiche a quelle che non possono farti, c'è la guida su il colloquio di lavoro in Italia.