Referenties in je cv: wel of niet vermelden en hoe je ze regelt

Je bent door naar het tweede gesprek bij een bedrijf in Eindhoven en dan komt de vraag: "Zou je ons twee referenties kunnen doorgeven?" Op dat moment ga je in je telefoon zoeken naar het nummer van een oud-leidinggevende die je twee jaar niet gesproken hebt, met de recruiter aan de andere kant van de lijn die wacht. Dat is precies het scenario dat je wilt voorkomen.

Referenties zijn in Nederland zelden het onderdeel waar je op afvalt, maar ze zijn wel het onderdeel waarop een verder vlekkeloze procedure kan gaan haperen. Hieronder staat wanneer ze wel en niet op je cv thuishoren, wat de regels zijn, en hoe je een referentieblok opschrijft dat je gewoon kunt overnemen.

Het korte antwoord: meestal niet op je cv

Carrièretijger, dat al jaren de standaard sollicitatiegids in Nederland levert, is er duidelijk over: het is meestal niet nodig referenties in je cv op te nemen als daar in de vacaturetekst niet om gevraagd wordt. De carrièregids van Indeed Nederland zegt hetzelfde en voegt toe dat je in dat geval kunt volstaan met de regel "referenties beschikbaar op aanvraag", zodat je cv niet onnodig lang wordt.

Er is nog een reden om terughoudend te zijn. Zet je de naam, het werktelefoonnummer en het e-mailadres van je oud-manager op een document dat je naar tien vacatures stuurt, dan verspreid je andermans persoonsgegevens naar tien organisaties die daar niets mee te maken hebben. Carrièretijger waarschuwt expliciet om referenties nooit online of op LinkedIn te zetten, omdat je niet ziet waar die informatie terechtkomt.

In de praktijk komen referenties pas laat in de procedure aan bod, vaak na het tweede gesprek en soms pas als het arbeidsvoorwaardengesprek al is geweest. Je hebt dus ruim de tijd om ze te regelen, mits je er niet mee wacht tot iemand erom vraagt.

Wat de NVP Sollicitatiecode hierover voorschrijft

De NVP Sollicitatiecode is de gedragscode voor werving en selectie in Nederland, uitgegeven door NVP, HR-netwerk in Nederland, in de versie van januari 2020. Organisaties zijn niet verplicht de code toe te passen, maar veel werkgevers en uitzendbureaus verwijzen er wel naar in hun vacatureteksten.

Artikel 4.1 van die code is het artikel dat jou raakt. Daarin staat dat als een referentie wordt opgevraagd bij derden of als nader onderzoek noodzakelijk is, daarvoor vooraf aan de sollicitant om toestemming wordt gevraagd, tenzij die toestemming volgens de wet niet vereist is. Met andere woorden: een werkgever hoort jou eerst te vragen of hij mag bellen. Doet een recruiter dat niet en hoor je achteraf van je oud-collega dat er gebeld is, dan kun je daar met de code in de hand iets van zeggen.

Hetzelfde artikel bepaalt dat informatie uit externe bronnen, met uitdrukkelijke vermelding van de bron, met jou besproken wordt en dat je de gelegenheid krijgt daarop te reageren. Zegt een oud-werkgever iets waar jij het niet mee eens bent, dan mag dat niet ongecontroleerd tegen je gebruikt worden.

Twee andere artikelen zijn handig om te kennen bij hetzelfde onderwerp. Artikel 3.1 schrijft voor dat je uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum bericht krijgt of je bent afgewezen, uitgenodigd of aangehouden. Artikel 5.3 bepaalt dat je sollicitatiegegevens binnen vier weken na de afwijzing worden teruggestuurd of vernietigd, tenzij je uitdrukkelijk iets anders hebt afgesproken. Al deze bepalingen komen uit dezelfde NVP Sollicitatiecode van januari 2020.

De drie situaties waarin je ze wél opneemt

De vacature vraagt erom. Staat er "graag twee referenties meesturen" in de tekst, dan lever je die. Niet leveren leest als iets verbergen.

Je solliciteert in een sector waar het gebruikelijk is. In de zorg, het onderwijs, de kinderopvang en bij uitzend- en detacheringsbureaus wordt er vaker om gevraagd dan in bijvoorbeeld de techniek of de ICT. Ook bij interimopdrachten via een bureau is een referentie vrijwel standaard.

Je hebt een gat of een kort dienstverband uit te leggen. Ben je na acht maanden vertrokken bij een werkgever en was dat een goede beslissing, dan is een referent van datzelfde bedrijf het sterkste bewijs dat er niets aan de hand was. Zet die referent er dan bij, ook als er niet om gevraagd is.

Buiten die drie gevallen kun je de ruimte op je cv beter besteden aan wat je hebt gedaan. In het overzicht van hoe je een cv opbouwt staat welke onderdelen die ruimte wel verdienen.

Wie je vraagt, en wie je beter overslaat

De carrièregids van Indeed Nederland adviseert om drie tot vijf referenten achter de hand te hebben als de werkgever geen aantal noemt, en meer bij senior functies. Op je cv zet je er hoogstens twee, de rest houd je in reserve.

Goede referenten zijn mensen die jou dagelijks aan het werk hebben gezien: een directe leidinggevende, een teamleider, een projectmanager waar je onder viel, een collega met wie je een jaar naast elkaar hebt gezeten. Carrièretijger benoemt daarbij een criterium dat vaak wordt overgeslagen: kies iemand die ook de minder positieve dingen diplomatiek kan verwoorden. Een referent die alleen maar superlatieven roept, klinkt aan de telefoon minder geloofwaardig dan iemand die zegt "in het begin moest ze wennen aan het tempo, na twee maanden liep ze voorop".

Volgens dezelfde bron hoeven het niet per se werkgevers te zijn. Een stagebegeleider, een oud-docent, een coördinator van je vrijwilligerswerk of een vaste klant telt ook mee. Voor starters zijn dat vaak de enige opties, en dat is prima. Kom je net van school en heb je verder nog niets, lees dan ook hoe je een cv zonder werkervaring vult.

Overslaan: familieleden, je huidige leidinggevende zolang je nog niet hebt opgezegd, en iedereen van wie je niet zeker weet wat hij gaat zeggen. Twijfel je, dan is het antwoord nee.

Zo ziet een referentieblok eruit

Onderaan je cv, onder een eigen kopje, na de rubriek met vaardigheden. Vermeld per persoon de naam, de functie, het bedrijf, jullie relatie, de periode waarin jullie samenwerkten en één contactkanaal. Dit is een blok dat je letterlijk kunt overnemen en invullen:

Referenties

Marloes de Wit, teamleider Klantcontact bij Vanderstroom BV, mijn direct leidinggevende van maart 2022 tot juli 2025. [email protected], 06 12 34 56 78

Rachid el Amrani, senior adviseur bij Gemeente Zwolle, projectgenoot binnen het traject Dienstverlening 2024. [email protected], 038 123 45 67

Beide referenten zijn op de hoogte en beschikbaar voor een telefonisch gesprek.

Die laatste regel is klein maar doet werk. Hij vertelt de recruiter dat hij meteen mag bellen zonder eerst bij jou te checken, en hij laat zien dat je het netjes hebt geregeld.

Wil je geen contactgegevens rondsturen, dan wordt het blok één regel: "Referenties: op aanvraag beschikbaar." Ook dat is volgens Carrièretijger een geaccepteerde vorm, en het is de vorm die de meeste Nederlandse sollicitanten kiezen.

Het telefoontje dat je vooraf pleegt

Carrièretijger noemt het "goed gebruik om nooit ongevraagd iemand op te geven als referentie". Dat is geen formaliteit. Een referent die overvallen wordt door een onbekend nummer, geeft korte antwoorden en klinkt aarzelend, en aarzeling is precies wat een recruiter onthoudt.

Bel dus zelf, liefst voordat je solliciteert, en houd het kort. Vertel op welke functie je solliciteert en bij welke organisatie, stuur je cv en de vacaturetekst mee zodat je referent weet waar de nadruk op ligt, en noem één of twee dingen waarvan het fijn is als ze ter sprake komen. Niet als script, wel als geheugensteun. En laat weten wanneer je afvalt of aangenomen wordt, want mensen die iets voor je doen willen graag horen hoe het is afgelopen.

Een VOG is iets anders dan een referentie

Dit lopen sollicitanten geregeld door elkaar. Een Verklaring Omtrent het Gedrag is een justitieel document, geen inhoudelijk oordeel over hoe je werkt. In de kinderopvang is die verklaring wel harde eis: volgens de Rijksoverheid moet iedereen die woont of werkt op een adres waar kinderen worden opgevangen zich inschrijven in het Personenregister kinderopvang, en de VOG Natuurlijke Personen mag daarbij niet ouder zijn dan twee maanden en moet zijn afgegeven voor de functieaspecten 84 en 86.

Heb je een geldige VOG, dan is dat het waard om op je cv te zetten in sectoren waar hij verplicht is. Maar hij vervangt geen referentie, en een referentie vervangt geen VOG.

LinkedIn-aanbevelingen tellen niet mee

Een aanbeveling op je LinkedIn-profiel is aardig en een recruiter leest hem zo, maar het is publiek geschreven tekst waar de schrijver zich comfortabel bij voelde. Een referentiecheck is een gesprek waarin doorgevraagd wordt. Werkgevers behandelen die twee dan ook niet als hetzelfde, en de NVP Sollicitatiecode gaat in artikel 4.1 uitdrukkelijk over het opvragen van informatie bij derden, niet over wat iemand openbaar over je heeft gepubliceerd.

Wat je wel kunt doen: vraag dezelfde persoon om allebei. De aanbeveling is dan je etalage, het telefoonnummer je bewijs.

Wat als je geen goede referent hebt

Het gebeurt, en het is minder erg dan het voelt. Ben je vertrokken na een conflict, is je vorige werkgever failliet of woont je oud-leidinggevende inmiddels in Australië, wees dan gewoon eerlijk en bied een alternatief aan. Een collega van hetzelfde niveau, een klant, een opdrachtgever van een freelanceklus of iemand uit je vrijwilligerswerk levert een recruiter meer op dan een verhaal over waarom je niemand kunt noemen.

Vraag daarnaast bij vertrek altijd om een getuigschrift of om een korte bevestiging per e-mail van je functie, je periode en je taken. Dat kost je oud-werkgever vijf minuten en het is over drie jaar goud waard.

De checklist voor het verzenden

Loop dit rijtje af voordat je je cv verstuurt: staan er alleen referenties op als de vacature erom vraagt, heb je iedereen die je noemt persoonlijk gebeld, kloppen de functietitels en de contactgegevens nog, en heb je één alternatief achter de hand voor het geval iemand niet opneemt. Vier vinkjes, tien minuten werk, en je bent voorbereid op de vraag die altijd op het slechtst mogelijke moment komt.

Ben je nog bezig met het document zelf, dan helpt de begeleide editor van Laddro je door de secties heen, inclusief de plek waar dit blok hoort.