Umsókn um opinbert starf: Starfatorg, hæfniskröfur og hvernig valið fer fram

Það fylgir sérstök tilfinning því að sækja um hjá ríkinu. Þú fyllir út formið á Starfatorgi, hleður upp ferilskrá og kynningarbréfi, ýtir á senda og heyrir svo ekkert vikum saman. Á meðan þögnin varir er auðvelt að sannfæra sjálfan sig um að einhver hafi hvort eð er verið búinn að fá starfið.

Sannleikurinn er annar, og hann er umsækjandanum í hag. Ráðning hjá ríkinu er stjórnsýsluákvörðun. Hún lýtur skráðum reglum um það hvernig starfið er auglýst, hvað þarf að standa í auglýsingunni, hvernig umsækjendur eru bornir saman og hvaða svör þú átt rétt á. Þessar reglur eru allar opinberar. Sá sem les þær áður en hann skrifar umsóknina hefur einfaldlega forskot á þann sem gerir það ekki.

Hvar störfin birtast og hvað fresturinn er langur

Nánast öll almenn störf hjá ríkisstofnunum eru auglýst á Starfatorgi á island.is. Þar birtast auglýsingar frá Landspítala, Háskóla Íslands, sýslumannsembættunum, heilbrigðisstofnunum á landsbyggðinni og tugum annarra stofnana. Sveitarfélögin reka sín eigin ráðningarkerfi, þannig að störf hjá Reykjavíkurborg, Kópavogi eða Akureyrarbæ finnur þú á vef viðkomandi sveitarfélags en ekki á Starfatorgi.

Í 2. gr. reglna nr. 1000/2019 um auglýsingar lausra starfa, sem birtar eru í Stjórnartíðindum, segir að umsóknarfrestur skuli að lágmarki vera tíu dagar frá birtingu auglýsingar og að starf teljist nægjanlega auglýst með birtingu á sérstöku vefsvæði um laus störf hjá ríkinu. Fresturinn miðast við fyrstu birtingu og á að ljúka á virkum degi. Tíu dagar eru stuttur tími ef þú byrjar á að skrifa ferilskrána þann dag sem þú sérð auglýsinguna.

Sömu reglur telja upp fimm tilvik þar sem alls ekki þarf að auglýsa. Þar á meðal eru störf sem standa í tvo mánuði eða skemur og tímabundnar afleysingar vegna orlofs, veikinda, fæðingarorlofs eða námsleyfis, að því gefnu að ráðningin standi ekki lengur en tólf mánuði samfellt. Þarna liggur skýringin á því að sumarafleysingar og afleysingastörf fyllast stundum án þess að nokkur auglýsing hafi birst.

Embætti fara aðra leið. Samkvæmt 7. gr. laga nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins skal auglýsa laust embætti í Lögbirtingablaðinu og umsóknarfrestur má ekki vera skemmri en tvær vikur frá útgáfudegi blaðsins.

Auglýsingin sjálf er gátlistinn þinn

Þetta er atriðið sem flestir horfa fram hjá. Í 3. gr. reglna nr. 1000/2019 er talið upp hvað verður alltaf að koma fram í auglýsingu um laust starf hjá ríkinu: hvaða starf og starfssvið um er að ræða, starfshlutfall, stjórnunarleg staða starfsins innan stofnunarinnar, menntunar- og hæfniskröfur, aðrar almennar og sértækar kröfur, starfskjör, hvenær er æskilegt að viðkomandi hefji störf, hvar má leita frekari upplýsinga, lengd umsóknarfrests og hvert umsóknin á að berast og á hvaða formi.

Liðirnir um menntunar- og hæfniskröfur eru ekki óskalisti sem stofnunin punktaði niður í flýti. Þeir eru mælistikan sem umsóknin þín verður lögð við. Prentaðu auglýsinguna út eða límdu hana í skjal og strikaðu undir hverja einustu kröfu áður en þú skrifar staf.

Þrír staflar: svona er umsóknin þín flokkuð

Fjármálaráðuneytið gefur út handbókina Ráðningar hjá ríkinu, sem stofnanir styðjast við þegar þær ráða fólk. Í kafla hennar um val á umsækjendum í starfsviðtal er umsóknum skipt í þrjá flokka: umsækjendur sem uppfylla hæfniskröfur, umsækjendur sem uppfylla hæfniskröfur að mestu leyti og umsækjendur sem uppfylla of fáar hæfniskröfur. Í viðtal er boðið úr fyrsta og öðrum flokki. Handbókin lýsir því síðan að við lokamatið sé aftur notuð sama mælistika, á kvarðanum einn til þrír, svo hægt sé að bera umsækjendur saman á faglegum forsendum.

Hugsaðu um hvað þetta þýðir í reynd. Enginn dregur ályktanir fyrir þig. Ef í auglýsingunni stendur „reynsla af verkefnastjórnun“ og orðið verkefnastjórnun kemur hvergi fyrir í gögnunum þínum, þá lendir þú í þriðja staflanum þótt þú hafir í raun stýrt verkefnum í fjögur ár. Sá sem flokkar er ekki að leita að hæfileikum þínum. Hann er að haka við kröfur.

Dæmi: hæfniskröfurnar færðar beint yfir í umsóknina

Segjum að auglýsingin sé fyrir verkefnastjóra í þjónustudeild hjá ríkisstofnun og kröfurnar séu þessar fimm. Svona lítur vinnuskjalið út áður en þú byrjar að skrifa:

Krafa í auglýsingunni	Þitt svar, með dæmi og tölu
Háskólapróf sem nýtist í starfi	BA í stjórnmálafræði frá Háskóla Íslands 2019
Reynsla af verkefnastjórnun	Stýrði innleiðingu nýs málakerfis fyrir 40 starfsmenn, 2024 til 2025
Þekking á opinberri stjórnsýslu	Þrjú ár hjá sýslumanni, vann daglega með stjórnsýslulögum og málsmeðferðarfrestum
Gott vald á íslensku og ensku í ræðu og riti	Skrifaði ársskýrslu deildarinnar á íslensku, hélt kynningar á ensku fyrir norræna samstarfshópa
Færni í mannlegum samskiptum og sjálfstæð vinnubrögð	Þjálfaði sex nýja starfsmenn í þjónustuveri, var eini tengiliður deildarinnar við ytri birgja

Þegar taflan er komin skrifast bæði ferilskráin og kynningarbréfið nánast sjálf. Berðu saman þessar tvær útgáfur af sömu starfslýsingunni í ferilskrá:

Fyrir: „Sá um ýmis verkefni fyrir deildina.“

Eftir: „Stýrði innleiðingu nýs málakerfis fyrir 40 starfsmenn, frá þarfagreiningu til þjálfunar, og lauk verkefninu á áætlun í mars 2025.“

Seinni útgáfan segir nákvæmlega það sama og sú fyrri um starfið. Munurinn er sá að hún hakar við kröfu úr auglýsingunni.

Kynningarbréfið: ein málsgrein á hverja kröfu

Vinnumálastofnun, sem heldur úti leiðbeiningum um ferilskrár og kynningarbréf á island.is, segir að kynningarbréf eigi að vera hálf til ein blaðsíða, að fram komi hvaðan starfsauglýsingin er tilkomin og að tilgangur bréfsins sé að sýna hversu vel þú uppfyllir þær kröfur sem gerðar eru til starfsins. Áherslan á að vera á starfið, ekki á æviferilinn.

Í opinberri umsókn er beinasta leiðin að skrifa eina málsgrein á hverja kröfu, í sömu röð og þær standa í auglýsingunni. Byrjaðu á setningu eins og: „Ég sæki hér með um starf verkefnastjóra í þjónustudeild, sem auglýst var á Starfatorgi með umsóknarfresti til 25. ágúst.“ Þá veit sá sem les strax um hvaða auglýsingu ræðir, og það skiptir máli þegar stofnun er með fjórar auglýsingar í gangi samtímis.

Ferilskráin: hvað á að vera með

Leiðbeiningar Vinnumálastofnunar tiltaka fjóra hluta: nafn og tengiliðaupplýsingar, menntun í öfugri tímaröð með skóla, gráðu og útskriftarári, starfsreynslu í öfugri tímaröð með vinnuveitanda, starfsheiti, tímabili og helstu verkefnum, og loks viðbótarfærni á borð við tungumál, tölvufærni, ökuréttindi, námskeið og sjálfboðaliðastörf. Lengdin á að vera ein til tvær blaðsíður og skjalið á að vistast sem PDF.

Mynd er ekki nefnd í leiðbeiningunum og er valfrjáls á íslenskum vinnumarkaði. Sömuleiðis er algengt að sleppa meðmælendum í sjálfri ferilskránni og skrifa þess í stað að þeir séu veittir ef óskað er, enda er beðið um þá seinna í ferlinu. Ef þú vilt hafa umgjörðina á hreinu áður en þú fyllir inn efnið getur þú byrjað á sniðmáti hjá Laddro og sett hæfniskröfutöfluna beint inn í reitina.

Nafnið þitt verður opinbert

Þetta kemur mörgum á óvart. Þegar umsóknarfrestur um opinbert starf er liðinn er skylt að veita upplýsingar um nöfn umsækjenda samkvæmt upplýsingalögum, og umboðsmaður Alþingis hefur bent á að starfsheiti umsækjenda eigi líka að fylgja slíkum listum, hvort sem stjórnvaldið birtir listann að eigin frumkvæði eða afhendir hann að beiðni. Markmiðið er gagnsæi um ráðningar hjá hinu opinbera.

Önnur gögn eru undanþegin. Umsóknin sjálf, kynningarbréfið, einkunnir og meðmæli fara ekki út. En nafnið getur farið, og ef þú ert í starfi og vilt ekki að vinnuveitandi þinn frétti af umsókninni úr fjölmiðlum er rétt að spyrja mannauðsdeildina hvenær og hvernig listinn verður birtur. Það er eðlileg spurning og þú ert ekki fyrsti umsækjandinn til að spyrja hennar.

Þú átt rétt á rökstuðningi

Í 2. gr. reglna nr. 1000/2019 segir stutt og laggott að öllum umsóknum skuli svarað þegar ákvörðun um ráðningu hefur verið tekin. Þú átt því svar, ekki þögn.

Fáir þú ekki starfið getur þú krafist rökstuðnings samkvæmt 21. gr. stjórnsýslulaga nr. 37/1993. Beiðnin þarf að berast innan fjórtán daga frá því að þér var tilkynnt ákvörðunin og stjórnvaldið hefur fjórtán daga til að svara. Athugaðu hvað rökstuðningurinn inniheldur: hann skýrir hvers vegna sá sem varð fyrir valinu var ráðinn, ekki hvers vegna þú fékkst ekki starfið. Þetta er samt gagnlegasta endurgjöf sem þú færð í starfsleit, því þar sérðu svart á hvítu hvaða sjónarmið vógu þyngst.

Handbók fjármálaráðuneytisins bendir einnig á að umsækjandi eigi samkvæmt 15. gr. stjórnsýslulaga rétt á að kynna sér gögn málsins, bæði sín eigin og annarra umsækjenda, þótt meta þurfi í hverju tilviki hvort takmarka eigi þann rétt vegna einkahagsmuna. Ákvarðanir forstöðumanna um ráðningar eru ekki kæranlegar til æðra stjórnvalds samkvæmt 49. gr. starfsmannalaga, en hægt er að senda kvörtun til umboðsmanns Alþingis.

Gátlisti áður en þú sendir

Farðu yfir þessi atriði þegar umsóknin er tilbúin:

• Er hver einasta hæfniskrafa úr auglýsingunni nefnd einhvers staðar í ferilskránni eða bréfinu, með orðunum sem notuð eru í auglýsingunni?
• Stendur ártal eða tala við hverja fullyrðingu um reynslu?
• Er kynningarbréfið hálf til ein blaðsíða og nefnir það auglýsinguna sem þú ert að svara?
• Er ferilskráin ein til tvær blaðsíður og vistuð sem PDF með nafninu þínu í skráarheitinu?
• Hringdirðu í tengiliðinn sem gefinn er upp í auglýsingunni? Það er beinlínis ætlast til þess að fólk geri það, og stutt samtal segir þér oft hvað liggur á bak við kröfu sem er óljóst orðuð.
• Ertu að senda fyrir lok umsóknarfrests á virkum degi, ekki klukkan 23 síðasta kvöldið?

Opinber ráðning er hægari en í einkageiranum og hún getur verið þreytandi. En hún er líka gagnsærri en flest annað á íslenskum vinnumarkaði. Kröfurnar standa skrifaðar, matið fer fram eftir þeim, og þú átt rétt á að fá að vita hvernig það fór. Nýttu þér það.