Bókhaldari Kynningarbréf Dæmi

Inngangur

Bókhaldari-kynningarbréf eru oft of almenn. "Góð tæknilegar hæfileikar í Excel" og "nákvæm og skipulögð" standa í öllum. Vandinn er að ráðningarstjórinn hjá Íslandsbanka hefur séð hundruð slíkra bréfa og þau blandast saman í eitt graut. Það sem skilur þig úr öðrum er að gefa raunverulegar tölur: hve stór ársreikningur stýrir þú? Hvaða staðla notar þú? Hvaða kerfi þekkir þú?

Þetta dæmi sýnir kynningarbréf Sigríðar Ólafsdóttur, sem sækir um starf sem bókhaldari hjá Íslandsbanka. Hún hefur unnið í sex ár hjá Landsbankanum og sér um mánaðarlega og ársleg uppgjör fyrir eignastýringardeild með yfir 45 milljarða króna í meðhöndluðum eignum.

Opnunin

Sigríður opnar ekki með "ég er hlutlæg og nákvæm einstaklingur." Hún opnar með: sex ára reynslu í fjármálabókhaldi hjá Landsbankanum, þar sem hún hefur séð um uppgjör samkvæmt IFRS fyrir einingar með samanlagðar eignir yfir 45 milljarða króna. Þetta setur hana strax í samhengi sem ráðningarstjóri þekkir.

Ábending: Bókhaldari á alltaf að nefna stærð þess fyrirtækis eða einingar sem þeir vinna með, hvaða reikningsskilastaðla þeir nota og hvaða hugbúnað þeir beita.

Meginmál

Í miðhluta bréfsins fjallar Sigríður um þrjá lykilþætti. Í fyrsta lagi hefur hún stýrt innleiðingu á nýju reikningshaldskerfinu Dynamics 365 Finance, sem stytti mánaðarlegan lokun úr átta dögum í þrjá. Þetta þýddi 62% tímasparnaður sem deildaryfirlæknir þakkaði sérstaklega í ársúttekt.

Í öðru lagi hefur hún samhæft vinnu með Deloitte við ársendurskoðun og fækkað athugasemdum þeirra um 40% á tveimur árum. Þetta er dæmi um hvernig góð bókhaldsvinna kemur fram í minni friðsæld við endurskoðun — eitthvað sem ráðningarstjóri við fjármálafyrirtæki þekkir vel og metur.

Í þriðja lagi er hún löggiltur endurskoðunarfulltrúi með próf frá Háskóla Íslands og hefur einnig tekið sér nám í skattarétti sem hún notar við uppgjör á fjármagnstekjuskatti og virðisaukaskatti.

Þetta eru ekki almenn hæfileikar. Þetta eru mælanleg áhrif sem ráðningarstjórinn getur metið á grunni þess sem hann þarf.

Lokunin

Sigríður lýkur með því að nefna ástæðuna fyrir því að hún sækir sérstaklega um þetta starf hjá Íslandsbanka: stofnunin er að þróa nýja fjártækniþjónustu og hún vill vera hluti af þeim teymi sem leggur grunninn að gæðareikningshaldi í því samhengi. Hún hefur lesið um nýjar tæknilegar uppbyggingar bankans og sér tækifæri til að leggja reynslu sína af Dynamics 365 af mörkum.

Hún biður um 20 mínútna fund og þakkar.

Algeng mistök

Að telja upp hugbúnað: Að skrifa "Excel, SAP, Navision, Dynamics, Visma" er gagnslaust nema þú útskýrir í hvaða samhengi þú notar þá. Segjáið: "Stýrði mánaðarlokun í Dynamics 365 Finance yfir fjórar lögaðila."

Að endurtaka ferilskrána: Kynningarbréfið á ekki að vera textaútgáfa af ferilskránni. Veldu tvo eða þrjá þætti og dýpkaðu þá með samhengi og niðurstöðum sem ferilskráin getur ekki gefið.

Að gleyma stærðinni: Ráðningarstjórinn veit ekki hve mikið þú ert að meðhöndla nema þú segir honum. Einn maður með 200 milljón króna ársreikning er önnur hlið en annar með 20 milljarða. Þetta er grundvallarmunur.

Ráðlegging

Þegar þú sækir um starf hjá fjármálafyrirtæki eins og Íslandsbanka eða Arion banka, farðu inn á síðu þeirra og lestu nýjustu ársreikninga. Nefndu eitthvað tiltekið sem þú sást þar — til dæmis breytingar á skuldabréfasafninu eða innleiðingu nýs reikningsskilastaðals. Þetta sýnir að þú ert faglegur og áhugasamur um starfsemina — og það aðgreinir þig frá öllum sem senda sama bréfið til tíu fyrirtækja.

Hvernig langt á bréfið að vera?

Sigríður heldur bréfinu í um 280 orð yfir þrjá til fjóra skipulagða kafla. Bókhaldari sem skrifar of langt bréf sendir þannig merki um skort á hnitmiðun — nákvæmlega þvert á það sem starfið krefst. Þrír kaflar, eitt meginpunktur í hverjum, og skýr lokunarsetning er nóg.