CV voor administratief medewerker: voorbeeld en opbouw

Administratief werk is de grootste beroepsrichting van Nederland. Volgens UWV werkten er in het vierde kwartaal van 2025 zo'n 1,9 miljoen mensen in administratieve beroepen, bijna 1 op de 5 werkenden. Maar juist in die grootste groep krimpt de vraag. UWV telde eind 2025 ongeveer 70 duizend openstaande vacatures voor administratieve beroepen, ongeveer 10 procent minder dan eind 2024, en die daling loopt al sinds 2023.

Dat verandert wat je cv moet doen. In de zorg of de techniek belt een werkgever je terug omdat er verder bijna niemand reageert. Voor een administratieve functie ligt er wel een stapel. Je cv moet daar in één oogopslag uit springen, en dat lukt alleen als je laat zien dat je meer doet dan invoeren.

Waarom deze markt anders is dan de rest

De landelijke cijfers zijn op zichzelf niet slecht. Het CBS meldde dat er eind tweede kwartaal 2026 nog 375 duizend vacatures openstonden en dat er tegenover elke 100 werklozen 95 vacatures stonden. Maar dat gemiddelde zegt weinig over jouw vakgebied. UWV schrijft het onomwonden: alleen voor administratief medewerkers en secretaresses is er al jaren steeds minder werk, en sinds 2022 daalt ook het aantal banen voor boekhoudkundig medewerkers. Eind februari 2026 kregen volgens UWV 40,2 duizend mensen uit administratieve beroepen een WW-uitkering, een aantal dat sinds 2024 weer oploopt.

Tegelijk verschuift het werk zelf. UWV vergeleek de vacatures uit 2019 met die uit 2024 en zag het aandeel complexe administratieve functies groeien van 24 naar 31 procent, terwijl het aandeel eenvoudige functies daalde van 57 naar 48 procent. Facturen inboeken en post sorteren gaat naar de software. Wat overblijft is controleren, afwijkingen zien, uitzoeken waar iets misgaat en dat met een leverancier of een collega oplossen.

Je cv moet dus vooral het tweede laten zien. Wie zijn ervaring beschrijft als "verwerken van facturen" beschrijft precies het deel van het werk dat een systeem overneemt.

De opbouw die past bij administratief werk

Carrièretijger, een van de oudste Nederlandse loopbaanbronnen, houdt twee vuistregels aan die hier goed werken: niet meer dan twee pagina's, en bij je personalia alleen wat relevant is voor de functie waarop je solliciteert. Adres, burgerlijke staat en geboorteplaats mogen weg. Woonplaats blijft, want reistijd is voor een kantoorfunctie een echt selectiecriterium.

Een volgorde die het in deze sector doet:

1. Naam, telefoonnummer, e-mailadres, woonplaats
2. Persoonlijk profiel van drie tot vijf regels
3. Systemen en software, met per pakket wat je erin deed
4. Werkervaring, nieuwste bovenaan
5. Opleiding en diploma's
6. Cursussen en certificaten
7. Talen, uren en beschikbaarheid

Het blok systemen op plek drie is het verschil met een standaard cv. Bij een verkoop- of zorgfunctie interesseert software niemand tot de laatste alinea. Hier bepaalt het of iemand doorleest.

Zet je systemen op naam, niet op "MS Office"

Kijk naar wat werkgevers deze zomer daadwerkelijk vroegen. Een vacature voor administratief medewerker in de regio Utrecht, in augustus 2026 op Indeed geplaatst door beveiligingsbedrijf Centra Security, vraagt letterlijk om aantoonbare ervaring met Exact Online en met facturatie, en noemt Excel een pré. Een vacature voor financieel administratief medewerker bij InWarmte in Utrecht, eveneens op Indeed, vraagt mbo-plus of hbo werk- en denkniveau in financiële richting, minimaal één jaar ervaring en ervaring met financiële software zoals Exact, AFAS, SAP of Twinfield.

Dat is precies het niveau van detail dat op je cv hoort. Niet "goede kennis van computerprogramma's", maar:

Systemen Exact Online: inkoop- en verkoopfacturen, bankmutaties, grootboek, tussenrekeningen (dagelijks, 3 jaar) AFAS: verlof- en urenregistratie, mutaties personeelsdossiers (2 jaar) Excel: draaitabellen, verticaal zoeken, maandrapportage van openstaande posten Outlook en Teams: agendabeheer voor vier managers

Iemand die dit leest weet binnen tien seconden of je ingewerkt moet worden of niet. En als je met een ander pakket hebt gewerkt dan in de vacature staat, zet het er dan gewoon bij: een werkgever die AFAS draait neemt liever iemand die Exact echt beheerst dan iemand die "snel leert".

Van taak naar resultaat: drie regels voor en na

De grootste winst zit in je werkervaring. Vergelijk deze drie voorbeelden, waarbij de cijfers uiteraard van jouw eigen werk moeten komen:

Voor: Verantwoordelijk voor de crediteurenadministratie. Na: Verwerkte gemiddeld 380 inkoopfacturen per maand in Exact Online en bracht de achterstand in de goedkeuringsronde terug van 12 naar 3 dagen.

Voor: Ondersteunen bij de maandafsluiting. Na: Sloot samen met de controller elke maand binnen vier werkdagen af, inclusief afletteren van bankmutaties en aansluiten van drie tussenrekeningen.

Voor: Telefoon aannemen en e-mail beantwoorden. Na: Eerste aanspreekpunt voor 60 leveranciers, loste betalingsverschillen zelfstandig op en schakelde alleen bij bedragen boven 5.000 euro met de manager.

De cijfers hoeven niet uit een rapportage te komen. Je weet zelf ongeveer hoeveel facturen er per maand door je handen gingen en met hoeveel leveranciers je contact had. Schat het eerlijk in en houd die schatting overeind in het gesprek.

Twee voorbeeldprofielen

Voor iemand met ervaring:

Administratief medewerker met 6 jaar ervaring in de crediteuren- en debiteurenadministratie van een middelgroot installatiebedrijf. Dagelijks in Exact Online, verantwoordelijk voor de volledige inkoopstroom en de maandelijkse aansluiting van tussenrekeningen. Sterk in het opsporen van verschillen en in het contact met leveranciers dat daarbij hoort. Zoek een functie van 32 tot 40 uur in de regio Utrecht.

Voor een starter of iemand die overstapt:

Net afgestudeerd aan de opleiding Bedrijfsadministratief medewerker (mbo-4) met een stage van vijf maanden bij een accountantskantoor in Zwolle, waar ik de inkoopadministratie van twaalf kleine klanten bijhield in Twinfield. Werkte daarnaast drie jaar in de klantenservice, waar ik gewend raakte aan bellende klanten met een probleem dat vandaag opgelost moet worden. Beschikbaar voor 24 tot 32 uur.

Vier of vijf zinnen, en de lezer weet wat je kunt, waar je zat en hoeveel uur je wilt. Vergelijk dat met "nauwkeurige en flexibele teamspeler met oog voor detail", een zin die op vrijwel elk administratief cv staat en daarom niets onderscheidt.

Neem de woorden uit de vacature letterlijk over

Veel administratieve vacatures lopen via een systeem dat cv's op trefwoorden sorteert voordat een mens ze ziet. Dat betekent niet dat je moet spammen, wel dat je jouw woorden moet laten aansluiten op die van de werkgever. Staat er "crediteurenadministratie" in de vacature, schrijf dan niet "inkoopfacturen" als je allebei kunt gebruiken. Termen die in dit vakgebied telkens terugkomen: debiteuren, crediteuren, grootboek, bankmutaties, tussenrekeningen, openstaande posten, maandafsluiting, facturatie, dossierbeheer.

Zet ze op de plek waar ze thuishoren, dus in je werkervaring en in je systemenblok, niet in een losse wolk van steekwoorden onderaan. Meer over hoe die selectie werkt staat in ons artikel over ATS-screening.

Wees expliciet over uren, salaris en een VOG

In deze sector is deeltijd de norm, en veel kandidaten verliezen tijd doordat ze dat pas in het gesprek benoemen. UWV analyseerde eerder de mismatch bij vijf ondersteunende administratieve beroepen en zag daar precies dit: werkgevers zoeken vaak minimaal 32 uur terwijl werkzoekenden juist deeltijd willen, en werkgevers vragen mbo-4 of hoger terwijl een derde van de werkzoekenden mbo-1 had. Zet je gewenste urenbereik daarom in je profiel, bovenaan. Dat scheelt jou en de werkgever een hele ronde.

Over geld: de eerdergenoemde vacature van Centra Security noemt 2.600 tot 3.000 euro per maand voor een fulltime administratief medewerker in de regio Utrecht. Dat is één vacature en geen landelijk gemiddelde, maar het geeft je een ijkpunt voordat je een bedrag noemt. Werk je bij een gemeente, een zorginstelling of een school, dan ligt je schaal vast in de cao en kun je die zelf opzoeken.

Werk je met financiële gegevens of persoonsdossiers, dan vraagt een werkgever vaak een Verklaring Omtrent het Gedrag. Heb je er al een, zet dat er dan bij. Het klinkt klein, maar het haalt een stap uit hun proces.

De fouten die je meteen terugziet

Twee pagina's met opsommingen van taken zonder één cijfer. Een profiel dat begint met "Ik ben een gedreven professional". Software die als "MS Office" wordt afgedaan terwijl je in werkelijkheid drie jaar in Exact zat. Certificaten en je VOG helemaal onderaan, achter je hobby's. En de klassieker: hetzelfde cv naar elke vacature sturen terwijl het aanpassen van je profiel en je bovenste werkervaring nauwelijks tijd kost.

Loop je cv nog één keer na met de vraag: staat er iets in dat een systeem niet kan overnemen? Als het antwoord nee is, herschrijf dan je bovenste drie regels werkervaring. Wil je die opbouw niet vanaf een leeg document maken, dan kun je je cv maken in een sjabloon dat de secties al klaarzet en je per regel helpt formuleren. De volledige basisopzet staat in onze gids over een cv maken met voorbeeld en opbouw.