Hæfnispróf og persónuleikamat: hvað gerist þegar ráðningarstofan sendir þér hlekk

Þú sóttir um starfið í gegnum Alfreð, fékkst símtal, sast fyrsta viðtalið og hélst að næsta skref væri annað viðtal. Í staðinn kemur tölvupóstur frá ráðningarstofunni með hlekk, notandanafni og setningunni „vinsamlegast klárað fyrir fimmtudag“. Engin útskýring á því hvað er verið að mæla, hvort hægt sé að falla, eða hver fær að sjá útkomuna.

Þetta er alveg venjulegur hluti af íslensku ráðningarferli og hefur verið það lengi. Það sem er óvenjulegt er hvað lítið er sagt við umsækjendur um hvernig prófin virka. Hér er það sem raunverulega liggur að baki, hvað þú getur gert til að mæta betur undirbúin, og hvaða rétt þú átt yfir gögnunum.

Hverjir leggja prófin fyrir

Á Íslandi eru það sjaldnast fyrirtækin sjálf sem eiga prófin. Þau kaupa þjónustuna af ráðningarstofu sem er með leyfi til að nota tiltekið matstæki.

Ráðum í Kópavogi vinnur með matstækjum frá SHL og telur á vef sínum upp fjögur ólík próf sem lögð eru fyrir eftir því hvaða hæfni verið er að leita að. Hagvangur fer aðra leið og segir á vef sínum: „Hagvangur er dreifingaraðili hins virta ráðgjafafyrirtækis og prófaframleiðanda Hogan Assessment Systems á Íslandi.“ Hagvangur lýsir sínu ferli sem „starfslýsingar, auglýsingar, mat umsókna, fagleg viðtöl, öflun umsagna, persónuleikamat, fyrirlögn verkefna og margt fleira“, þannig að matið er einn hlekkur í keðju en ekki lokaprófið.

Praktíska afleiðingin fyrir þig: þegar þú færð hlekkinn er gott að vita hvor tegundin er á ferðinni, því þær kalla á gjörólíkan undirbúning.

Tvær tegundir sem fólk ruglar saman

Ráðum orðar skiptinguna skýrt á vef sínum: „Prófin sem Ráðum leggur fyrir meta annars vegar persónuleika og hins vegar hæfni einstaklingsins.“

Persónuleikamatið er OPQ32 hjá Ráðum, þar sem lýsingin er 32 eiginleikar sem metnir eru „hvað varðar samskipti, hugsun og tilfinningar“. Hjá Hagvangi er þetta Hogan matið, sem Hagvangur segir á vef sínum vera eitt það virtasta í heiminum í dag og réttmætisprófað á vinnandi einstaklingum. Í hvorugu tilvikinu er til rétt svar. Þú ert ekki að standast neitt, þú ert að lenda einhvers staðar á kvarða og útkoman er borin saman við kröfur starfsins.

Hæfnisprófin eru annað mál og þar er hægt að standa sig betur eða verr. Ráðum telur upp þrjú: talnagleggni, yrt rökhugsun og ályktuð rökhugsun. Þetta eru tímamældar þrautir. Talnagleggni þýðir að þú færð töflu og spurningu og átt að reikna. Yrt rökhugsun þýðir að þú færð texta og fullyrðingu og átt að segja hvort fullyrðingin leiði af textanum. Ályktuð rökhugsun er mynstur, gjarnan táknaraðir, þar sem þú finnur regluna og velur næstu mynd.

Talnagleggni: dæmi sem þú getur unnið línu fyrir línu

Fólk kvíðir talnaprófunum mest og oftast að óþörfu. Stærðfræðin er á grunnskólastigi. Það sem er erfitt er klukkan og að lesa töfluna rétt í fyrstu atrennu.

Hér er æfingadæmi sem ég setti saman í sama sniði og prófin nota. Tölurnar eru tilbúnar og eiga ekki við neitt raunverulegt fyrirtæki:

Verslun rekur þrjár deildir. Á fyrsta ársfjórðungi var velta matvöru 84 milljónir, velta sérvöru 36 milljónir og velta vefverslunar 30 milljónir. Á öðrum ársfjórðungi jókst vefverslun um 40 prósent en hinar tvær deildirnar stóðu í stað.

Spurning: hvað var hlutfall vefverslunar af heildarveltu á öðrum ársfjórðungi?

Svona vinnur þú það:

1. Vefverslun á öðrum ársfjórðungi er 30 sinnum 1,4 sem gerir 42.
2. Hinar deildirnar breytast ekki, þannig að heildin er 84 plús 36 plús 42, samtals 162.
3. Hlutfallið er 42 deilt með 162 sem gerir 0,259.
4. Svarið er tæp 26 prósent.

Fjögur skref, ekkert þeirra erfitt. Það sem klikkar undir tímapressu er skref tvö, þegar fólk gleymir að heildin breyttist líka og deilir með gömlu heildinni 150. Þá fæst 28 prósent, sem er yfirleitt eitt af svarmöguleikunum, því prófahöfundar vita nákvæmlega hvaða villu fólk gerir.

Æfingin sem borgar sig er því ekki að rifja upp stærðfræði heldur að venja sig á að skrifa niður hvað breyttist áður en þú reiknar. SHL heldur úti ókeypis æfingaprófum á SHL Direct fyrir umsækjendur, meðal annars í talnagleggni, yrtri og ályktaðri rökhugsun, og tekur sjálft fram að æfingaprófin gefi ekki nákvæmlega sömu upplifun og raunverulega prófið. Þau duga samt vel til að venjast sniðinu og klukkunni, sem er allt sem þú þarft.

Persónuleikamatið: heiðarleiki er ekki bara siðferði

Freistingin er augljós. Þú sérð fullyrðingu á borð við „ég tek fljótt ákvarðanir án þess að ræða þær við aðra“ og giskar á hvað fyrirtækið vill heyra.

Vandinn er tvíþættur. Í fyrsta lagi eru sömu hugmyndir spurðar oft, orðaðar á ólíkan hátt, og ósamræmi í svörum kemur fram í niðurstöðunni. Í öðru lagi ertu að selja inn mynd sem þú þarft svo að standa undir í starfinu. Ef þú svarar eins og sá sem þrífst í hörðu söluumhverfi og lendir svo í hörðu söluumhverfi hefurðu unnið sjálfa þig í vandræði.

Það sem raunverulega hjálpar er að svara eins og þú ert í vinnunni, ekki eins og þú ert heima eða eins og þú vildir vera. Mörg atriði byrja á „ég“ og fólk hugsar sjálfkrafa um einkalífið. Kvarðarnir eru hannaðir fyrir vinnuhegðun.

Hjá ríkinu er ferlið öðruvísi

Sækirðu um í gegnum Starfatorg gilda aðrar reglur. Stjórnarráðið birtir ferlið við ráðningar stjórnenda hjá ríkinu og skiptir því í sautján skref, allt frá ákvörðun um að auglýsa til frágangs skjala.

Tvennt skiptir umsækjendur máli þar. Annað er að matsviðmið eru samin fyrirfram: „Matsviðmið eru búin til út frá kröfum í auglýsingu ásamt vægi viðmiða og skilgreininga.“ Það þýðir að hver einasta krafa í auglýsingunni er stigagefandi, og ef þú svarar ekki einhverri þeirra í umsókninni færðu núll fyrir hana, sama hversu hæf þú ert að öðru leyti. Hitt er að viðbótarmat er sérstakt skref í ferlinu og getur verið „kynningu, verkefni eða öðru sambærilegu mati“ frekar en stöðluðu prófi. Hjá ríkinu er því líklegra að þú fáir raunhæft verkefni eða þurfir að halda stutta kynningu en að þú fáir SHL hlekk í pósti.

Hvaða rétt áttu yfir gögnunum

Þetta er hlutinn sem fæstir vita. BHM heldur úti leiðbeiningum um persónuvernd í ráðningarferli og þar er ramminn dreginn skýrt upp.

Vinnuveitandi má „leggja mat á hæfni, reynslu og persónulega hæfni umsækjenda og jafnvel nota próf eða matstæki“, en aðeins þegar það tengist starfinu sem sótt er um. Próf sem mælir eitthvað sem kemur starfinu ekkert við stenst ekki.

Athyglisverðast er þó afstaðan til samþykkis. BHM bendir á að „samþykki er almennt talið veikur grundvöllur í ráðnings- og ráðningarsambandi vegna valdamisvægis“. Umsækjandi sem þarf starfið segir ekki nei, og þess vegna er samþykki eitt og sér ekki nóg til að réttlæta hvaða gagnasöfnun sem er.

Um umsagnaraðila segir BHM að rétt sé að hafa samband við þá seint í ferlinu og halda spurningum við það sem tengist starfinu. Ráðum orðar sömu reglu frá hinni hliðinni og segir að ráðgjafar hafi samband við umsagnaraðila „þegar umsækjandi gefur leyfi“, og að þeir eigi að vera faglegir en ekki ættingjar eða vinir. Láttu því þitt fólk vita áður en síminn hringir hjá því.

Um geymslu gagna er reglan sú að umsóknum og gögnum þeirra sem ekki eru ráðnir „skal að jafnaði eytt eða nafnfellt eftir skamman tíma“. Þú mátt spyrja hvenær það gerist og þú mátt biðja um að fá að sjá þínar eigin niðurstöður.

Þrjár setningar til að nota

Þetta er orðalag sem þú getur afritað beint.

Þegar hlekkurinn berst og engin útskýring fylgir:

Takk fyrir þetta. Get ég fengið að vita hvaða matstæki er notað og hversu langan tíma ég ætti að gera ráð fyrir? Ég vil taka það við aðstæður þar sem ég næ að einbeita mér.

Þegar þú vilt fá niðurstöðurnar:

Mig langar að biðja um endurgjöf á niðurstöðunum, óháð því hvernig ráðningin fer. Það nýtist mér áfram.

Þegar spurt er út í veika hlið í viðtalinu, til dæmis lága útkomu á kvarða um smáatriði:

Það kemur mér ekki á óvart. Þess vegna vinn ég með gátlista sem ég fer yfir áður en ég skila. Í síðasta starfi tók ég upp þá reglu að lesa yfir daginn eftir en ekki samdægurs, og villum í skýrslunum fækkaði verulega eftir það.

Síðasta svarið er lykillinn. Það neitar engu, en það sýnir að þú veist af tilhneigingunni og hefur byggt eitthvað utan um hana. Ráðningarstjórar hafa margfalt meiri áhuga á því en á fullkomnu prófílmynstri.

Áður en þú smellir á hlekkinn

Taktu prófið á tölvu en ekki í símanum, í herbergi þar sem enginn truflar, og að degi til ef þú getur ráðið því. Hafðu blað, penna og reiknivél við höndina fyrir talnahlutann. Kláraðu æfingaprófin fyrst svo þú brennir ekki fyrstu spurningunum í að skilja viðmótið. Og hafðu ferilskrána tilbúna og læsilega á meðan, því næsta skref á eftir prófinu er nánast alltaf viðtal þar sem farið er ofan í hana. Bæði Ísland.is og Ráðum miða við að hún sé ein til tvær síður, ekki meira.

Prófið er ekki hlið sem þú kemst annaðhvort í gegnum eða ekki. Það er eitt gagnasett af mörgum, og eina fólkið sem það kemur illa niður á er þeir sem mæta óundirbúnir og reyna svo að giska á rétta svarið í persónuleikahlutanum.