Verkefnastjóri Kynningarbréf Dæmi

Inngangur

Verkefnastjóri-kynningarbréf sem segir "ég er góður í að skipuleggja" er gagnslaus. Þetta er eins og læknir sem segir "ég er góður í að lækna." Spurningin er alltaf: Hvaða verkefni? Hve stór? Hve margir í teyminu? Hvað gekk ekki eftir og hvernig leystu þú það?

Verkefnastjórar hafa þá erfiðu stöðu að þeir geta ekki alltaf sýnt "niðurstöður" á sömu hátt og sölufólk eða markaðsfólk. En þeir geta sýnt þrjú hlutlæg gögn: tímasett framvinda, fjárhagsramma og teymistærð. Þetta eru þeir þrír þættirnir sem ráðningarstjóri metur.

Þetta dæmi sýnir kynningarbréf Guðmundar Jónssonar sem hefur PMP-vottun og sjö ára reynslu sem verkefnastjóri hjá Efla verkfræðistofu. Hann sækir um starf sem yfirverkefnastjóri hjá Orkuveitu Reykjavíkur.

Opnunin

Guðmundur opnar með umfangstölu sem talar til ráðningarstjóra OR: "Í þrjú ár hjá Efla hef ég stýrt uppbyggingarverkefnum í orkugeiranum með samanlagðan fjárhagsramma yfir 3,2 milljarða króna og teymi upp að 28 sérfræðingum. Tvö stærstu verkefnin luku sex vikum á undan áætlun og 4% undir fjárhagsáætlun."

Þetta er opnun sem segir: þessi maður hefur gert þetta á þeim skala sem OR er að tala um.

Ábending: Verkefnastjórar ættu alltaf að nefna fjárhagsramma, teymistærð og það hvort verkefni luku á réttum tíma og innan fjárhagsáætlunar — þetta eru þrír þeir þættirnir sem ráðningarstjóri metur um allt annað.

Meginmál

Guðmundur útskýrir tvö stærstu verkefni sín. Það fyrsta var uppbygging á jarðvarmaveitu í Suðurnesjabyggð — 1,8 milljarða króna verkefni með 22 manna teymi, þar sem hann stýrði samhæfingu milli verktaka, virkjunarfyrirtækis og Reykjavíkurorku sem viðskiptavinar. Hann fór 3% yfir fjárhagsáætlun í miðjum verki vegna jarðlægra tálmana sem ekki var unnt að sjá fyrirfram, en náði að klára verkefnið á réttum tíma með endurskipulagningu á undirverkefnaröð og endurúthlutun tveggja sérfræðinga.

Þetta er dæmi um að vera heiðarlegur um áskorun og sýna hvernig hún var leyst — sem er mun betri nálgun en að gefa til kynna að allt hafi alltaf gengið fullkomlega. Ráðningarstjóri treystir ekki verkefnastjóra sem hefur aldrei lent í vandræðum.

Annað verkefni hans var samhæfing á þremur samhliða innviðaframkvæmdum á Reykjanesi sem þurftu að ljúka á sama tíma vegna tengdrar rafmagnsnets. Þar stýrði hann 28 manna teymi og notaði MS Project ásamt vikulegum stakeholder-uppfærsluskyrslu sem fór til sex mismunandi stofnana.

Lokunin

Guðmundur lýkur með því að nefna hvers vegna hann sækist eftir OR sérstaklega: stofnunin er að stækka innviðafjárfestingar verulega til 2030 og hann vill vera hluti af þeim vexti. Hann biður um fund og gefur tiltekinn tíma þar sem hann er tiltækur.

Algeng mistök

Að nota of mikið fagmál: "Stakeholder management," "agile framework" og "risk mitigation matrix" eru orð sem þykja þung án samhengis. Útskýrðu hvað þú gerðir í venjulegu máli og láttu niðurstöðurnar tala.

Að vera ekki heiðarlegur um misgengi: Allir verkefnastjórar hafa lent í verkefnum sem fóru úr sporinu. Ráðningarstjóri veit þetta. Það sem hann vill vita er hvað þú gerðir þegar það gerðist — sýnir þú dómgreind, frumkvæði og samskiptahæfni?

Að gleyma vottununum: PMP, PRINCE2, Scrum Master — þessar vottanir ættu að koma fram á fyrstu línum, ekki fela sig neðst í bréfinu.