Ferilskrá stjórnanda: mannaforráð og mælanlegur árangur

Stjórnendastörf eru lítill markaður á Íslandi. Það eru ekki tugir deildarstjórastarfa auglýstir í hverri viku, og þau fáu sem birtast fá umsóknir frá fólki sem er meira og minna með sömu menntun og svipaðan starfsaldur og þú. Ferilskrá sem telur bara upp starfsheiti í réttri röð dugar ekki til að skera úr.

Munurinn á ferilskrá sérfræðings og ferilskrá stjórnanda er í raun einfaldur. Sérfræðingurinn sýnir hvað hann kann sjálfur. Stjórnandinn sýnir hvað gerðist hjá öðru fólki af því að hann stýrði því. Það kallar á tölur um mannskap, rekstur og útkomu, ekki lýsingarorð um leiðtogahæfni.

Auglýsingin er í raun matsblaðið þitt

Ríkið orðar þetta skýrast allra. Á vef Stjórnarráðsins um ráðningar stjórnenda hjá ríkinu stendur að „Matsviðmið eru búin til út frá kröfum í auglýsingu ásamt vægi viðmiða“. Með öðrum orðum: hæfniskröfurnar eru ekki óskalisti, heldur uppkast að stigatöflu þar sem hver krafa fær sitt vægi og einhver situr svo með þína umsókn og fyllir út reitina.

Afleiðingin er óþægileg en gagnleg. Ef þú nefnir ekki reynslu af fjárhagsáætlanagerð færðu núll í þeim reit, líka þótt þú hafir gert fjárhagsáætlun á hverju hausti í sjö ár. Matsmaðurinn getur ekki gefið þér stig fyrir það sem hann veit ekki.

Vinnulagið er því alltaf það sama: prentaðu auglýsinguna, strikaðu undir hverja einustu kröfu og finndu svo stað í ferilskránni þar sem sú krafa á sér svar með dæmi og tölu. Það sem á sér ekkert svar færðu tækifæri til að laga áður en þú sendir, ekki eftir á.

Fjórar tölur sem eiga heima í hverri stöðu

Leiðbeiningar fjármálaráðuneytisins, Ráðningar hjá ríkinu, skilgreina stjórnunarlega ábyrgð sem hlutverk stjórnanda „varðandi fjármálastjórn, starfsmannastjórn, stefnumótun, samhæfingu og árangur“ og bæta svo við einni setningu sem er gulls ígildi fyrir þig: „Getið undirmanna ef við á.“ Þetta er listinn sem ferilskráin þín á að svara, stöðu fyrir stöðu.

Fjórar upplýsingar eiga því að fylgja hverju stjórnendastarfi á ferilskránni:

• Mannaforráð. Hversu margir heyrðu undir þig, í hvað mörgum teymum, og hversu margir þeirra voru sjálfir stjórnendur.
• Rekstrarrammi. Fjárhæðin sem þú barst ábyrgð á, hvort sem það var rekstrarkostnaður deildar, launakostnaður eða velta.
• Staðan í skipuritinu. Hverjum heyrðir þú undir. Deildarstjóri sem heyrir undir framkvæmdastjóra er ekki í sama starfi og deildarstjóri sem heyrir undir sviðsstjóra.
• Umfangið. Fjöldi starfsstöðva, vaktir allan sólarhringinn, fjöldi viðskiptavina eða íbúa, stærð verkefnastofnsins.

Að þetta sé einmitt það sem íslenskir vinnuveitendur eru að leita að sést á auglýsingunum sjálfum. Í auglýsingu Kópavogsbæjar á Alfreð eftir deildarstjóra innri og ytri þjónustu er meðal verkefna að setja mælanleg markmið fyrir einstaklinga og starfsemina og að vinna með tölulegar upplýsingar, bæði fjárhags- og þjónustutengd gögn. Umsækjandi sem skrifar ferilskrá án einnar einustu tölu er þá búinn að svara þeirri auglýsingu neitandi áður en viðtalið hefst.

Sýnidæmi: fyrir og eftir

Tölurnar hér að neðan eru tilbúnar til að sýna uppbygginguna. Settu þínar eigin í staðinn.

Fyrir

Deildarstjóri, þjónustuver, 2021 til 2026 Stýrði deildinni og bar ábyrgð á daglegum rekstri og mannauðsmálum. Góð leiðtogahæfni og reynsla af breytingastjórnun.

Eftir

Deildarstjóri þjónustuvers, Dæmi ehf., Kópavogi. Mars 2021 til ágúst 2026. Mannaforráð: 14 starfsmenn í þremur teymum, þar af tveir hópstjórar sem heyrðu beint undir mig. Heyrði sjálf undir framkvæmdastjóra þjónustusviðs. Rekstur: ábyrgð á rekstrarramma upp á 180 m.kr. á ári, fjárhagsáætlun, mönnunarspá og innkaupum á kerfisleyfum. Árangur: stytti meðalsvartíma úr fjórum mínútum í eina mínútu og fjörutíu sekúndur á átján mánuðum með nýrri vaktaskiptingu og þjálfunaráætlun. Starfsmannavelta deildarinnar fór úr 31% í 12% á tveimur árum. Innleiddi nýtt þjónustukerfi fyrir 40 notendur og kláraði verkefnið innan fjárheimilda.

Fyrri útgáfan er ekki röng. Hún er bara ómælanleg, og hún er nákvæmlega eins og útgáfan hjá hinum fjórtán umsækjendunum. Seinni útgáfan gefur matsmanninum eitthvað til að skrifa í reitinn og gefur þér um leið efni í viðtalið, því hver einasta lína kallar á eðlilega framhaldsspurningu sem þú veist svarið við.

Samantektin efst þarf að vera fjórar línur, ekki tíu

Á síðu Ísland.is um ferilskrá og kynningarbréf kemur fram að „Lengd ferilskrár er yfirleitt 1 til 2 blaðsíður“. Fyrir stjórnanda með tíu ára feril eru tvær síður eðlilegar, en þá þurfa fyrstu fjórar línurnar að gera vinnuna sína.

Samantekt sem þú getur afritað og aðlagað:

Deildarstjóri með ellefu ára reynslu af þjónusturekstri, þar af sjö ár með mannaforráð yfir 10 til 20 manna einingu. Hef borið ábyrgð á rekstrarramma á bilinu 150 til 200 m.kr. og gert fjárhagsáætlun hvers árs ásamt fjármálasviði. Sterkust í að koma upp mælingum á þjónustu og nota þær til að laga mönnun og verkferla frekar en að fjölga fólki. Leita að deildarstjóra- eða sviðsstjórastarfi hjá stærri þjónustueiningu á höfuðborgarsvæðinu.

Fjórar setningar, og lesandinn veit hvað þú stýrðir, hversu stóru, hvernig þú vinnur og hvað þú vilt næst.

Þegar starfið er hjá ríki eða sveitarfélagi

Opinberu ráðningarnar fylgja skrifuðu ferli og það ferli er þér í hag ef þú kannt á það.

Í Ráðningum hjá ríkinu segir að „Meginreglan er sú að skylt er að auglýsa opinberlega öll laus störf“, og embætti eru auglýst í Lögbirtingablaðinu. Þú þarft því ekki að treysta á tengsl til að vita af stjórnendastarfi hjá hinu opinbera, en þú þarft að fylgjast með Starfatorgi og Alfreð, því umsóknarfrestir eru stuttir.

Fyrir æðstu störfin er matið formfest. Stjórnarráðið tekur fram að „Skylt er að skipa hæfnisnefndir ef skipa á ráðuneytisstjóra eða skrifstofustjóra“, en fyrir önnur stjórnendastörf er það valkvætt. Eftir fyrstu viðtöl eru þeir sem best koma út valdir í annað viðtal eða frekara mat, sem getur verið kynning, raunhæft verkefni eða sambærilegt mat, og ráðherra tekur lokaákvörðun þegar um embætti er að ræða.

Tvennt til viðbótar sem er gott að vita áður en þú sækir um. Embættismenn eru skipaðir tímabundið til fimm ára í senn samkvæmt 23. gr. starfsmannalaga, og skipunartíminn framlengist sjálfkrafa um önnur fimm ár hafi viðkomandi ekki verið tilkynnt með sex mánaða fyrirvara að embættið verði auglýst. Og gögnin sem beðið er um eru fleiri en í almennum umsóknum: í auglýsingu skrifstofu Alþingis á Alfreð eftir deildarstjóra fjárlaga- og greiningardeildar var óskað eftir ferilskrá og kynningarbréfi, staðfestingu á prófgráðum og upplýsingum um umsagnaraðila. Hafðu prófskírteinin skönnuð áður en fresturinn rennur út.

Mörg stjórnendastörf eru aldrei auglýst

Ráðum segir það beint út á þjónustusíðu sinni: „Ráðum tekur að sér að leita að einstaklingum í lykilstöður. Oft eru slíkar stöður ekki auglýstar.“ Hagvangur lýsir sömu vinnu þannig að „Við nýtum okkar sterku tengsl í íslensku atvinnulífi til að finna hæfasta fólkið.“

Þetta hefur hagnýta afleiðingu fyrir þig. Ferilskráin þín þarf að vera til í uppfærðri útgáfu hjá ráðningarstofunum sjálfum, ekki bara í tölvunni þinni, og starfsheitið á LinkedIn þarf að vera það sama og starfsheitið sem ráðgjafinn er að leita að. Ráðgjafi sem leitar að rekstrarstjóra finnur þig ekki ef þú kallar þig „leiðtoga breytinga“ í prófílnum.

Matið í lokahringnum

Persónuleikamat er nánast staðalbúnaður í stjórnendaráðningum hér. Hagvangur er dreifingaraðili Hogan á Íslandi og lýsir ferlinu sem „Starfslýsingar, auglýsingar, mat umsókna, fagleg viðtöl, öflun umsagna, persónuleikamat, fyrirlögn verkefna og margt fleira“. Ráðum vinnur með SHL og notar OPQ32 spurningalistann sem metur 32 eiginleika.

Þú undirbýrð þig ekki fyrir persónuleikamat með æfingum, en þú getur búist við því og gefið þér tíma í það. Reiknaðu líka með raunhæfu verkefni eða kynningu í seinni umferð, því það er einmitt það sem bæði ráðningarstofurnar og ríkið kalla viðbótarmat.

Kynningarbréfið á ekki að endurtaka ferilskrána

Ísland.is segir að „Kynningarbréf er yfirleitt hálf til 1 blaðsíða“ og að þar eigi að koma fram hvaða starf sótt er um og hvernig umsækjandinn uppfyllir kröfurnar sem auglýstar voru.

Fyrir stjórnendastarf virkar þessi skipting vel. Fyrsta efnisgrein: hvers vegna þessi vinnustaður og hvers vegna núna. Önnur: eitt verkefni úr þinni fortíð sem er eins líkt því sem auglýsingin biður um og hægt er, með útkomunni. Þriðja: hvernig þú stýrir, í einni setningu sem þú gætir staðið við ef fyrrverandi samstarfsfólk þitt væri í herberginu.

Launin, svo þú vitir hvar þú stendur

Hagstofa Íslands birti 13. maí 2026 tölur fyrir árið 2025. Þar kemur fram að meðaltal heildarlauna fullvinnandi eftir starfsstéttum árið 2025 var á bilinu 766 til 1.634 þúsund krónur á mánuði, lægst hjá ósérhæfðu starfsfólki en hæst hjá stjórnendum. Regluleg laun á öllum vinnumarkaðnum voru að meðaltali 816 þúsund krónur á mánuði árið 2025 samkvæmt sömu útgáfu.

Taktu efri töluna með fyrirvara. Starfsstéttin „stjórnendur“ hjá Hagstofunni nær yfir allt frá forstjórum stórra fyrirtækja niður í deildarstjóra með fáa undirmenn, svo meðaltalið segir lítið um þína stöðu. Það sem það segir þó er að bilið er breitt, og þess vegna borgar sig að hafa mannaforráð og rekstrarramma skýrt á blaði. Það eru einmitt þær tölur sem færa þig upp innan bilsins þegar kemur að því að semja.

Gátlisti áður en þú sendir

• Hver einasta hæfniskrafa í auglýsingunni á sér svar einhvers staðar í ferilskránni.
• Mannaforráð eru talin í hverri stjórnendastöðu, ekki bara í þeirri nýjustu.
• Að minnsta kosti ein tala um rekstur eða umfang fylgir hverri stöðu.
• Samantektin efst er fjórar setningar og nefnir hvað þú leitar að.
• Skjalið er í PDF og heitir nafninu þínu og starfsheitinu, ekki „ferilskra-ny-2.pdf“.
• Prófskírteini og upplýsingar um umsagnaraðila eru tilbúin ef sótt er um hjá ríki eða sveitarfélagi.
• Starfsheitið á LinkedIn er það sama og starfsheitið sem þú sækir um.

Stjórnendaráðningar taka lengri tíma en aðrar ráðningar og fela í sér fleiri umferðir. Það er ekki merki um áhugaleysi, heldur um að fleiri eiga að koma að ákvörðuninni. Þitt hlutverk í fyrsta skrefinu er þröngt og skýrt: að gefa þeim sem fyllir út matsblaðið nógu mikið af tölum til að hann geti sett þig í næsta bunka.